Разходи и покупки

Управлявай всички разходи на фирмата — от сканиране на получени фактури с AI до изтегляне на ZIP архив за НАП. Системата покрива ежедневни разходи,…

Управлявай всички разходи на фирмата — от сканиране на получени фактури с AI до изтегляне на ZIP архив за НАП. Системата покрива ежедневни разходи, повтарящи се плащания, командировки, превозни средства, авансови отчети и разходни центрове.

Достъп: Разходи · Командировки · Авансови отчети · Превозни средства · Разходни центрове

Разходи — основни операции

Отиди в Разходи, за да видиш всички получени фактури, касови бонове и разходни документи. Можеш да добавяш разходи ръчно или чрез AI сканиране.

Добавяне на разход ръчно

1. Отвори Разходи и натисни + Нов разход.
2. Въведи доставчика (избери от списъка или добави нов).
3. Попълни датата на документа, сумата без ДДС и ДДС ставката (20 % / 9 % / 0 %).
4. Избери категория по ЗДДС — вижте раздела за категории по-долу.
5. По желание: прикачи файл (PDF или снимка на оригинала), добави бележки, свържи към проект.
6. Натисни Запази.

Редактиране и изтриване

• Натисни молива (✎) до разхода в списъка, за да редактираш.
• Натисни менюто (⋯) → Изтрий за меко изтриване.

⚠️ Внимание: Изтриването е меко — разходът не се вижда в списъка, но оригиналният файл се пази на сървъра. Съгласно ДОПК чл. 38 счетоводните документи трябва да се съхраняват минимум 5 години. Изтритите разходи можеш да намериш в Кошчето.

Категории по ЗДДС (чл. 70)

Тип на документа (за ДДС дневник)

При записване на разход задай и тип на документа — това определя как записът постъпва в Дневника за покупки пред НАП:

По ЗДДС чл. 117: При покупки от доставчик в ЕС (вътреобщностно придобиване — ВОП) маркирай опцията Вътреобщностно придобиване и въведи ДДС номера на доставчика. Системата автоматично задава тип документ 03 (Протокол чл. 117) и прилага механизма на обратно начисляване в ДДС дневника.

Многовалутни разходи и BGN еквивалент

Ако разходният документ е в чуждестранна валута (EUR, USD, GBP и др.), въведи сумата в оригиналната валута. Системата записва официалния курс на БНБ за датата на данъчното събитие и го замразява (съгласно ЗДДС чл. 26 ал. 6).

💡 Съвет: Ако видиш статус „Курсът се изчислява" до разхода, БНБ курсът за тази дата все още се зарежда. Освежи страницата след няколко минути — BGN стойността ще се попълни автоматично.

AI сканиране на фактури

Вместо ръчно въвеждане — качи снимка или PDF на получената фактура и системата извлича данните автоматично.

💡 Съвет: На Free план имаш 5 сканирания на месец. При Pro и Business планове сканиранията са неограничени. Виж Абонамент за подробности.

Как да сканираш фактура

1. Отиди в Разходи и натисни + Качи фактура.
2. Плъзни файловете или избери от диска. Поддържани формати: PDF, PNG, JPG, JPEG, WebP, HEIC (HEIC се конвертира автоматично). Максимален размер: 50 MB на файл.
3. Можеш да качиш до 20 файла наведнъж.
4. Системата обработва всеки файл с Gemini Vision и извлича: доставчик (име + ЕИК), дата, суми, ДДС ставка, артикули по редове, метод на плащане.
5. При увереност ≥ 0.4 — разходът се записва автоматично и се маркира „за преглед". Прегледай и потвърди данните.
6. При увереност < 0.4 — формата се отваря за ръчна проверка. Коригирай и запази.

Пакетно сканиране (Batch upload)

Качи до 20 файла наведнъж — системата ги обработва паралелно. Резултатите се появяват в списъка с разходи с маркировка „за преглед".

