Счетоводител — пълно ръководство

Специализираният модул за счетоводни кантори позволява управление на множество клиентски фирми от едно табло — задачи, таксуване, портал, екип, AI…

Специализираният модул за счетоводни кантори позволява управление на множество клиентски фирми от едно табло — задачи, таксуване, портал, екип, AI анализи и деклариране.

Достъп: Счетоводителски dashboard · изисква план Счетоводител (Basic, Pro или Free).

💡 Съвет: При първи вход без свързани клиенти системата автоматично отваря Onboarding Wizard — шестстъпков помощник (Кантора → Клиент → Процес → Импорт → Директория → Готово). Следвай го до край за бърз старт.

Как изглежда таблото

Счетоводителският dashboard е разделен на пет групи под-изгледи и отделни основни табове:

Отделни основни табове: Задачи · Календар · Таксуване · Портал · Екип · Отчети · Документи · Одит лог

💡 Съвет: Натисни Ctrl+K (или Cmd+K на Mac) от всеки екран за глобално търсене — намираш клиенти, задачи и документи мигновено.

Команден Център — стартовият изглед

За какво служи: Единен преглед на всички клиенти с цветова индикация за здравето им, приоритетите за деня и последната активност.

Всяка клиентска карта показва:

• Зелен / Жълт / Червен индикатор — брой просрочени задачи и фактури
• Брой чакащи задачи
• Бутон „Превключи" за директен достъп до клиентския акаунт

Как да превключиш към клиент:

1. Намери клиентската карта в Команден Център.
2. Натисни „Превключи" — таблото се заменя с изгледа на клиента.
3. За да се върнеш към собственото табло, натисни „Назад към кантората" горе вляво.

⚠️ Внимание: Докато работиш в клиентски контекст, всички действия (фактури, разходи, отчети) са в името на тази фирма — не на кантората.

Добавяне на клиент — 5 метода

Натисни „+ Добави клиент" в Accountant Dashboard, за да отвориш прозореца с петте метода за покана.

1. Създай фирма (препоръчително за нови клиенти)

Въвеждаш данните на фирмата директно. Клиентът не получава имейл и не е нужно да се регистрира предварително. Можеш да работиш с акаунта веднага.

1. Избери таб „Създай фирма".
2. Въведи: Наименование, ЕИК, МОЛ, град, адрес, имейл, телефон.
3. Натисни „Създай" — клиентът се появява в списъка незабавно.

2. По ЕИК (за фирми, вече регистрирани в системата)

1. Избери таб „По ЕИК".
2. Въведи ЕИК (9 или 13 цифри).
3. Ако фирмата е намерена — изпрати заявка за достъп. Клиентът я одобрява от своите настройки.
4. Ако ЕИК не е намерен — системата предлага автоматично превключване към таб „По имейл".

3. По имейл

1. Избери таб „По имейл".
2. Въведи имейл адреса на клиента.
3. По желание добави лично съобщение и избери права за достъп.
4. Натисни „Генерирай покана" — системата изпраща имейл с линк за регистрация.

4. Bulk покани (за много клиенти наведнъж)

1. Избери таб „Bulk покани".
2. Постави имейл адресите, разделени с нов ред, запетая или точка и запетая.
3. Натисни „Изпрати".

⚠️ Внимание: Максимум 50 имейла на заявка и 3 заявки на час. При надвишаване системата показва грешка — раздели списъка на по-малки групи.

5. Линк (споделен URL)

1. Избери таб „Линк".
2. Въведи имейл и избери права.
3. Натисни „Генерирай" — получаваш URL, който можеш да копираш и изпратиш ръчно (Viber, WhatsApp, имейл).

⚠️ Внимание: Линкът е валиден 7 дни. След изтичане трябва да генерираш нов.

Права за достъп при покана

При методи 2, 3 и 5 избираш правата, които клиентът дава на кантората:

Поток след изпращане на покана

Как клиентът поканва своя счетоводител

Ако клиентът предпочита да поеме инициативата:

1. Влиза в своя акаунт → Настройки → Счетоводител.
2. Натиска „Покани счетоводител" и въвежда имейла ти.
3. Ти получаваш покана и я приемаш от таблото.
4. За прекратяване на достъп: Настройки → Счетоводител → „Премахни достъп".

Задачи

Достъп: Задачи

За какво служи: Проследяване на всички работни задачи по клиенти — от ДДС декларации до ежемесечно приключване.

Статуси и преход

Промяната на статус става с едно натискане на бутона вдясно от задачата. След маркиране като Завършена се появява кратък прозорец за записване на часове — избери от 0.5 / 1 / 2 часа или въведи точно число. Тези часове постъпват директно в Таксуването.

Категории задачи

• ДДС отчетност — месечни и тримесечни декларации
• Годишен отчет — ГФО и ЗКПО
• Месечно приключване — затваряне на периода
• По избор — всякаква друга задача

Повтарящи се задачи

При създаване на задача можеш да включиш повторение — задай период (напр. месечно). След завършване задачата автоматично се пресъздава за следващия период.

