Колко време се пазят счетоводните документи: фактури, ведомости, отчети

2026-10-19

Срокове по Закона за счетоводството: 50 години за ведомости, 10 за регистри и отчети, 3 за останалите. Отделен срок за фактурите по ЗДДС. Кой отговаря и какви са глобите.

Накратко:

Законът за счетоводството дели документите в три групи: ведомости за заплати, счетоводни регистри и финансови отчети, и всички останали носители на счетоводна информация.

Ведомостите за заплати се пазят 50 години, регистрите и финансовите отчети (включително документите за одит и данъчен контрол) 10 години, а останалите документи 3 години.

Фактурите и известията са данъчни документи по ЗДДС и имат отделен срок: до 5 години след изтичането на 5-годишната давност за задължението, което удостоверяват. Това са поне 10 години, а понякога и повече.

Документите могат да се пазят на хартия или електронно. Автентичността, целостта и четливостта им трябва да са гарантирани през целия срок.

Ръководителят на предприятието отговаря за съхраняването. При прекратяване ведомостите отиват в НОИ, а за нарушения има глоба.

Трите срока по Закона за счетоводството

Разделът „Съхраняване на счетоводна информация“ в Закона за счетоводството поставя три отделни срока. Текстът на чл. 12, ал. 1 е:

„Счетоводната информация се съхранява на хартиен и/или на технически носител в предприятието в следните срокове: 1. ведомости за заплати - 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; 2. счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; 3. всички останали носители на счетоводна информация - три години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.“

Вид документ	Срок	От кога тече
Ведомости за заплати	50 години	от 1 януари на следващия отчетен период
Счетоводни регистри и финансови отчети (вкл. документи за одит, данъчен контрол и инспекции)	10 години	от 1 януари на следващия отчетен период
Всички останали носители на счетоводна информация	3 години	от 1 януари на следващия отчетен период

Отчетният период по ЗСч е календарната година, освен ако законът предвижда друго. Затова срокът тече от 1 януари на следващата година, а не от датата на самия документ. За ведомост за заплати за 2024 г. 50-те години започват на 1 януари 2025 г.

Отделният срок за фактурите по ЗДДС

ЗСч не изброява фактурите поотделно. Те обаче са данъчни документи: според чл. 112, ал. 1 ЗДДС данъчен документ е „1. фактурата; 2. известието към фактура; 3. протоколът“. За тях важи и правилото на чл. 121, ал. 1 от ЗДДС:

„Всяко данъчно задължено лице осигурява съхраняването на данъчните документи, издадени от него или от негово име, както и на всички получени от него данъчни документи до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което документите удостоверяват, в оригиналния им вид.“

Давността е уредена в чл. 171, ал. 1 от ДОПК:

„Публичните вземания се погасяват с изтичането на 5-годишен давностен срок, считано от 1 януари на годината, следваща годината, през която е следвало да се плати публичното задължение, освен ако в закон е предвиден по-кратък срок.“

Двете правила се събират: 5 години давност плюс до 5 години по ЗДДС. Броенето започва от 1 януари на годината след годината, в която е трябвало да се плати ДДС. Затова за фактурите срокът е поне 10 години.

Давността невинаги тече без прекъсване. По чл. 172 ДОПК тя спира, „когато е започнало производство по установяване на публичното вземане“, за не повече от една година. Прекъсва се „с издаването на акта за установяване на публичното вземане или с предприемането на действия по принудително изпълнение“. В такива случаи давността изтича по-късно и срокът за фактурите се удължава. Чл. 171, ал. 2 ДОПК поставя граница от 10 години давност „независимо от спирането или прекъсването на давността“, но и тя има изключения.

На хартия или електронно

Чл. 12, ал. 1 ЗСч допуска съхранение „на хартиен и/или на технически носител“. За данъчните документи условието е в чл. 121, ал. 2 ЗДДС:

„Автентичността на произхода и целостта на съдържанието на данъчните документи, както и тяхната четливост трябва да бъдат гарантирани по време на целия срок на съхраняване. Когато данъчните документи се съхраняват чрез електронни средства, в срока по ал. 1 данъчно задължените лица съхраняват и данните, осигуряващи автентичността на произхода и целостта на тяхното съдържание.“

Ако държите фактурите само електронно, например в софтуер за фактуриране, трябва през целия срок да можете да покажете, че документът не е променян и се чете. Счетоводната информация може да се пази и в частни или държавни архиви. Чл. 12, ал. 2 ЗСч позволява това „по реда на Закона за Националния архивен фонд при спазване на изискванията по ал. 1“.

Какво става след изтичане на срока

Чл. 13 ЗСч казва:

„След изтичането на срока за съхранението им носителите на счетоводна информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в Националния осигурителен институт, могат да се унищожават.“

Това е право, не задължение. Преди да унищожите фактури, проверете дали е изтекъл и срокът по ЗДДС. Той често е по-дълъг от срока по ЗСч.

