Издаване на документи

Fakturka.bg обединява 13 типа документа в един общ интерфейс — фактури, проформи, оферти, кредитни/дебитни известия, касови ордери, протоколи, поръчки,…

Fakturka.bg обединява 13 типа документа в един общ интерфейс — фактури, проформи, оферти, кредитни/дебитни известия, касови ордери, протоколи, поръчки, сборни фактури и още. Всички споделят един списък, един PDF генератор и един жизнен цикъл.

Достъп: Фактури · Нова фактура

Типове документи и планове

💡 Съвет: На Free/Start план можеш да издаваш до 15 документа на месец (само преминалите в статус „Издадена" се броят — черновите не се отчитат). При достигане на лимита системата показва прозорец за надграждане.

Как се създава нов документ

Всички 13 типа се създават от едно и също място — Нова фактура. Типът се избира с таб в горната част на формата.

1. Отиди в Фактури и натисни „+ Нова фактура" (горе вдясно).
2. Избери типа от табовете: Фактура · Проформа · Оферта · Кредитно · Дебитно · и т.н.
3. Попълни получателя — въведи ЕИК и системата автоматично зарежда фирмените данни от Търговския регистър.
4. Добави артикули и услуги. Задай количество, единична цена и ДДС ставка на ред.
5. Провери сумите, избери начин и срок на плащане.
6. Натисни „Запази чернова" за по-късно или „Издай" за финализиране.

💡 Съвет: Формата автоматично запазва чернова в браузъра ти при навигация или затваряне. При следващото отваряне на „Нова фактура" ще видиш банер „Намерена чернова — Възстанови / Откажи". Черновата се пази 48 часа. Автосейвът важи само при създаване — при редакция на вече издаден документ не се прилага.

💡 Съвет: Нямаш нужда от ново попълване всеки път. Използвай Шаблони (бутон „Запази като шаблон" в формата) или Копирай от контекстното меню на съществуващ документ — формата се отваря предзапълнена с данните от оригинала и следващия свободен номер.

Жизнен цикъл на документа

Всеки документ минава през следните статуси:

⚠️ Внимание: Архивирана ≠ Анулирана. Архивирането скрива документа от списъка без никакви данъчни последствия. Анулирането е правно действие, изисква протокол по чл. 116 ЗДДС и се отразява в ДДС дневника. Използвай анулиране само когато трябва да коригираш вече отчетен данъчен документ.

От статус Платена можеш да се върнеш назад към Издадена, Изпратена, Приета или Анулирана — например при върнато или оспорено плащане.

Фактура

По ЗДДС чл. 113: Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (доставка на стока или извършване на услуга). Дата на данъчното събитие по подразбиране е датата на издаване — можеш да я промениш в полето „Дата на данъчно събитие".

Достъп: Фактури → таб „Фактура" → „+ Нова фактура" — всички планове

Задължителни реквизити по ЗДДС чл. 114: номер, дата на издаване, дата на данъчно събитие, доставчик, получател, описание на стоката/услугата, количество, единична цена, ДДС ставка, обща стойност с и без ДДС.

Полезни опции при издаване

• Двуезичен PDF — отметката „Двуезично" добавя паралелен английски превод на същия PDF (различно от полето „Език", което само превключва основния език на документа).
• Многовалутност — избери EUR, USD или друга валута; системата прилага текущия обменен курс.
• Отстъпка — в проценти или абсолютна стойност, за целия документ.
• Кредитен лимит — ако клиентът е надвишил зададения кредитен лимит, формата показва предупреждение преди издаване.
• Персонализиран дизайн — лого, цветове, шрифт, воден знак (Business+ план).

Кредитно и дебитно известие

По ЗДДС чл. 115: Кредитното известие се издава при намаление на данъчната основа (връщане на стока, отстъпка след фактуриране). Дебитното — при увеличение (доплащане, пропусната услуга).

Кредитно и дебитно известие могат да се издадат само от документ тип „Фактура" — за всички останали типове опцията в контекстното меню е неактивна.