Преглед и филтриране

• Превключвай между списъчен и календарен изглед горе вдясно.
• Филтрирай по статус, приоритет, категория и клиент.
• Статистически карти показват: общо задачи, чакащи и просрочени.

💡 Съвет: Използвай Данъчния календар, за да видиш дедлайните на всички клиенти в един изглед по месец.

Таксуване на услуги

Достъп: Таксуване

За какво служи: Проследяване на изработеното време, издаване на сервизни фактури и управление на договори за повтарящи се услуги.

Таблото има пет под-секции:

Как да запишеш часове:

1. Отиди на Таксуване → таб „Часове".
2. Натисни „+ Нов запис" или стартирай живия таймер с бутона ▶.
3. Попълни: клиент, категория, описание, дата и продължителност.
4. Запази — записът се включва в следващата фактура.

Как да издадеш сервизна фактура:

1. Таб „Фактури" → „+ Нова фактура".
2. Избери клиент — системата зарежда незафактурираните часове.
3. Прегледай позициите, добави ставка и изпрати.

Хонорарни пакети (Retainer)

В групата „Кантора" → „Хонорари" управляваш месечните часови пакети:

• Задай месечен брой часове и почасова ставка за всеки клиент.
• Включи опция за пренос на неизползвани часове (rollover) с максимален лимит.
• Виж текущото натоварване по месеци — при изчерпване системата те предупреждава.

Клиентски портал и комуникация

Достъп: Портал

За какво служи: Споделен канал между теб и клиента — заявки за документи, директни съобщения, пакети файлове и обобщена статистика.

Порталът има четири таба:

Как да поискаш документ от клиент:

1. Избери клиент в горния dropdown.
2. Таб „Заявки" → „+ Нова заявка".
3. Опиши документа и задай краен срок.
4. Клиентът получава известие и качва файла директно от своя Моят счетоводител таб.

Как да одобриш или откажеш качен документ:

1. В таб „Заявки" намери записа със статус „Качено".
2. Натисни „Одобри" или „Откажи" — при отказ добави коментар с обяснение.

💡 Съвет: Използвай „Пакети" за изпращане на множество документи наведнъж — напр. месечен пакет с отчети към клиента.

Пълномощни

В групата „Клиенти" → „Пълномощни" в Accountant Dashboard проследяваш всички пълномощни по клиент.

Обхват на пълномощно:

⚠️ Внимание: Системата показва предупреждение 30 дни преди изтичане на всяко пълномощно. Следи раздела редовно — изтекло пълномощно блокира подаването на декларации.

Как да добавиш пълномощно:

1. Влез в „Пълномощни" и натисни „+ Добави".
2. Избери клиент, обхват (можеш да избереш няколко), начална и крайна дата.
3. Отбележи дали е нотариално заверено.
4. Запази.

Екип и роли

Достъп: Екип

За какво служи: Управление на членовете на кантората, разпределение на клиенти и проследяване на прегледи.

Секцията има пет под-таба: Кантора / Екип / Разпределение / Прегледи / Натоварване

Роли в кантората

Как да поканиш член на екипа

1. Таб „Екип" → „+ Покани член".
2. Въведи имейл и избери роля.
3. Членът получава имейл, регистрира се или влиза в съществуващ акаунт, и се появява в екипа.

Данни за кантората (Firm)

В таб „Кантора" попълни: наименование, ЕИК, адрес, телефон, имейл. Тези данни се показват в кореспонденцията с клиенти.

Прегледи (Reviews)

В таб „Прегледи" проследяваш работата по задачи, преминала през вътрешен преглед:

Данъчен календар

Достъп: Календар

За какво служи: Визуален изглед на всички дедлайни по клиенти — по месец и по тип задача. Показва просрочените позиции с червен маркер.

💡 Съвет: Комбинирай Данъчния календар с Месечните задължения (под-изглед „Деклариране") за пълна картина на предстоящото.

Маркетплейс — шаблони за задачи

В Accountant Dashboard → група „Кантора" → „Маркетплейс" намираш споделени шаблони за задачи, създадени от други кантори.

⚠️ Внимание: Маркетплейсът е за шаблони на задачи — не е директория за намиране на счетоводител от клиенти. Публичният профил на кантората е отделна страница.

Категории шаблони: ДДС отчетност · Годишен отчет · Месечно приключване · Заплати · Данъчна декларация · Одит · Въвеждане на клиент · Друго

Сортиране: по рейтинг / брой импортирания / най-нови

Как да импортираш шаблон:

1. Намери шаблон чрез търсене или категория.
2. Натисни „Импортирай" — шаблонът се добавя в твоите задачи.
3. Адаптирай стъпките спрямо клиента.

