Каса, касова книга и банка

Тази статия обхваща всичко свързано с движението на пари в бизнеса ти: касови транзакции, касова книга, банкови сметки, импорт на извлечения,…

Тази статия обхваща всичко свързано с движението на пари в бизнеса ти: касови транзакции, касова книга, банкови сметки, импорт на извлечения, автоматично съпоставяне с фактури, напомняния за просрочени плащания и фискални устройства по Наредба Н-18.

Достъп: Каса · Касова книга · Банка · Фискални устройства

Каса

Касата служи за записване на произволни парични движения в брой — приходи, разходи и трансфери между каси. Тя не е касов апарат по Наредба Н-18 — за фискални устройства виж раздел „Фискални устройства" по-долу.

Достъп: Каса

Нова транзакция

1. Отвори Каса.
2. В горния десен ъгъл натисни зеления бутон „Приход" или червения „Разход".
3. Попълни формата:
   • Дата — по подразбиране е днешната.
   • Описание — кратко описание (напр. „Наем склад юни").
   • Сума — въведи в евро; касата работи само в евро.
   • Категория — избери от списъка за по-лесно осчетоводяване.
   • Контрагент — незадължително; помага при съпоставяне.
4. Натисни „Запази". Салдото на касата се обновява веднага.

💡 Съвет: Ако имаш няколко каси, избери конкретната от падащото меню вляво преди да добавяш транзакция. При избор „Всички" системата ползва касата по подразбиране.

⚠️ Внимание: Сумите в касата се въвеждат и съхраняват в евро (фиксиран курс 1 EUR = 1.95583 BGN).

Трансфер между каси (Pro+)

Бутонът „Трансфер" се показва само ако имаш активиран Pro план и повече от една активна каса.

1. Натисни „Трансфер".
2. Избери „От каса" и „До каса".
3. Въведи сума и основание.
4. Натисни „Запази" — системата проверява дали салдото е достатъчно преди да запише.

Управление на каси (Pro+)

Натисни бутона „Каси" за да добавиш нова каса, да редактираш съществуваща, да я деактивираш или да смениш касата по подразбиране. Лимитите по план: Free — 1 каса, Pro — до 3, Business / Счетоводител — без лимит.

💡 Съвет: Касовите ордери (ПКО / РКО с номер) се активират само при Pro+. На Free план транзакциите се записват без ордерен номер.

Касова книга

Касовата книга е официален дневник на всички кешови движения. Тя се попълва чрез синхронизация от касата и може да бъде приключвана по месеци.

Достъп: Касова книга · изисква Pro+

⚠️ Внимание: При Free план екранът показва покана за надграждане. Активирай Pro за достъп.

Дневен изглед

1. Отвори Касова книга и избери таб „Дневен".
2. Избери датата от календара.
3. Виждаш таблица с колони: №, Описание, Контрагент, Документ, Приход, Разход, Салдо.
4. В горната лента са показани началното салдо, общите приходи, общите разходи и крайното салдо за деня.

Месечен изглед

1. Избери таб „Месечен".
2. Избери месец от падащото меню.
3. Виждаш обобщение за месеца и статус Отворен или Приключен.

Синхронизация от каса

Натисни „Синхронизирай от каса" за да копираш всички записи от Каса в касовата книга за избрания период. Операцията е безопасна и може да се повтаря.

Приключване на месец

1. В месечния изглед натисни „Приключи месец".
2. Потвърди в диалога — действието е необратимо.
3. Месецът се заключва: статусът става „Приключен" и записите не могат да се редактират.

⚠️ Внимание: Приключи месеца само след като си сигурен, че всички транзакции за периода са въведени и синхронизирани. Операцията не може да се отмени.

Банкови сметки и импорт на извлечения

Разделът „Банка" обединява всичко свързано с банковите движения: импорт на извлечения, автоматично съпоставяне с фактури, управление на банкови сметки и настройка на автоматичен импорт.

Достъп: Банка · изисква Pro+

Екранът има пет таба:

⚠️ Внимание: Максималният брой банкови сметки е 10 за всички планове.

Добавяне на банкова сметка

1. В таб „Настройки" натисни „+ Добави сметка".
2. Попълни: Наименование, IBAN, BIC/SWIFT, валута (BGN / EUR / USD) и дали е сметката по подразбиране.
3. Системата валидира IBAN автоматично (контролна сума по стандарт МОД-97).
4. Натисни „Запази".

💡 Съвет: Маркирай една сметка като „по подразбиране" — тя ще се попълва автоматично на нови фактури.

Импорт на банково извлечение

Поддържани формати

• MT940 (файлове .sta или .mt940) — стандартен SWIFT формат; поддържан от повечето български банки.
• CAMT.053 (файлове .xml, ISO 20022) — XML формат, използван от DSK, UniCredit и др.
• CSV — автоматично разпознаване на формата по хедъри (DSK, UniCredit Bulbank, Fibank).

Форматът се разпознава автоматично — не е нужно да го избираш ръчно.

