Издаване на документи

Fakturka.bg обединява 13 типа документа в един общ интерфейс: фактури, проформи, оферти, кредитни/дебитни известия, касови ордери, протоколи, поръчки,…

Fakturka.bg обединява 13 типа документа в един общ интерфейс: фактури, проформи, оферти, кредитни/дебитни известия, касови ордери, протоколи, поръчки, сборни фактури и още. Всички споделят един списък, един PDF генератор и един жизнен цикъл.

Достъп: Фактури · Нова фактура

Типове документи и планове

Съвет: На Free/Start план можеш да издаваш до 15 документа на месец (само преминалите в статус „Издадена“ се броят: черновите не се отчитат). При достигане на лимита системата показва прозорец за надграждане.

Как се създава нов документ

Всички 13 типа се създават от едно и също място: Нова фактура. Типът се избира с таб в горната част на формата.

Отиди в Фактури и натисни „+ Нова фактура“ (горе вдясно).
Избери типа от табовете: Фактура · Проформа · Оферта · Кредитно · Дебитно · и т.н.
Попълни получателя: въведи ЕИК и системата автоматично зарежда фирмените данни от Търговския регистър.
Добави артикули и услуги. Задай количество, единична цена и ДДС ставка на ред.
Провери сумите, избери начин и срок на плащане.
Натисни „Запази чернова“ за по-късно или „Издай“ за финализиране.

Съвет: Формата автоматично запазва чернова в браузъра ти при навигация или затваряне. При следващото отваряне на „Нова фактура“ ще видиш банер „Намерена чернова: Възстанови / Откажи“. Черновата се пази 48 часа. Автоматичното запазване важи само при създаване: при редакция на вече издаден документ не се прилага.

Съвет: Нямаш нужда от ново попълване всеки път. Използвай Шаблони (бутон „Запази като шаблон“ в формата) или Копирай от контекстното меню на съществуващ документ: формата се отваря предзапълнена с данните от оригинала и следващия свободен номер.

Жизнен цикъл на документа

Всеки документ минава през следните статуси:

Статус	Какво означава
Чернова	Редактируема. Не се брои в лимита.
Издадена	Номерът е заключен. Документът е валиден.
Изпратена	Изпратена по имейл на клиента.
Приета	Клиентът е потвърдил приемането.
Платена	Регистрирано пълно плащане.
Върната	Клиентът е върнал документа.
Анулирана	Анулирана с протокол по чл. 116. Вижте Анулирания.
Архивирана	Скрита от основния списък — без данъчни последствия.

Внимание: Архивирана ≠ Анулирана. Архивирането скрива документа от списъка без никакви данъчни последствия. Анулирането е правно действие, изисква протокол по чл. 116 ЗДДС и се отразява в ДДС дневника. Използвай анулиране само когато трябва да коригираш вече отчетен данъчен документ.

От статус Платена можеш да се върнеш назад към Издадена, Изпратена, Приета или Анулирана: например при върнато или оспорено плащане.

Фактура

По ЗДДС чл. 113: Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от датата на данъчното събитие (доставка на стока или извършване на услуга). Дата на данъчното събитие по подразбиране е датата на издаване: можеш да я промениш в полето „Дата на данъчно събитие“.

Достъп: Фактури → таб „Фактура“ → „+ Нова фактура“: всички планове

Задължителни реквизити по ЗДДС чл. 114: номер, дата на издаване, дата на данъчно събитие, доставчик, получател, описание на стоката/услугата, количество, единична цена, ДДС ставка, обща стойност с и без ДДС.

Полезни опции при издаване

Двуезичен PDF: отметката „Двуезично“ добавя паралелен английски превод на същия PDF (различно от полето „Език“, което само превключва основния език на документа).
Многовалутност: избери EUR, USD или друга валута; системата прилага текущия обменен курс.
Отстъпка: в проценти или абсолютна стойност, за целия документ.
Кредитен лимит: ако клиентът е надвишил зададения кредитен лимит, формата показва предупреждение преди издаване.
Персонализиран дизайн: лого, цветове, шрифт, воден знак (Business+ план).

Кредитно и дебитно известие

По ЗДДС чл. 115: Кредитното известие се издава при намаление на данъчната основа (връщане на стока, отстъпка след фактуриране). Дебитното: при увеличение (доплащане, пропусната услуга).

Кредитно и дебитно известие могат да се издадат само от документ тип „Фактура“: за всички останали типове опцията в контекстното меню е неактивна.