1. Намери оригиналната фактура в Фактури.
2. Кликни менюто ⋯ вдясно → „Издай кредитно известие" или „Издай дебитно известие".
3. Формата се отваря с предзапълнени данни от оригинала — задай засегнатите суми.
4. Натисни „Издай". Документът получава собствен номер от отделна серия.

Проформа и конвертиране

Достъп: Нова фактура → таб „Проформа" — всички планове

Проформата е искане за плащане преди доставка. Не е данъчен документ и не влиза в ДДС дневника.

Как се конвертира проформа във фактура

1. Намери проформата в Фактури.
2. Кликни ⋯ → „Превърни във фактура".
3. Новата фактура се отваря предзапълнена — провери данните и натисни „Издай".

⚠️ Внимание: Датата на данъчното събитие е датата на доставката, не датата на проформата. Провери полето преди да издадеш финалната фактура.

Оферта

Достъп: Оферти — всички планове (лимит 15 издадени/месец на Free/Start)

Офертата е подобрена проформа с публичен линк, онлайн подписване и проследяване на приемане.

Основни функции

• Публичен линк — от ⋯ → „Копирай линк". Клиентът отваря без да влиза в системата.
• Споделяне по WhatsApp / Viber — само за оферти, от контекстното меню.
• Онлайн приемане с клик — клиентът потвърждава онлайн (всички планове).
• Нарисуван подпис — рисуване в браузъра (Pro+).
• Срок на валидност — офертата изтича автоматично на зададената дата.

Pipeline и разширени функции

⚠️ Внимание: Оферта в статус „Приета" не може да се конвертира директно във фактура. Смени статуса обратно или създай нова фактура ръчно с данните от офертата.

Авансови (частични) фактури

Достъп: Отвори фактура → секция „Частични фактури" — Pro+ план

Когато клиентът плаща на части преди или по време на доставката, издавай авансови фактури за всяко получено плащане.

По ЗДДС чл. 113: При всяко получено авансово плащане трябва да се издаде авансова фактура в рамките на 5 дни. ДДС е изискуем в момента на получаване на аванса.

1. Отвори фактурата → скролни до „Частични фактури" → натисни „Издай частична".
2. Въведи процент (напр. 30) или конкретна сума — системата пресмята другото автоматично.
3. Модалът показва: вече издадено, остатък и акумулирания % след тази фактура.
4. Натисни „Създай".

За финализиране — когато всичко е платено — натисни „Финализирай". Системата издава финална фактура за 100% и автоматично приспада всички авансови.

Периодични (повтарящи се) фактури

Достъп: Периодични — всички планове (лимит: Free/Start = 1 шаблон, Pro = 5 шаблона, Business/Enterprise = без лимит)

1. Създай фактура или отвори съществуваща → ⋯ → „Направи периодична".
2. Задай интервал (месечен, тримесечен, годишен) и дата на първо генериране.
3. На падежа системата автоматично генерира нова фактура в статус Чернова — прегледай я и я издай ръчно.

💡 Съвет: Автогенерираните периодични фактури не се издават автоматично — остават в Чернова докато ги прегледаш. Така имаш контрол преди всяко изпращане.

Касови ордери (ПКО / РКО)

Достъп: Каса — Pro+ план

Касовите ордери документират паричните потоци в касата на фирмата.

• ПКО (Приходен касов ордер) — за получени пари в брой от клиент. Може да се свърже с фактура.
• РКО (Разходен касов ордер) — за изплатени пари от касата (към доставчик, служител и др.).

Всеки ордер автоматично генерира запис в касовата книга.

Приемо-предавателен протокол

Достъп: Протоколи — Pro+ план

Документ за двустранно приемане и предаване на стока, услуга или имущество — без данъчни последствия. Включва полета за съставил, получател, дата и описание.

💡 Съвет: От контекстното меню на всяка фактура можеш да натиснеш „Създай протокол" — формата се отваря предзапълнена с данните от фактурата.

Самоначисляване (чл. 117 ЗДДС)

Достъп: Самоначисляване — Pro+ план

Прилага се когато получателят на доставката начислява ДДС вместо доставчика (обратно начисляване). Типичен случай: B2B доставки от ЕС или договори с обратно начисляване.