Стъпки за импорт

1. Отвори таб „Импорт" в Банка.
2. Влачи файла в зоната или натисни „Избери файл".
3. Системата разпознава формата и показва списък с транзакциите. Дублиращи се записи (вече импортирани) са маркирани в червено — не ги избирай.
4. Постави отметки на транзакциите, които искаш да внесеш, и натисни „Импортирай".
5. Системата веднага стартира автоматично съпоставяне с неплатените ти фактури.

💡 Съвет: Качвай извлечения редовно — веднъж седмично е достатъчно. При референтен номер на фактурата в описанието на превода, системата постига над 90% точност при съпоставяне.

Автоматично съпоставяне с фактури

Системата сравнява всяка банкова транзакция с неплатените ти фактури и изчислява оценка от 0 до 100 точки.

Как се изчислява оценката

Прагове за действие

• Оценка ≥ 80 — транзакцията се съпоставя автоматично. Фактурата се маркира като платена, създава се платежен запис и получаваш известие.
• Оценка 30–79 — транзакцията се показва в таб „Съгласуване" с предложения за ръчно потвърждение.
• Оценка < 30 — транзакцията остава без предложение; можеш да я съпоставиш ръчно или да я игнорираш.

Автоматично съпоставяне на пакет

В таб „Транзакции" натисни „Автоматично съпоставяне" за да обработиш всички неосчетоводени транзакции наведнъж.

Ръчно съгласуване (таб „Съгласуване")

1. Избери транзакция от списъка.
2. Виждаш предложени фактури с оценка ≥ 30, наредени по точки.
3. Избери правилната фактура и натисни „Съгласувай" — или натисни „Създай чернова" за нова фактура, или „Игнорирай" ако транзакцията не трябва да се осчетоводява.

Статуси на транзакция

💡 Съвет: Таб „Предупреждения" показва обобщение — общ брой без фактура, просрочени, движения днес и обща неизравнена сума. Ползвай го за бърз сутрешен преглед.

Автоматичен имейл импорт (IMAP)

Ако банката ти изпраща дневни извлечения по имейл, Fakturka може да ги чете автоматично на всеки няколко минути.

Настройка

1. Отвори таб „Настройки" в Банка.
2. Натисни „+ Добави" в секция „Имейл конфигурации".
3. Попълни:
   • Имейл адрес — препоръчително е отделен адрес, само за банкови известия.
   • IMAP сървър — напр. imap.gmail.com (Gmail) или outlook.office365.com (Outlook).
   • Порт — обичайно 993 (SSL).
   • Парола — за Gmail използвай App Password (16 символа), не основната парола.
   • Банкова сметка — избери към коя сметка да се импортират движенията.
   • Интервал — в минути (напр. 60).
4. Натисни „Тествай" — ако връзката е успешна, натисни „Запази".

⚠️ Внимание: Никога не използвай основния си бизнес имейл за IMAP импорт. Създай отделен адрес само за банкови известия и генерирай App Password (Gmail: Настройки → Сигурност → Пароли за приложения).

PSD2 директна банкова връзка

PSD2 позволява директна read-only връзка с банковата ти сметка — без ръчен импорт, без имейл. Fakturka.bg поддържа PSD2 напълно.

Свързване на банка

1. Отвори таб „Настройки" в Банка.
2. В секция „PSD2 връзки" натисни „+ Свържи банка".
3. Избери банката от списъка и въведи IBAN.
4. Системата те пренасочва към банковия сайт — влизаш с твоите банкови данни (Fakturka не вижда паролата ти).
5. Потвърждаваш достъпа (M-Token, SMS код или мобилно банкиране) и се връщаш в Fakturka.
6. Готово — транзакциите се синхронизират автоматично.

Поддръжка на връзката

• Ръчен sync — натисни бутона за обновяване до свързаната банка за незабавна синхронизация.
• 90-дневно подновяване — PSD2 изисква потвърждение на достъпа на всеки 90 дни. Системата изпраща напомняне 7 дни преди изтичане. Натисни „Обнови достъпа" и потвърди в банковия сайт.
• Прекъсване — натисни „Прекъсни връзката" до съответната банка.

⚠️ Внимание: Consent-ът изтича точно на 90-ия ден. Ако не го поднови навреме, синхронизацията спира до следващо потвърждение.

Плащания към фактури

Плащане може да се добави директно от всяка фактура — независимо дали плащането е дошло по банков път, в брой или по друг метод.

Достъп: Фактури → отвори фактура → секция „Плащания"

Добавяне на плащане

1. Отвори фактурата от Фактури.
2. В секция „Плащания" натисни „+ Добави плащане".
3. Попълни: сума, дата, метод (банков превод, в брой, карта), референтен номер и бележка.
4. Натисни „Запази" — статусът на фактурата се обновява автоматично.

Статуси на фактура

• Неплатена — все още без постъпило плащане.
• Частично платена — получена е само част от сумата.
• Платена — получената сума покрива или надвишава дължимото.

При плащане в различна валута от тази на фактурата системата конвертира автоматично по курса на ЕЦБ за деня.

