Към съдържанието

ДДС дневник за покупки и продажби

Какво представлява ДДС дневникът, кога се подава и как Fakturka.bg генерира файловете PRODAGBI.TXT и POKUPKI.TXT за НАП автоматично.

ДДС дневник за покупки и продажби — какво трябва да знаете

Ако сте регистрирани по ЗДДС, всеки месец сте длъжни да подадете справка-декларация по ДДС и два дневника — за продажбите и за покупките. Тези документи са основата, върху която НАП контролира правилното начисляване и приспадане на данъка. В тази статия обясняваме структурата на дневниците, сроковете за подаване и как Fakturka.bg автоматизира целия процес на генериране.

Що е ДДС дневник

ДДС дневникът е регистър на всички данъчни документи (фактури, кредитни и дебитни известия, митнически декларации), издадени или получени от дадено лице за съответния данъчен период. Правната основа е в чл. 124 ЗДДС и Правилника за прилагане на ЗДДС (ППЗДС) — конкретно Приложения 10 и 11, които определят формата и съдържанието на двата дневника.

Дневник за продажбите (Приложение 10) — съдържа всички издадени от вас данъчни документи: фактури към клиенти, дебитни известия, кредитни известия и документи за износ. За всеки документ се вписват: вид, номер, дата, ЗДДС номер на получателя, данъчна основа по ставка и размер на начисления ДДС.

Дневник за покупките (Приложение 11) — съдържа получените от вас данъчни документи: фактури от доставчици, митнически декларации и протоколи по чл. 117. За всяка позиция се посочва право на приспадане на данъчен кредит и размерът на приспаданото ДДС.

Срокове за подаване

Справка-декларацията по ЗДДС, заедно с двата дневника, се подава ежемесечно до 14-о число на месеца, следващ данъчния период. Всички регистрирани по ЗДДС лица са на месечен данъчен период съгласно чл. 87, ал. 2 ЗДДС (с изключение на новорегистрирани с оборот под прага, но това е изключение, а не правило).

Пример: за месец февруари 2026 г. крайният срок е 14 март 2026 г.

Подаването се извършва по електронен път чрез портала на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП) или ПИК.

Формат на файловете

НАП изисква дневниците да се подават в специфичен текстов формат с полета, разделени с вертикална черта ("|"), кодирани в Windows-1251. Файловете традиционно носят имената:

  • PRODAGBI.TXT — дневник продажби
  • POKUPKI.TXT — дневник покупки
  • DEKLAR.TXT — справка-декларация (обобщение по клетки)

Структурата следва точно описания в ППЗДС, Приложения 10 и 11. Всяка колона има фиксирана позиция и максимална дължина. Грешка в кодирането или позицията може да доведе до отказ при валидацията в системата на НАП.

Честите проблеми при ръчно изготвяне

Ред в документа: ЗДДС изисква документите да са наредени по дата и пореден номер. При ръчно въвеждане е лесно да пропуснете позиция или да разбъркате реда.

Кредитни и дебитни известия: Те намаляват или увеличават вече вписана позиция. Ако корекцията попадне в различен период от оригиналната фактура, трябва изрично да се посочи период на оригиналния документ.

Нефинансови корекции: Протоколите по чл. 117 (самоначисляване) и протоколите за ВОД/ВОП имат специфично попълване, различно от стандартните фактури.

ДДС без право на данъчен кредит: Разходи, при които правото на приспадане е ограничено (чл. 70 ЗДДС), трябва да се вписват в Дневника за покупки с отделна колона за сумата без право на данъчен кредит. Пропускането на тази стъпка е честа причина за грешки при ревизия.

Как Fakturka.bg генерира дневниците

Платформата поддържа NAP (НАП) VAT Export функционалност, достъпна в Pro и Business план. Тя автоматично генерира трите файла (PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT и DEKLAR.TXT) в точно определения от ППЗДС формат.

Процесът е следният:

  1. Отивате в менюто за NAP Износ в секцията за отчети.
  2. Избирате данъчния период (месец и година).
  3. Преглеждате предварителния изглед — платформата показва броя записи, общите суми и евентуални предупреждения за нередности (липсващи ЗДДС номера, документи извън периода и т.н.).
  4. Изтегляте ZIP архив с трите файла, готови за подаване в НАП.

Какво се включва автоматично:

  • Всички фактури, издадени от вас за периода
  • Кредитните и дебитни известия с препратка към оригиналния документ
  • Протоколи по чл. 117 (обратно начисляване)
  • Разходни документи (фактури от доставчици) с маркировка за ДДС без право на данъчен кредит, ако е приложима
  • Правилното кодиране Windows-1251 и разделителят "|"

Функция за счетоводители: Платформата поддържа и масов износ за счетоводни кантори — генерира отделен ZIP с дневниците на всички клиенти наведнъж, с отделни папки за всеки ЕИК. Тази функция е достъпна само за акаунти с план „Счетоводител".

Дневник за покупки — специфики при разходните документи

Когато въвеждате получена фактура (разход) в платформата, системата ви пита дали ДДС по нея е напълно, частично или изобщо не може да се приспадне. Ако посочите причина по чл. 70 ЗДДС (напр. „представителни разходи" или „лично потребление"), системата ще запише документа в Дневника за покупки с правилното разпределение между сумата с право и сумата без право на данъчен кредит. Тази функционалност се управлява от полето vat_non_deductible_reason на документа — седем стандартни основания по чл. 70 ЗДДС.

Заключение

ДДС дневниците са задължителни ежемесечни документи за всяко регистрирано по ЗДДС лице и грешките в тях носят финансови рискове. Автоматичното им генериране от счетоводна система, която отчита всички типове документи и правилата за ДДС без право на данъчен кредит, значително намалява шанса за пропуски. Ако вашият счетоводител все още изготвя тези файлове ръчно, предложете му да провери дали може да спести ценно работно време с готовия NAP Износ на Fakturka.bg.

Работите с ДДС? Вижте как Fakturka.bg изчислява ДДС по фактурите, или пробвайте безплатния калкулатор за ДДС.