Намери оригиналната фактура в Фактури.
Кликни менюто ⋯ вдясно → „Издай кредитно известие“ или „Издай дебитно известие“.
Формата се отваря с предзапълнени данни от оригинала: задай засегнатите суми.
Натисни „Издай“. Документът получава собствен номер от отделна серия.

Проформа и конвертиране

Достъп: Нова фактура → таб „Проформа“: всички планове

Проформата е искане за плащане преди доставка. Не е данъчен документ и не влиза в ДДС дневника.

Как се конвертира проформа във фактура

Намери проформата в Фактури.
Кликни ⋯ → „Превърни във фактура“.
Новата фактура се отваря предзапълнена: провери данните и натисни „Издай“.

Внимание: Датата на данъчното събитие е датата на доставката, не датата на проформата. Провери полето преди да издадеш финалната фактура.

Оферта

Достъп: Оферти: всички планове (лимит 15 издадени/месец на Free/Start)

Офертата е подобрена проформа с публичен линк, онлайн подписване и проследяване на приемане.

Основни функции

Публичен линк: от ⋯ → „Копирай линк“. Клиентът отваря без да влиза в системата.
Споделяне по WhatsApp / Viber: само за оферти, от контекстното меню.
Онлайн приемане с клик: клиентът потвърждава онлайн (всички планове).
Нарисуван подпис: рисуване в браузъра (Pro+).
Срок на валидност: офертата изтича автоматично на зададената дата.

Pipeline и разширени функции

Функция	Минимален план
Сделки (CRM борд)	Четене: всички планове · редакция: Pro+
Анализ на оферти	Всички планове
Богат изглед — „Rich Offer“	Pro+
История на офертата / Активност	Pro+
Топлинна карта по раздели (engagement analytics)	Business+
Варианти и ревизии	Business+
Одобрения	Business+

Внимание: Оферта в статус „Приета“ не може да се конвертира директно във фактура. Смени статуса обратно или създай нова фактура ръчно с данните от офертата.

Авансови (частични) фактури

Достъп: Отвори фактура → секция „Частични фактури“: Pro+ план

Когато клиентът плаща на части преди или по време на доставката, издавай авансови фактури за всяко получено плащане.

По ЗДДС чл. 113: При всяко получено авансово плащане трябва да се издаде авансова фактура в рамките на 5 дни. ДДС е изискуем в момента на получаване на аванса.

Отвори фактурата → скролни до „Частични фактури“ → натисни „Издай частична“.
Въведи процент (напр. 30) или конкретна сума: системата пресмята другото автоматично.
Модалът показва: вече издадено, остатък и акумулирания % след тази фактура.
Натисни „Създай“.

За финализиране: когато всичко е платено: натисни „Финализирай“. Системата издава финална фактура за 100% и автоматично приспада всички авансови.

Периодични (повтарящи се) фактури

Достъп: Периодични: всички планове (лимит: Free/Start = 1 шаблон, Pro = 5 шаблона, Business/Enterprise = без лимит)

Създай фактура или отвори съществуваща → ⋯ → „Направи периодична“.
Задай интервал (месечен, тримесечен, годишен) и дата на първо генериране.
На падежа системата автоматично генерира нова фактура в статус Чернова: прегледай я и я издай ръчно.

Съвет: Автогенерираните периодични фактури не се издават автоматично: остават в Чернова докато ги прегледаш. Така имаш контрол преди всяко изпращане.

Касови ордери (ПКО / РКО)

Достъп: Каса: Pro+ план

Касовите ордери документират паричните потоци в касата на фирмата.

ПКО (Приходен касов ордер): за получени пари в брой от клиент. Може да се свърже с фактура.
РКО (Разходен касов ордер): за изплатени пари от касата (към доставчик, служител и др.).

Всеки ордер автоматично генерира запис в касовата книга.

Приемо-предавателен протокол

Достъп: Протоколи: Pro+ план

Документ за двустранно приемане и предаване на стока, услуга или имущество: без данъчни последствия. Включва полета за съставил, получател, дата и описание.

Съвет: От контекстното меню на всяка фактура можеш да натиснеш „Създай протокол“: формата се отваря предзапълнена с данните от фактурата.

Самоначисляване (чл. 117 ЗДДС)

Достъп: Самоначисляване: Pro+ план

Прилага се когато получателят на доставката начислява ДДС вместо доставчика (обратно начисляване). Типичен случай: B2B доставки от ЕС или договори с обратно начисляване.

При издаване системата автоматично генерира записи в два ДДС дневника едновременно: дневник продажби и дневник покупки с еднаква сума, което е изискване по чл. 117 ЗДДС.

