Как да изпращате документите на счетоводителя си: какво, кога и в какъв вид

2026-10-21

Кои документи да изпращате на счетоводителя всеки месец, до кога, в какъв вид (PDF, снимка, име на файла) и кои са най-честите грешки.

Накратко:

Изпращайте документите за всеки месец до уговорен ден, а не в последния момент. Ако сте регистрирани по ДДС, декларацията и дневниците се подават до 14-о число на следващия месец (ЗДДС, чл. 125, ал. 5).

Счетоводителят не може да затвори месеца без всички фактури (издадени и получени), банковите извлечения и касовите бележки за същия период.

Четим PDF или ясна снимка, на която се виждат дата, номер, данъчен номер и суми, е достатъчна. Размазана снимка на бележка означава още един въпрос и още един ден.

Ако имате достъп до системата, качвайте документите веднага, а не на края на месеца.

Кои документи трябва да стигнат до счетоводителя

Всеки месец счетоводителят работи с пет групи документи. Ако една от тях липсва, в дневника или в отчета остава дупка, която после се търси ръчно.

Група	Какво включва	Бележка
Издадени фактури	Всички фактури за продажби, заедно с кредитните и дебитните известия	Номерът и датата на фактурата определят реда ѝ в дневника за продажби.
Получени фактури	Всички фактури от доставчици, включително за разходи без ДДС	Изпращайте и фактурите от онлайн услуги и абонаменти, дори да са платени с карта.
Банкови извлечения	Извлеченията от всички банкови сметки за месеца	Извлечението показва плащането, фактурата показва за какво е. Нужни са и двете.
Касови бележки	Касовият дневник и бележките от касовия апарат, ако работите в брой	Ако приемате плащания в брой, без тях касата не се сверява.
Документи за заплати	Ведомости за заплати, данни за болнични, отпуски и осигуровки за месеца	Ведомостите се пазят 50 години (вижте по-долу).

Договорите, които водят до разход или приход в месеца (наем, заем, лизинг), не се изпращат всеки месец. Достатъчно е копие веднъж, когато се сключат, и уведомление при промяна.

Кога: срокът и какво следва от него

За регистрираните по ДДС фирми срокът е ясен: декларацията и дневниците се подават до 14-о число на следващия месец (ЗДДС, чл. 125, ал. 5). Документите, които счетоводителят получава на 13-о число, не могат да бъдат проверени за един ден. Затова уговорете с него по-ранен ден за изпращане и се придържайте към него.

Документите не се изхвърлят след изпращането. Счетоводната информация се пази по следните срокове (ЗСч, чл. 12, ал. 1):

ведомости за заплати: 50 години;
счетоводни регистри и финансови отчети, включително документите за данъчен контрол: 10 години;
всички останали носители на счетоводна информация: 3 години.

Затова имайте дигитален архив на всичко, което сте изпратили, а не само копие в имейла на счетоводителя.

В какъв вид да ги изпратите

Фактурите, издадени или получени електронно, се изпращат като PDF. Не като снимка на екрана и не като преписан текст.
Хартиен документ се снима цял. Листът е на равна повърхност, без сенки, без отрязани краища. Дата, номер, данъчен номер, сума и ДДС трябва да се четат без увеличение.
Името на файла носи информацията. Например: дата, номер на документа и име на доставчика, като 2026-10-14_0000123_доставчик.pdf. Счетоводителят намира документа по номер, без да отваря всеки файл.
Един файл за един документ. PDF с много страници, в който са смесени фактури от различни месеци и доставчици, е труден за проверка. При много документи ги пакетирайте в ZIP с папка за всеки месец.
Изпращайте оригиналите. Фактура, издадена в системата, не се преправя в Word или Excel за счетоводителя.

Един имейл на месец или постоянно изпращане

Работят две схеми:

Месечен пакет. Веднъж в месеца изпращате всичко наведнъж, в един имейл или един ZIP. Започва се лесно, но в края на месеца има натиск, а нещо лесно се пропуска.
Постоянно изпращане. Документът се праща или качва веднага след получаването или издаването му. Счетоводителят вижда пропуските още през месеца.

При малко документи е достатъчен месечният пакет, придружен със списък какво се изпраща. При по-голям обем е по-добре постоянното изпращане, защото липсващите документи се откриват навреме.

Чести грешки

Всичко в последния ден. Счетоводителят не може да провери документи, които пристигат в самия срок.
Фактура без плащане и плащане без фактура. Банково плащане без фактура или фактура без извлечение водят до въпроси, които отнемат дни.
Смесени фирми и сметки. Ако управлявате няколко фирми, всяка има свой пакет и свой списък.
Снимки на тъмно или с отрязани краища. Номерът или ДДС сумата не се виждат, а документът е неизползваем.
Имена като „final_v2“. Не се вижда коя версия е вярна и дали е изпратена.
Промени след изпращането. Ако фактура е анулирана, коригирана или сторнирана, кажете го. Иначе счетоводителят работи по стар документ.
Празен месец без съобщение. Ако наистина няма документи за даден период, кажете го изрично. Мълчанието се тълкува като пропуск.

Как Fakturka.bg помага

Fakturka.bg покрива част от работата с документите. Проверката на счетоводителя от това не отпада.

Фактурите се издават в Fakturka.bg. Продажбите са в системата още при издаването, не се преписват отделно. Счетоводителят може да получи регистрите за продажби и покупки като част от пакета за периода.
Разходите се сканират. Качвате снимка или PDF на получена фактура, системата извлича данните от нея. Извлечените данни трябва да се прегледат преди записването, защото разпознаването не е безгрешно.
Банковите извлечения се импортират. Качвате файла с извлечението от банката, системата го разчита и го съпоставя с фактурите, където е възможно. Плащанията без съвпадение остават за ръчна проверка.
Счетоводителят има достъп до клиента. Изпращате покана на счетоводителя от системата, той приема достъпа и работи с документите в хранилището на клиента. Достъпът може да се отнеме по всяко време. За избран период се сваля пакет (ZIP) с регистри, дневници и другите данни за периода.

Свързани статии

Източници

Статията е с информационна цел и не замества консултация със счетоводител.

Автор: Екипът на Fakturka.bg