При издаване системата автоматично генерира записи в два ДДС дневника едновременно — дневник продажби и дневник покупки с еднаква сума, което е изискване по чл. 117 ЗДДС.

Поръчки (B2B)

Достъп: Поръчки — Pro+ план

Три свързани типа документа за B2B документооборот:

⚠️ Внимание: Правилното наименование в системата е „Пакетажен лист" (не „Опаковъчен лист").

Стокова разписка

Достъп: Склад — Enterprise план

Документ за доставка или приемане на стока без данъчни последствия. Включва полета за доставчик, получател, дата на доставка и условия. Използва се за вътрешни прехвърляния между складове или при доставка към клиент без фактура.

💡 Съвет: От контекстното меню на фактура можеш да натиснеш „Създай движение в склада" — системата навигира към складовия модул с предзапълнени данни.

Сборна фактура

Достъп: Фактури → таб „Сборна" — всички планове

Обобщена фактура за множество транзакции с един клиент за даден период. Удобна при месечни абонаменти и рамкови B2B договори — вместо десетки отделни фактури клиентът получава една обобщена.

⚠️ Внимание: Наименованието в системата е „Сборна фактура" (таб „Сборна"). Не се бърка с консолидираната отчетност за фирмени групи — това е различна функция.

Гаранционни карти

Достъп: Гаранции — Pro+ план

От контекстното меню на всяка фактура → „Създай гаранционна карта". Системата отваря формата с предзапълнени данни за артикулите от фактурата.

Анулирания

Достъп: Анулирания — Pro+ план

По ЗДДС чл. 116: Анулирането на фактура изисква съставяне на протокол за анулиране. Оригиналът и копието на документа се съхраняват, а в ДДС дневника се отразява корекцията.

От контекстното меню → „Анулирай" — системата автоматично създава протокол и насочва документа към статус Анулирана. Всички анулирани документи се намират в Анулирания.

Изпращане и дигитално подписване

Изпращане по имейл

От контекстното меню на всеки документ → „Изпрати по имейл". Системата изпраща PDF на клиента и записва датата на изпращане.

⚠️ Внимание: На Free/Start план лимитът е 5 изпратени имейла на месец. При Pro+ и нагоре — без ограничение.

Дигитално подписване

Три нива в зависимост от плана:

Публичният линк е валиден 30 дни. Клиентът отваря документа без регистрация и го подписва директно в браузъра.

Допълнителни действия от списъка

В Фактури освен стандартните операции са достъпни:

• Масово маркиране — избери няколко документа и смени статуса им наведнъж.
• Масов ZIP download — избери документи → „Свали" → получаваш архив с PDF файловете.
• CSV експорт — бутон в лентата с инструменти, свали всички показани фактури (Pro+).
• Счетоводен експорт — за изпращане към счетоводна система (Pro+).
• Банкова реконсилиация — съпостави банкови транзакции с фактури директно от списъка (Pro+).
• PDF импорт — качи PDF фактура, Gemini AI извлича данните и показва preview за потвърждение.
• Отбележи осчетоводена — ръчно маркиране за счетоводство, от ⋯ менюто.

💡 Съвет: При над 50 фактури списъкът автоматично преминава в режим на виртуализирано скролване — показват се само видимите редове. Скролването остава бързо дори при хиляди документи.

Миграция от друга платформа

Прехвърли историята си от Microinvest, Ажур-Л, Plus Minus, Business Navigator, WorkFlow, QuickBooks или произволен Excel/CSV файл — без ръчно въвеждане. Импортът е достъпен на всички планове безплатно.

Поддържани формати

💡 Съвет: Microinvest и Ажур-Л изнасят в Windows-1251 кодиране. Fakturka автоматично разпознава кодировката — не е нужно да конвертираш преди качване.

Стъпки за импорт

1. Отиди в Фактури → натисни „Импорт" (горе вдясно).
2. Провлачи файла в зоната или натисни „Избери файл".
3. Системата разпознава формата автоматично и показва preview на първите редове.
4. Ако форматът не е разпознат — системата предлага AI Smart Mapping: Gemini анализира заглавния ред и предлага съпоставяне на колони. Провери и коригирай ако е нужно.
5. Прегледай цветовото маркиране: ✅ зелено = ще се импортира · ⚠️ жълто = предупреждение (нов клиент, липсваща дата на падежа) · ❌ червено = грешка, няма да се импортира.
6. Натисни „Импортирай {N} фактури" за потвърждение.

