ДДС дневник за покупки и продажби — какво трябва да знаете
Какво представлява ДДС дневникът, кога се подава и как Fakturka.bg генерира файловете PRODAJ.TXT и POKUPKI.TXT за НАП автоматично.
ДДС дневник за покупки и продажби — какво трябва да знаете
Ако сте регистрирани по ЗДДС, всеки месец сте длъжни да подадете справка-декларация по ДДС и два дневника — за продажбите и за покупките. Тези документи са основата, върху която НАП контролира правилното начисляване и приспадане на данъка. В тази статия обясняваме структурата на дневниците, сроковете за подаване и как Fakturka.bg автоматизира целия процес на генериране.
Що е ДДС дневник
ДДС дневникът е регистър на всички данъчни документи (фактури, кредитни и дебитни известия, митнически декларации), издадени или получени от дадено лице за съответния данъчен период. Правната основа е в чл. 124 ЗДДС и Правилника за прилагане на ЗДДС (ППЗДС) — конкретно Приложения 10 и 11, които определят формата и съдържанието на двата дневника.
Дневник за продажбите (Приложение 10) — съдържа всички издадени от вас данъчни документи: фактури към клиенти, дебитни известия, кредитни известия и документи за износ. За всеки документ се вписват: вид, номер, дата, ЗДДС номер на получателя, данъчна основа по ставка и размер на начисления ДДС.
Дневник за покупките (Приложение 11) — съдържа получените от вас данъчни документи: фактури от доставчици, митнически декларации и протоколи по чл. 117. За всяка позиция се посочва право на приспадане на данъчен кредит и размерът на приспаданото ДДС.
Срокове за подаване
Справка-декларацията по ЗДДС, заедно с двата дневника, се подава ежемесечно до 14-о число на месеца, следващ данъчния период. Всички регистрирани по ЗДДС лица са на месечен данъчен период съгласно чл. 87, ал. 2 ЗДДС (с изключение на новорегистрирани с оборот под прага, но това е изключение, а не правило).
Пример: за месец февруари 2026 г. крайният срок е 14 март 2026 г.
Подаването се извършва по електронен път чрез портала на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП) или ПИК.
Формат на файловете
НАП изисква дневниците да се подават в специфичен текстов формат с полета, разделени с вертикална черта ("|"), кодирани в Windows-1251. Файловете традиционно носят имената:
- PRODAJ.TXT — дневник продажби
- POKUPKI.TXT — дневник покупки
- DEKLAR.TXT — справка-декларация (обобщение по клетки)
Структурата следва точно описания в ППЗДС, Приложения 10 и 11. Всяка колона има фиксирана позиция и максимална дължина. Грешка в кодирането или позицията може да доведе до отказ при валидацията в системата на НАП.
Честите проблеми при ръчно изготвяне
Ред в документа: ЗДДС изисква документите да са наредени по дата и пореден номер. При ръчно въвеждане е лесно да пропуснете позиция или да разбъркате реда.
Кредитни и дебитни известия: Те намаляват или увеличават вече вписана позиция. Ако корекцията попадне в различен период от оригиналната фактура, трябва изрично да се посочи период на оригиналния документ.
Нефинансови корекции: Протоколите по чл. 117 (самоначисляване) и протоколите за ВОД/ВОП имат специфично попълване, различно от стандартните фактури.
Недедуктируем ДДС: Разходи, при които правото на приспадане е ограничено (чл. 70 ЗДДС), трябва да се вписват в Дневника за покупки с отделна колона за недедуктируемата сума. Пропускането на тази стъпка е честа причина за грешки при ревизия.
Как Fakturka.bg генерира дневниците
Платформата поддържа NAP (НАП) VAT Export функционалност, достъпна в Pro и Business план. Тя автоматично генерира трите файла (PRODAJ.TXT, POKUPKI.TXT и DEKLAR.TXT) в точно определения от ППЗДС формат.
Процесът е следният:
- Отивате в менюто за NAP Износ в секцията за отчети.
- Избирате данъчния период (месец и година).
- Преглеждате предварителния изглед — платформата показва броя записи, общите суми и евентуални предупреждения за нередности (липсващи ЗДДС номера, документи извън периода и т.н.).
- Изтегляте ZIP архив с трите файла, готови за подаване в НАП.
Какво се включва автоматично:
- Всички фактури, издадени от вас за периода
- Кредитните и дебитни известия с препратка към оригиналния документ
- Протоколи по чл. 117 (обратно начисляване)
- Разходни документи (фактури от доставчици) с маркировка за недедуктируем ДДС, ако е приложима
- Правилното кодиране Windows-1251 и разделителят "|"
Функция за счетоводители: Платформата поддържа и масов износ за счетоводни кантори — генерира отделен ZIP с дневниците на всички клиенти наведнъж, с отделни папки за всеки ЕИК. Тази функция е достъпна само за акаунти с план „Счетоводител".
Дневник за покупки — специфики при разходните документи
Когато въвеждате получена фактура (разход) в платформата, системата ви пита дали ДДС по нея е напълно, частично или изобщо не може да се приспадне. Ако посочите причина по чл. 70 ЗДДС (напр. „представителни разходи" или „лично потребление"), системата ще запише документа в Дневника за покупки с правилното разпределение между дедуктируема и недедуктируема сума. Тази функционалност се управлява от полето vat_non_deductible_reason на документа — седем стандартни основания по чл. 70 ЗДДС.
Заключение
ДДС дневниците са задължителни ежемесечни документи за всяко регистрирано по ЗДДС лице и грешките в тях носят финансови рискове. Автоматичното им генериране от счетоводна система, която отчита всички типове документи и правилата за недедуктируем ДДС, значително намалява шанса за пропуски. Ако вашият счетоводител все още изготвя тези файлове ръчно, предложете му да провери дали може да спести ценно работно време с готовия NAP Износ на Fakturka.bg.