💡 Съвет: Ако банковата транзакция е съпоставена автоматично (оценка ≥ 80), платежният запис се създава сам — не е нужно да го добавяш ръчно.

Dunning — напомняния за просрочени плащания

Dunning автоматизира изпращането на напомняния по имейл при просрочени фактури. Достъпва се от настройките на фактурата или от Настройки.

Изисква: Pro план · само имейл канал · максимум 5 нива на ескалация

По ЗЗД чл. 86: Лихвата при забава за B2B задължения е законната лихва (ОЛП + 10%). Системата може да я изчисли и включи в напомнянията.

Настройка на нива

1. Отиди в Настройки и намери секция „Dunning".
2. Натисни „+ Добави ниво" (можеш да добавиш до 5 нива).
3. За всяко ниво задай:
   • Дни след падеж — напр. 7, 14, 21, 30, 45.
   • Шаблон на имейл — тон и съдържание на напомнянето.
4. Запази.

Нива на ескалация (пример)

⚠️ Внимание: Системата поддържа само имейл ескалация. Телефонни обаждания или съдебни писма не се генерират автоматично.

Включване / изключване за клиент

От настройките на конкретна фактура или от картона на клиента можеш да изключиш dunning за него — напр. при договорено разсрочване или гарантирано плащане.

Фискални устройства — Наредба Н-18 (SUPTO)

Фискалните устройства (ЕКАФП и SUPTO) се управляват от отделен екран — различен от касата.

Достъп: Фискални устройства

Екранът има два таба: „Устройства" и „Бонове".

Регистриране на устройство

1. В таб „Устройства" натисни „+ Добави устройство".
2. Попълни:
   • Наименование — произволно описателно име.
   • УИН — уникален идентификационен номер, точно 16 символа (задължително).
   • ЕИК — незадължително.
   • Код на търговски обект — незадължително.
   • SUPTO интеграция — превключи ON за SUPTO устройства; изключено = ЕКАФП.
3. Натисни „Добави".

⚠️ Внимание: УИН трябва да е точно 16 символа — системата отхвърля записа при различна дължина.

По Наредба Н-18: Всеки касов бон трябва да съдържа уникален идентификатор и QR код. Бонове се записват хронологично и не могат да се изтриват. Системата прилага тези изисквания автоматично.

Издаване на бон

1. Отвори таб „Бонове" и натисни „+ Издай бон" (горе вдясно).
2. Избери устройство (ако имаш повече от едно), въведи сума и метод на плащане.
3. Потвърди — бонът се записва в списъка с QR код.

💡 Съвет: Таб „Устройства" съдържа само функциите „Добави устройство" и „Деактивирай" — бутонът „Издай бон" не се намира там.

Статистика за деня

В таб „Устройства" виждаш карти с обобщение: брой бонове днес, обща сума и активни устройства.

🛠️ Често срещани проблеми

„Бутонът „Трансфер" не се вижда" Трансферът изисква Pro план и минимум две активни каси. Провери плана си в Абонамент и управлението на каси от бутона „Каси".

„Касовата книга показва покана за надграждане" Касовата книга е функция на Pro план. Виж опциите на Ценова страница.

„Импортирах извлечение, но няма съпоставяне" Провери дали номерът на фактурата е в описанието на превода (напр. „Фактура 2024/145"). Без референция системата разчита само на сума, клиент и дата. Използвай таб „Съгласуване" за ръчно свързване.

„Имейл IMAP връзката не работи" За Gmail трябва App Password, не основната парола. Включи двуфакторна автентикация в Gmail → Настройки → Сигурност → Пароли за приложения. Провери IMAP сървъра (imap.gmail.com, порт 993).

„Автоматично съпоставена е грешна фактура" Отвори транзакцията в таб „Транзакции", натисни „Отмени съвпадението". Платежният запис се изтрива и можеш да съпоставиш ръчно от таб „Съгласуване".

„PSD2 sync спря" Consent-ът вероятно е изтекъл (90 дни). Отвори таб „Настройки" → намери свързаната банка → натисни „Обнови достъпа" и потвърди в банковия сайт.

„Не виждам таб „Банка" в менюто" Банковите функции изискват Pro план. Провери плана си в Абонамент.

„УИН за фискалното устройство не се приема" УИН трябва да е точно 16 символа — без интервали. Провери от документите на устройството.

„Dunning имейлите не се изпращат" Dunning изисква Pro план и активирана функция „Имейл напомняния". Провери в Настройки дали dunning-ът е включен за съответния клиент и дали нивата са конфигурирани.

„Получавам грешка при приключване на месеца в касовата книга" Провери дали всички транзакции за месеца са синхронизирани (натисни „Синхронизирай от каса" преди „Приключи месец"). Ако проблемът продължава, свържи се с поддръжка.

Свързани теми

• Фактури и проформи — издаване на фактури и добавяне на плащания
• Разходи и покупки — осчетоводяване на разходи
• Счетоводство и отчети — ДДС дневник и счетоводни операции
• Данъци — ДДС декларация и данъчни справки
• AI функции — AI екстракция и автоматизация