След приключване получаваш обобщение: брой успешно импортирани, брой пропуснати и причините. Брояч на документите се обновява автоматично до следващия свободен номер след импортираните.

⚠️ Внимание: При открит дублиран номер системата маркира записа с ❌ и го пропуска — няма да се създаде втори документ със същия номер.

Какво не се импортира

• PDF прикачени файлове от старата система (Fakturka генерира нови PDF-и)
• Стари електронни подписи
• Персонализиран дизайн и лога (качват се ръчно в Настройки)
• Одит логове от изходната система

Полезни съвети

💡 Съвет: Тествай първо с малка извадка — запази файла, остави само 5–10 реда и провери резултата. Ако всичко изглежда наред, продължи с пълния импорт.

💡 Съвет: На Business+ план можеш да управляваш няколко фирми. Мигрирай всяка отделно — превключи активната фирма от горния ляв ъгъл преди всеки импорт.

🛠️ Често срещани проблеми

Не виждам бутона „Издай" — само „Запази чернова". Бутонът „Издай" се появява само когато всички задължителни полета са попълнени: получател, поне един артикул с цена и ДДС ставка, дата и начин на плащане. Провери дали не е останало непопълнено поле, маркирано в червено.

Достигнах лимита от 15 фактури на месец. На Free/Start план лимитът е 15 издадени документа на месец. При достигането му системата показва прозорец за надграждане. Черновите не се броят — можеш да продължиш да ги създаваш. Надграждането е достъпно от Абонамент.

Не мога да издам кредитно или дебитно известие от проформа/оферта. Кредитните и дебитните известия могат да се издават само от тип „Фактура". Отвори оригиналната фактура, не проформата.

Искам да анулирам фактура, но бутонът е неактивен. Само документи в статус Издадена, Изпратена или Приета могат да се анулират директно. Ако фактурата е Платена — първо отвори плащането и го изтрий, след което анулирай документа.

Оферта в статус „Приета" не може да се конвертира. Смени статуса на офертата обратно (напр. към Изпратена) от ⋯ менюто и след това извърши конверсията, или създай нова фактура ръчно с данните от офертата.

Файлът за импорт не се разпознава. Опитай AI Smart Mapping — системата ще анализира заглавния ред и ще предложи съпоставяне автоматично. Ако и това не помогне, свали официалния шаблон от модала за импорт и попълни данните в него.

Кирилицата в импортирания файл излиза като „???". Запази файла в UTF-8 от Excel (Файл → Запази като → „CSV UTF-8") или го остави в Windows-1251 — Fakturka разпознава и двете кодировки автоматично.

Импортът създава дублирани клиенти. Системата дедупликира клиентите по ЕИК. Ако ЕИК колоната е празна, дедупликацията е по точно съвпадение на наименованието. Различни изписвания на едно и също наименование водят до отделни клиенти — попълни ЕИК колоната за сигурна дедупликация.

Периодичната фактура не се е генерирала. Периодичните фактури се генерират в статус Чернова и се намират в Фактури с филтър „Чернова". Не се издават автоматично — трябва да ги прегледаш и издадеш ръчно.

Не виждам опцията за ПКО/РКО. Касовите ордери изискват Pro+ план. На Free/Start план тази функция не е достъпна. Надгради от Абонамент.

Изгубих частично попълнена форма. Ако затвориш прозореца при попълване на нов документ, системата запазва чернова в браузъра за 48 часа. При следващото отваряне на Нова фактура ще видиш банера „Намерена чернова — Възстанови".

Свързани теми

• Клиенти и каталог — управление на клиенти и артикули
• Каса и банка — плащания, банкова реконсилиация, касова книга
• Данъци — ДДС дневници, декларации, анулирания
• PEPPOL и електронно фактуриране — изпращане към публични възложители
• Склад — складови движения и разписки
• AI функции — AI извличане от документи, Smart Mapping
• Договори и проекти — фактуриране към проекти