Поръчки (B2B)

Достъп: Поръчки: Pro+ план

Три свързани типа документа за B2B документооборот:

Документ	Цел
Поръчка	Изпращаш към доставчик — описва какво поръчваш
Потвърждение на поръчка	Доставчикът потвърждава приемането
Пакетажен лист	Придружава физическата доставка — списък на опакованите артикули

Внимание: Правилното наименование в системата е „Пакетажен лист“ (не „Опаковъчен лист“).

Стокова разписка

Достъп: Склад: Enterprise план

Документ за доставка или приемане на стока без данъчни последствия. Включва полета за доставчик, получател, дата на доставка и условия. Използва се за вътрешни прехвърляния между складове или при доставка към клиент без фактура.

Съвет: От контекстното меню на фактура можеш да натиснеш „Създай движение в склада“: системата навигира към складовия модул с предзапълнени данни.

Сборна фактура

Достъп: Фактури → таб „Сборна“: всички планове

Обобщена фактура за множество транзакции с един клиент за даден период. Удобна при месечни абонаменти и рамкови B2B договори: вместо десетки отделни фактури клиентът получава една обобщена.

Внимание: Наименованието в системата е „Сборна фактура“ (таб „Сборна“). Не се бърка с консолидираната отчетност за фирмени групи: това е различна функция.

Гаранционни карти

Достъп: Гаранции: Pro+ план

От контекстното меню на всяка фактура → „Създай гаранционна карта“. Системата отваря формата с предзапълнени данни за артикулите от фактурата.

Анулирания

Достъп: Анулирания: Pro+ план

По ЗДДС чл. 116: Анулирането на фактура изисква съставяне на протокол за анулиране. Оригиналът и копието на документа се съхраняват, а в ДДС дневника се отразява корекцията.

От контекстното меню → „Анулирай“: системата автоматично създава протокол и насочва документа към статус Анулирана. Всички анулирани документи се намират в Анулирания.

Изпращане и дигитално подписване

Изпращане по имейл

От контекстното меню на всеки документ → „Изпрати по имейл“. Системата изпраща PDF на клиента и записва датата на изпращане.

Няколко получатели наведнъж: адресът на клиента е попълнен автоматично. С „Добави още получател“ добавяш до 4 адреса, например на счетоводството или на управителя. Всеки получава отделно писмо и адресите не се виждат помежду си. В История виждаш кой от тях е отворил писмото и изтеглил фактурата. Едно изпращане се брои като един имейл от месечния лимит, независимо от броя на получателите.

Внимание: На Free/Start план лимитът е 5 изпратени имейла на месец. При Pro+ и нагоре: без ограничение.

Дигитално подписване

Начините зависят от плана:

Метод	Минимален план
Клик за приемане	Всички планове
Нарисуван подпис в браузъра	Pro+
Публичен линк за подписване от клиента (без регистрация)	Pro+
Подпис на издателя с КЕП (смарт карта + B-Trust BISS)	Business+

Публичният линк е валиден 72 часа. Клиентът отваря документа без регистрация и го подписва директно в браузъра.

Кликът и нарисуваният подпис са прост електронен подпис: не са КЕП. Подробности и стъпки за КЕП: Подписване на документи.

Допълнителни действия от списъка

В Фактури освен стандартните операции са достъпни:

Масово маркиране: избери няколко документа и смени статуса им наведнъж.
Масов ZIP download: избери документи → „Свали“ → получаваш архив с PDF файловете.
CSV експорт: бутон в лентата с инструменти, свали всички показани фактури (Pro+).
Счетоводен експорт: за изпращане към счетоводна система (Pro+).
Банкова реконсилиация: съпостави банкови транзакции с фактури директно от списъка (Pro+).
PDF импорт: качи PDF фактура, Gemini AI извлича данните и показва preview за потвърждение.
Отбележи осчетоводена: ръчно маркиране за счетоводство, от ⋯ менюто.

Съвет: При над 50 фактури списъкът автоматично преминава в режим на виртуализирано скролване: показват се само видимите редове. Скролването остава бързо дори при хиляди документи.

Миграция от друга платформа

Прехвърли историята си от inv.bg, еФактура, Сонита, QuickBooks или от всяка друга програма през Excel/CSV файл: без ръчно въвеждане. За Microinvest, Ажур, Плюс Минус, Бизнес Навигатор и WorkFlow още нямаме директен формат: изнеси данните като Excel или CSV, или ги попълни в шаблона за миграция (по-долу). Импортът е достъпен на всички планове безплатно.