При закриване на фирма или смяна на счетоводител

Прекратяване чрез преобразуване. Чл. 12, ал. 3 ЗСч: „При прекратяване на предприятие чрез преобразуване носителите на счетоводна информация (хартиени и/или технически) се предават на приемащото и/или новоучреденото предприятие/предприятия.“

Ведомостите за заплати. Чл. 12, ал. 4 ЗСч: „При прекратяване на предприятие или когато предприятието няма правоприемник, ведомостите за заплати се предават в Националния осигурителен институт по реда на чл. 5, ал. 10 от Кодекса за социално осигуряване.“ Правилото е само за ведомостите. За останалите документи този текст не урежда предаване в НОИ.

Смяна на счетоводител. Чл. 14, ал. 1 ЗСч: „При прекратяване на трудово, служебно или облигационно правоотношение с лице, което извършва текущо счетоводно отчитане и съставя финансови отчети, счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя на предприятието.“ По ал. 2 предаването става в присъствието на комисия, по ред, който определя ръководителят.

Кой отговаря и какви са глобите

Чл. 16, ал. 1, т. 8 ЗСч възлага на ръководителя на предприятието да „отговаря за съхраняването на счетоводната информация по реда и в сроковете по раздел III“.

За нарушение на изискванията за съхраняване чл. 69, ал. 1 ЗСч предвижда глоба от 500 до 3500 лв. На предприятието се налага имуществена санкция от 2000 до 7000 лв. Законът още посочва сумите в левове. Според чл. 11, ал. 2 от Закона за въвеждане на еврото стойностите в левове в съществуващите правни инструменти „се считат за стойности в евро“ по официалния курс 1,95583 лв. за 1 евро.

Санкция	В левове	В евро
Глоба	500 до 3500 лв.	255,65 до 1789,52 евро
Имуществена санкция за предприятието	2000 до 7000 лв.	1022,58 до 3579,04 евро

При повторно нарушение чл. 69, ал. 2 налага „глоба или имуществена санкция в двоен размер“.

Пример

„Пример“ ЕООД е регистрирано по ЗДДС. Фирмата затваря 2024 г. с ведомости за заплати, годишен финансов отчет и фактури.

Ведомост за заплати за 2024 г. 50 години от 1 януари 2025 г., значи до 1 януари 2075 г.
Годишен финансов отчет и счетоводни регистри за 2024 г. 10 години от 1 януари 2025 г., значи до 1 януари 2035 г.
Фактура в справка-декларацията за март 2024 г. Данъчният период е календарният месец. Декларацията се подава до 14 април 2024 г., а ДДС се внася в същия срок. Давността тече от 1 януари 2025 г. и изтича на 1 януари 2030 г. Добавят се до 5 години по ЗДДС, така фактурата се пази до 1 януари 2035 г.
Фактура в справка-декларацията за декември 2024 г. ДДС се внася до 14 януари 2025 г. Давността тече от 1 януари 2026 г. и изтича на 1 януари 2031 г. Фактурата се пази до 1 януари 2036 г., година по-дълго от финансовия отчет.
Друг носител на счетоводна информация от третата група по чл. 12, ал. 1, т. 3 ЗСч. 3 години от 1 януари 2025 г., значи до 1 януари 2028 г.

Ако през 2027 г. фирмата смени счетоводителя си, документацията се предава на лице, определено от управителя, пред комисия. Ако фирмата бъде прекратена, ведомостите за заплати се предават в НОИ.

Чести грешки

„Фактурите се пазят 3 години.“ Като данъчни документи по ЗДДС те се пазят до 5 години след изтичането на давността. Това са поне 10 години.
Броене на срока от датата на документа. Законът брои от 1 януари на следващия отчетен период.
Еднакъв срок за всички фактури от годината. За фактурите от декември ДДС се плаща през януари, затова давността започва година по-късно.
Унищожаване без проверка на давността. Ако давността е спряна или прекъсната, срокът по ЗДДС се удължава.
Пропуснато предаване на ведомостите в НОИ при прекратяване на фирмата.

Често задавани въпроси

Колко време се пазят фактурите?

До 5 години след изтичането на 5-годишната давност за ДДС, който удостоверяват. Давността тече от 1 януари на годината след годината, в която е трябвало да се плати данъкът. Така срокът е поне 10 години, а при спиране или прекъсване на давността е по-дълъг.

Може ли счетоводната информация да се пази само електронно?

Да. Законът допуска хартиен и/или технически носител. За данъчните документи трябва през целия срок да са гарантирани автентичността на произхода, целостта на съдържанието и четливостта им.

Какво се случва с ведомостите за заплати, ако фирмата се закрие?

При прекратяване на предприятието или когато то няма правоприемник, ведомостите се предават в Националния осигурителен институт.

Кой отговаря за съхраняването?

ЗСч възлага това на ръководителя на предприятието. Нарушенията се наказват с глоба, а на предприятието се налага имуществена санкция.

Трябва ли да унищожа документите веднага след изтичане на срока?

Не. Законът позволява унищожаване след срока, но не го изисква. Документите, които подлежат на предаване в Националния архивен фонд или в НОИ, не се унищожават.

Свързани статии

Източници

Статията е с информационна цел и не замества консултация със счетоводител.

Автор: Екипът на Fakturka.bg