Как да публикуваш собствен шаблон:

1. Отвори шаблон от списъка си с задачи.
2. Натисни „Сподели в Маркетплейса".
3. Добави описание и категория.

AI & Анализи

В Accountant Dashboard → група „AI & Анализи" намираш три инструмента:

Банково съгласуване

Автоматично съпоставяне на банкови транзакции с фактури и разходи за избрания клиент. Неразпознатите транзакции се маркират за ръчна проверка.

Прогнози

Анализ на приходите и разходите на клиента с прогноза за следващото тримесечие. Базира се на историческите данни в системата.

Сканиране (OCR)

Качи снимка или PDF на хартиена фактура — системата разпознава доставчика, сумата и датата и попълва черновата автоматично.

Клиентски рискове

Автоматичен рисков скоринг на клиентския портфейл — открива клиенти с просрочени задължения, липсващи документи или неподадени декларации.

Справки (Custom Report Builder)

Конструирай персонализиран отчет с drag-and-drop: избери полета (приходи, разходи по категория, aging), задай период и клиент, след което запази и изтегли като PDF или Excel.

Документи и клиентски трезор

Достъп: Документи · Трезор: група „Клиенти" → „Документи" в Accountant Dashboard

За какво служи: Споделено хранилище за обмен на договори, фактури от трети страни, кореспонденция и отчети.

• Филтрирай по тип документ, дата и таг.
• Клиентският трезор (Vault) е изолиран per клиент — документите на единия клиент не са видими за другите.
• Версионна история — преглед на предишни версии на всеки файл.

Архив на подадени декларации (под-изглед „Архив"): хранилище на финализирани файлове, подадени в НАП и НОИ.

Експортен Център (под-изглед „Експорт"): bulk изтегляне на данни за множество клиенти наведнъж — фактури, разходи, отчети.

Одит лог

Достъп: Одит лог

Хронологичен запис на всички действия в кантората — кой потребител, кога и какво е направил. Използвай го при вътрешни проверки или при клиентски спорове.

Отчети на кантората

Достъп: Отчети

Бизнес KPI за цялата кантора: приходи по клиент, натоварване по служител, брой задачи по период. Отделен от Custom Report Builder-а, който е фокусиран върху клиентски данни.

Реферална програма

В Accountant Dashboard → „Кантора" → „Реферали" намираш личния си реферален линк. При регистрация на нов акаунт чрез твоя линк получаваш бонус според текущата програма.

🛠️ Често срещани проблеми

Не виждам таб „Accountant Dashboard" в менюто. Таблото е достъпно само при план Счетоводител (Basic, Pro или Free). Ако си на друг план, отиди на Абонамент и провери текущия план.

Онboarding Wizard не се появи при първи вход. Wizard-ът се показва само когато нямаш нито един свързан клиент. Ако вече си добавил клиент, той не се показва повторно. Може да направиш всички стъпки ръчно от съответните секции.

Изпратих покана по имейл, но клиентът не я получи. Провери папката Спам. Линкът е валиден 7 дни — генерирай нов при нужда. При bulk покани потвърди, че имейл адресите са правилно разделени.

При bulk покана получавам грешка за лимит. Максимумът е 50 имейла на заявка и 3 заявки на час. Раздели списъка и изчакай до следващия час.

Клиентът търси ЕИК покана, но ЕИК не е намерен. Фирмата все още не е регистрирана в Fakturka.bg. Системата предлага автоматично превключване към „По имейл" — приеми предложението.

Пълномощното изтича, но не съм получил предупреждение. Предупреждението се показва в интерфейса 30 дни преди изтичане. Провери таб „Пълномощни" за визуален индикатор. Задай напомняне в Календара.

Задачата не преминава към следващ статус. Статусите вървят само напред: Чакаща → В процес → Завършена. Не може да се върне назад. Ако задачата е маркирана грешно, отмени я и създай нова.

„Запиши часове?" не се появи след завършване на задача. Прозорецът се появява веднага след маркиране на задача като завършена. Ако се е затворил случайно, запиши часовете ръчно от Таксуване → таб „Часове".

Не мога да превключа към клиент — вижда се spinner. При грешка при превключване системата показва toast съобщение. Провери интернет връзката и опитай отново. Ако проблемът продължава, презареди страницата.

Маркетплейсът показва „Няма резултати". Провери дали филтърът по категория не е активен. Нулирай всички филтри и сортирай по „Най-нови".

Сервизна фактура не включва всички записани часове. Часовете се включват автоматично само ако са записани за съответния клиент и не са вече включени в предишна фактура. Провери таб „Отчети" в Таксуването.

Свързани теми

• Разходи и покупки — OCR сканиране на хартиени фактури
• Счетоводство и отчети — финансови отчети и ДДС дневници
• Сигурност и достъп — двуфакторна автентикация и одит
• Абонамент и плащане — планове и надграждане
• AI функции — пълно ръководство за AI инструментите