Как да издадете фактура по чл. 114 ЗДДС — пълно ръководство
Какво трябва да съдържа всяка фактура според чл. 114 ЗДДС. Задължителни реквизити, чести грешки и как Fakturka.bg автоматично ги попълва вместо вас.
Как да издадете фактура по чл. 114 ЗДДС — пълно ръководство
Издаването на правилна фактура не е просто формалност — тя е законов документ, който защитава вашия бизнес и позволява на клиента ви да ползва данъчен кредит. Чл. 114 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) изрично изброява всичко, което трябва да присъства в един такъв документ. В тази статия ще разгледаме всеки реквизит поотделно, ще посочим типичните грешки и ще обясним как Fakturka.bg прави процеса практически безпогрешен.
Какво изисква чл. 114 ЗДДС
Съгласно чл. 114, ал. 1 от ЗДДС, всяка фактура трябва да съдържа следните задължителни реквизити:
1. Наименование на документа
Документът трябва изрично да се казва „фактура". Ако издавате кредитно или дебитно известие, то трябва да носи съответното наименование и да препраща към оригиналната фактура. Fakturka.bg автоматично наглася заглавието спрямо избрания тип документ — фактура, кредитно известие, дебитно известие, проформа или приемо-предавателен протокол.
2. Пореден номер
Фактурата трябва да има уникален пореден номер, съставен само от арабски цифри и съдържащ 10 знака. Номерата трябва да се издават последователно без прекъсване. Системата автоматично поддържа отделни броячи за всеки тип документ — фактури, кредитни известия, дебитни известия, и ги увеличава последователно, без да позволява дублиране или пропуски.
3. Дата на издаване
Датата, на която е издадена фактурата. Различна е от датата на данъчното събитие, въпреки че при повечето доставки двете съвпадат. Чл. 113, ал. 4 ЗДДС изисква фактурата да бъде издадена не по-късно от 5 дни след датата на данъчното събитие. Fakturka.bg поддържа поле „Дата на данъчното събитие" отделно от датата на издаване, когато те се различават.
4. Данни за доставчика
Трябва да присъстват: пълното наименование или три имена (за физически лица), адрес и ЕИК / ЕГН / ЗДДС номер (ако доставчикът е регистриран по ЗДДС). Тези данни се попълват веднъж при регистрацията на фирмата ви в платформата и оттам нататък се вмъкват автоматично в следващите документи.
5. Данни за получателя
Същата информация важи и за клиента: наименование, адрес, ЕИК / ЕГН и ЗДДС номер (ако е регистриран). Fakturka.bg поддържа функция за автоматично попълване на фирмените данни по ЕИК чрез справочната услуга на НАП (достъпно в Pro и Business план).
6. Количество и вид на стоката / услугата
Трябва ясно да е посочено какво точно е доставено — артикул или услуга, мерна единица и количество. Платформата поддържа каталог с артикули, откъдето можете да изберете позиция с предварително зададени характеристики.
7. Единична цена без ДДС
Цената на единица мярка преди начисляване на данъка. Не може да е включена заедно с ДДС.
8. Данъчна основа
Сумата, върху която се начислява ДДС — произведение на количеството по единичната цена, коригирано с евентуална отстъпка. Изчислява се автоматично.
9. Данъчна ставка
Приложимата ставка — 20%, 9% (намалена) или 0% (за вътреобщностни доставки, износ и освободени доставки). Fakturka.bg позволява избор на ставка за всеки ред поотделно.
10. Размер на начисления ДДС
Сумата на данъка — изчислена автоматично като произведение на данъчната основа и ставката.
11. Обща сума за плащане
Окончателната дължима сума с включен ДДС. Изчислява се автоматично и се изписва с цифри, а в PDF документа — и с думи на български език съгласно изискванията за нотариален стил при касови документи.
Допълнителни полета при специфични случаи
Освен задължителните реквизити, в определени ситуации чл. 114 изисква допълнителни данни:
- При самофактуриране (чл. 114, ал. 3 ЗДДС): фактурата трябва да съдържа текста „самофактуриране".
- При обратно начисляване (чл. 117 ЗДДС): текст „обратно начисляване" и основание. Fakturka.bg поддържа тип документ „Протокол чл. 117" с автоматично поле за основанието.
- При освободени доставки: препратка към законовото основание за освобождаване (напр. „чл. 38, ал. 1 ЗДДС — финансова услуга").
- При вътреобщностни доставки: текст „ВОД" и ДДС номерът на получателя в ЕС.
Най-честите грешки при издаване на фактури
Грешка 1: Липсващ или дублиран пореден номер
Ако системата ви позволи да издадете две фактури с един и същ номер, сте нарушили изискванията на ЗДДС. При ревизия НАП може да откаже данъчен кредит на клиента. Fakturka.bg не позволява дублирани номера — всеки документ получава следващия свободен номер в съответната поредица.
Грешка 2: Грешен ЗДДС номер на клиента
Ако клиентът е регистриран по ЗДДС и вие не сте вписали коректния му идентификатор, той не може да ползва данъчния кредит. Функцията за автопопълване по ЕИК извлича ЗДДС номера директно от регистъра.
Грешка 3: Различаваща се дата на данъчното събитие
При доставки, при които стоката е предадена на различна дата от издаването на фактурата, двете дати трябва да са ясно разграничени. Объркването е особено честа причина за грешки в ДДС дневника.
Грешка 4: Ненавременно издаване
Фактурата трябва да бъде издадена до 5 дни след данъчното събитие (чл. 113, ал. 4 ЗДДС). Платформата показва предупреждение, ако се опитате да датирате фактурата с голямо закъснение спрямо датата на събитието.
Грешка 5: Неправилно изчислена данъчна основа при отстъпки
Ако давате търговска отстъпка, тя трябва да намали данъчната основа, а ДДС да се изчисли върху намалената сума. Fakturka.bg поддържа поле за отстъпка (в процент или фиксирана сума) и автоматично преизчислява основата и данъка.
Как Fakturka.bg изпълнява изискванията на чл. 114
Платформата е разработена с оглед на изискванията на ЗДДС и прилага вградена валидация на всяка фактура преди генериране на PDF. Функцията за валидация проверява:
- Дали всички задължителни полета са попълнени
- Дали поредният номер е уникален и последователен
- Дали ЗДДС номерата имат правилен формат
- Дали данъчните ставки са допустими (0%, 9% или 20%)
- Дали датата на издаване е в законовия срок след данъчното събитие
Валидацията дава „оценка за съответствие" и показва конкретните предупреждения, ако нещо не е наред — преди документът да е изпратен или разпечатан.
Заключение
Чл. 114 ЗДДС поставя ясни изисквания, но ръчното им спазване е трудоемко и рисковано — особено при голям обем документи. Правилно настроената система за фактуриране елиминира практически всички стъпки, при които може да сгрешите: поредните номера се управляват автоматично, данните на фирмата се попълват от профила ви, а данъчните изчисления са точни до стотинка.
Ако все още издавате фактури ръчно или с шаблон в Word, помислете дали рискът от грешки си струва времето, което губите. Регистрацията в Fakturka.bg е безплатна и не изисква кредитна карта.