PDF с много страници

Ако PDF-ът съдържа няколко различни фактури (многостранична вноска), всяка страница се обработва като отделен разход. Страниците от един PDF получават обща група и могат да се обединят в един разход — натисни Обедини от менюто (⋯) на разходите в групата.

Повторно извличане от запазен документ

Ако вече си запазил разход но данните не са верни, отвори разхода → Действия → Преизвлечи от документ. Системата пуска OCR отново без да презаписва автоматично — прегледай и потвърди.

Предупреждение за дубликат

Ако новият разход съвпада по доставчик, сума и дата с вече записан, системата показва предупреждение „Възможен дубликат". Разходът не се блокира — сам преценяш дали да го запазиш или да откажеш.

💡 Съвет: За да видиш всички потенциални дубликати в профила си, отвори Разходи → Филтри → Дубликати.

AI категоризатор с учене

При сканиране системата предлага категория въз основа на историята на доставчика. Ако коригираш категорията, корекцията се запомня — следващото сканиране от същия доставчик ще предложи правилната категория автоматично.

Прикачване на изображение към съществуващ разход

Ако вече имаш запазен разход без документ, отвори го и натисни Прикачи файл → избери снимка или PDF. Удобно при въвеждане на разход от мобилно устройство.

⚠️ Внимание: Максималният размер при OCR обработка за структурирано извличане по редове е 20 MB. За само прикачване (без OCR) — до 50 MB.

Изтегляне на документи за НАП

Новата функция за изтегляне позволява да подготвиш оригиналните документи за НАП проверка с едно натискане — индивидуално или като ZIP архив.

Изтегляне на единичен документ

1. В списъка с разходи намери реда.
2. Натисни иконата ⤓ (стрелка надолу) — изтегля се оригиналният файл (PDF или снимка).
3. За преглед в браузъра (без изтегляне) натисни иконата на окото.

ZIP архив за НАП (до 500 документа)

1. Маркирай разходите с чекбоксове или задай период (месец / тримесечие) от филтрите.
2. Натисни бутона ZIP за НАП в лентата с инструменти горе вдясно.
3. Изчакай генерирането — получаваш файл razkhodi_YYYY-MM-DD.zip.
4. Вътре файловете са именувани в НАП-friendly формат: YYYY-MM-DD_Доставчик_НомерДокумент.разширение.

💡 Съвет: ZIP архивът е готов директно за предоставяне при данъчна проверка или изпращане на счетоводителя. Именуването следва стандарта, очакван от НАП при електронно предоставяне на документи.

Одобрение на разходи

При фирми с повече потребители (Pro и Business) разходите преминават през процес на одобрение.

Как да подадеш разход за одобрение

1. Отвори разхода.
2. Натисни Подай за одобрение.
3. Счетоводителят или мениджърът получава известие и може да одобри или отхвърли.

⚠️ Внимание: Одобряващият не може да е същият потребител, който е подал разхода (четириочен принцип). Ако не виждаш бутона за одобрение, нямаш необходимата роля.

Групово одобрение

Маркирай няколко разхода с чекбокс → Действия → Одобри избраните. Удобно при месечен преглед на пакетно сканирани фактури.

Повтарящи се разходи

За наеми, абонаменти, лизинги и всякакви редовни плащания — настрой повтарящ се разход и не го въвеждай всеки месец.

Достъп: Повтарящи се

💡 Съвет: Free планът позволява 1 повтарящ се разход. Pro — до 5. Business — неограничени.

Настройване на повтарящ се разход

1. Отвори Разходи → + Нов разход.
2. Попълни всички данни (доставчик, сума, ДДС, категория).
3. Включи превключвателя Повтарящ се.
4. Избери интервал: месечно / тримесечно / годишно.
5. Задай начална дата и по желание — крайна дата.
6. Запази.

Генериране на дължими разходи

Системата не генерира разходите автоматично — натискаш Генерирай дължими в Повтарящи се когато искаш да ги създадеш. Системата клонира всички шаблони с настъпил срок и напредва датата с зададения интервал.

💡 Съвет: Навикни да натискаш „Генерирай дължими" в началото на всеки месец преди подаване на ДДС декларацията — така всички разходи за периода ще бъдат записани.

Бюджети

Задай месечен лимит по категория разходи и получавай предупреждение при приближаване.

Достъп: Бюджетите са достъпни от всички планове включително Free.

Създаване на бюджет

1. Отиди в Разходи → раздел Бюджети (или от главното меню).
2. Натисни + Нов бюджет.
3. Избери категория (напр. „Наем", „Гориво", „Телекомуникации") или „Всички категории".
4. Задай период (месечен) и планираната сума.
5. Запази.

Бюджетен алерт при сканиране

Когато AI сканира нова фактура и тя би надвишила 90% от месечния бюджет за съответната категория, системата показва предупреждение в резултата от сканирането. Разходът не се блокира.

Анализ план vs реалност

💡 Съвет: Анализът на отклонението (план vs реалност) е достъпен от Pro план. Вижда се в раздел Бюджети → Анализ на отклонение.

Командировки

Управлявай бизнес пътуванията на служители — дневни, транспорт, нощувки — с автоматично изчисляване на облагаемата надница.

Достъп: Командировки — от Pro план

По ЗДДФЛ чл. 24 ал. 2 т. 5: Командировъчните дневни до 2× нормата са необлагаем доход. Над нормата — облагаем доход на служителя. Системата изчислява автоматично.

Норми за дневни командировъчни

Системата прилага нормата автоматично при избор на държава.

Маршрутен калкулатор

При въвеждане на командировка можеш да посочиш:

• Начална и крайна точка с GPS координати
• Разстояние в км (или изчисли автоматично)
• Ставка за километър (по подразбиране 0.50 лв./км)
• Дали е в двете посоки (отива и връща)

Workflow на командировката

1. Създай командировка в Командировки — дестинация, цел, дати, служител.
2. Одобрение от мениджър (ако е настроено).
3. Служителят пътува и събира документи.
4. Отчети разходите — добави транспорт (билети, гориво с PDF чек), нощувки (хотелска фактура), дневни.
5. Свържи с авансов отчет — ако служителят е взел аванс.
6. Системата изчислява облагаемата надница над нормата автоматично.

Превозни средства

Регистрирай служебните автомобили и води пътни листа за всяко пътуване.

Достъп: Превозни средства — от Pro план

Регистриране на превозно средство

1. Отиди в Превозни средства → + Ново превозно средство.
2. Въведи: регистрационен номер, марка, модел, година, тип гориво, норма на разход (л/100 км), начален одометър.
3. По желание: свържи към съществуващ дълготраен актив от Дълготрайни активи.
4. Запази.

Пътни листа

1. Избери превозното средство → + Пътен лист.
2. Въведи: дата, начален и краен километраж, маршрут (от–до), цел на пътуването, шофьор.
3. Системата изчислява изразходваното гориво по нормата.
4. По желание: прикачи касова бележка за гориво.

💡 Съвет: Пътните листа са задължителен документ за признаване на разходите за гориво при данъчна проверка. Попълвай ги редовно.

ДДС признаване при автомобили

Настройката за ДДС признаване се прави в Дълготрайни активи към свързания актив.

Авансови отчети

За служители, взели аванс за бизнес разходи (командировки, малки покупки).

Достъп: Авансови отчети — от Pro план

Workflow на авансовия отчет

1. Издай аванс на служителя от касата (РКО).
2. Служителят пазарува и събира касови бонове / фактури.
3. Отвори Авансови отчети → + Нов авансов отчет.
4. Добави редове — за всеки разход: дата, описание, сума, категория, номер на документа.
5. Прикачи снимки на касовите бонове към всеки ред.
6. Подай за проверка — счетоводителят преглежда документите.
7. При остатък (служителят е върнал пари) — издай ПКО; при надразход — плати разликата с РКО.

💡 Съвет: Прикачвай снимките на бележките директно от мобилното приложение веднага след покупката — по-лесно е отколкото да ги събираш накрая.

Разходни центрове

Разпредели разходите по отдели, проекти или локации за вътрешен анализ.

Достъп: Разходни центрове — от Business план

Създаване на разходен център

1. Отиди в Разходни центрове → + Нов разходен център.
2. Въведи наименование (напр. „Маркетинг", „Производство", „София-офис").
3. Запази.

Разпределяне на разход

При запазване на всеки разход избери Разходен център от падащото меню. Един разход може да се свърже с един разходен център.

💡 Съвет: Разходните центрове дават реален вътрешен P&L по отдел. Комбинирани с Проекти — получаваш пълна картина на рентабилността.

🛠️ Често срещани проблеми

Не виждам бутона „+ Качи фактура" или получавам грешка при качване. Проверки в следния ред: (1) Имаш ли активни сканирания за текущия месец? Free планът позволява само 5. Виж брояча в Абонамент. (2) Файлът по-голям ли е от 50 MB? Намали размера или раздели PDF-а. (3) HEIC файл ли е от iPhone? Трябва да е качен като HEIC — конверсията е автоматична.

AI-ят е извлякъл грешни данни (грешна сума, грешен доставчик). Разходът с увереност под 0.4 се отваря за ръчна проверка — коригирай полетата преди да запазиш. Ако данните са частично верни, редактирай директно в формата. Ако документът е лошо сканиран (размазан, завъртян), направи нова по-ясна снимка и използвай Преизвлечи от документ от менюто на разхода.

Разходът е записан два пъти (дубликат). Системата предупреждава при съвпадение на доставчик + сума + дата, но не блокира. Ако случайно си потвърдил дубликат: отиди в Разходи → Филтри → Дубликати, избери кой да премахнеш и натисни Изтрий. Изтритият остава в Кошчето за 5 години.

Не мога да изтегля ZIP за НАП — бутонът е неактивен. ZIP изтеглянето изисква поне един маркиран разход или зададен период от филтрите. Провери дали имаш избрани разходи с чекбоксовете. Ако периодът е зададен но бутонът е сив — провери дали имаш разходи с прикачени файлове за този период (разходи без документ не се включват в ZIP).

Не виждам раздел „Командировки" / „Авансови отчети" / „Превозни средства". Тези функции са достъпни от Pro план. Ако си на Free план, виж Абонамент за надграждане.

Не виждам раздел „Разходни центрове". Разходните центрове са достъпни от Business план. Виж Абонамент.

Разходът показва „Курсът се изчислява" вместо BGN стойност. За разходи в чуждестранна валута системата зарежда официалния БНБ курс за датата на документа. Ако датата е днешна или от вчера — изчакай до няколко часа и опресни страницата. При по-стари дати курсът трябва да се появи в рамките на минути.

Одобряващият не може да одобри разхода (бутонът е неактивен). Одобряващият не може да е същият потребител, който е подал разхода (четириочен принцип). Поискай друг потребител с роля „Мениджър" или „Счетоводител" да одобри. Ако сте само един потребител в акаунта, разходите получават статус „авто-одобрен" автоматично.

Повтарящите се разходи не са се генерирали автоматично. Генерирането на повтарящи се разходи е ръчна операция — отиди в Повтарящи се и натисни Генерирай дължими. Системата клонира всички шаблони с настъпил срок.

Бюджетният алерт не се появява при сканиране. Алертът се показва само ако имаш настроен активен бюджет за категорията на разхода за текущия месец. Провери Разходи → Бюджети и се увери, че бюджетът е активен.

Свързани теми

• Клиенти и каталог — доставчиците са клиенти в системата
• Каса и банка — плащания и съпоставяне на разходи с банкови транзакции
• Счетоводство и отчети — разходите попадат автоматично в ДДС дневника
• Данъци — Дневник покупки, ДДС признаване, ЗКПО разходи
• AI функции — повече за AI извличане и категоризатор
• Мобилно приложение — сканиране на разходи от телефона