Поддържани формати

Източник	Формат	Авто-разпознаване
inv.bg	`.xlsx` (официален формат), Universal XML `.xml` и НАП одиторски `.xml`	✅
еФактура	`.xml`, по една фактура на файл	✅
Сонита	файлът с една фактура, който Сонита изнася (`.xml`)	✅
Шаблон за миграция на Fakturka.bg	`.xlsx` с клиенти, артикули, документи, плащания, сметки, наличности и начални салда	✅
Универсален TXT/XML на Fakturka.bg	`.txt` (разделител вертикална черта или `;`) и `.xml`: файловете, които създава нашият експорт	✅
QuickBooks	`.csv`	✅
Excel / CSV стандартен	`.xlsx` / `.csv` (старият `.xls` не се чете: запази го като `.xlsx`)	✅
Непознат формат	всякакъв	AI Smart Mapping
PDF фактура	`.pdf`	Gemini AI

Съвет: Старите програми често изнасят в Windows-1251 кодиране. Fakturka автоматично разпознава кодировката: не е нужно да конвертираш преди качване.

Ако файлът съдържа нещо, което не можем да прочетем сигурно (например няколко ставки ДДС във фактура от еФактура или друг вид документ в Сонита), импортът отказва този документ и казва защо. Не гадаем суми.

Шаблон за миграция (всичко в един файл)

Ако идваш от програма без директен формат, най-пълният път е шаблонът за миграция. В модала „Импорт“ натисни „Изтегли шаблон за миграция (Excel)“, попълни листовете, които ти трябват, и го качи с „Провери попълнен шаблон (.xlsx)“. Преди записа виждаш потвърждение какво ще се създаде.

Стъпки за импорт

Отиди в Фактури → натисни „Импорт“ (горе вдясно).
Провлачи файла в зоната или натисни „Избери файл“.
Системата разпознава формата автоматично и показва preview на първите редове.
Ако форматът не е разпознат: системата предлага AI Smart Mapping: Gemini анализира заглавния ред и предлага съпоставяне на колони. Провери и коригирай ако е нужно.
Прегледай цветовото маркиране: ✅ зелено = ще се импортира · жълто = предупреждение (нов клиент, липсваща дата на падежа) · ❌ червено = грешка, няма да се импортира.
Натисни „Импортирай {N} фактури“ за потвърждение.

След приключване получаваш обобщение: брой успешно импортирани, брой пропуснати и причините. Брояч на документите се обновява автоматично до следващия свободен номер след импортираните.

Внимание: При открит дублиран номер системата маркира записа с ❌ и го пропуска: няма да се създаде втори документ със същия номер.

Какво не се импортира

PDF прикачени файлове от старата система (Fakturka генерира нови PDF-и)
Стари електронни подписи
Персонализиран дизайн и лога (качват се ръчно в Настройки)
Одит логове от изходната система

Полезни съвети

Съвет: Тествай първо с малка извадка: запази файла, остави само 5–10 реда и провери резултата. Ако всичко изглежда наред, продължи с пълния импорт.

Съвет: На Business+ план можеш да управляваш няколко фирми. Мигрирай всяка отделно: превключи активната фирма от горния ляв ъгъл преди всеки импорт.

Често срещани проблеми

Не виждам бутона „Издай“: само „Запази чернова“. Бутонът „Издай“ се появява само когато всички задължителни полета са попълнени: получател, поне един артикул с цена и ДДС ставка, дата и начин на плащане. Провери дали не е останало непопълнено поле, маркирано в червено.

Достигнах лимита от 15 фактури на месец → 5 за регистрации от 26.10.2026. На Free/Start план лимитът е 15 издадени документа на месец. При достигането му системата показва прозорец за надграждане. Черновите не се броят: можеш да продължиш да ги създаваш. Надграждането е достъпно от Абонамент.

Не мога да издам кредитно или дебитно известие от проформа/оферта. Кредитните и дебитните известия могат да се издават само от тип „Фактура“. Отвори оригиналната фактура, не проформата.

Искам да анулирам фактура, но бутонът е неактивен. Само документи в статус Издадена, Изпратена или Приета могат да се анулират директно. Ако фактурата е Платена: първо отвори плащането и го изтрий, след което анулирай документа.

Оферта в статус „Приета“ не може да се конвертира. Смени статуса на офертата обратно (напр. към Изпратена) от ⋯ менюто и след това извърши конверсията, или създай нова фактура ръчно с данните от офертата.

Файлът за импорт не се разпознава. Опитай AI Smart Mapping: системата ще анализира заглавния ред и ще предложи съпоставяне автоматично. Ако и това не помогне, свали официалния шаблон от модала за импорт и попълни данните в него.

Кирилицата в импортирания файл излиза като „???“. Запази файла в UTF-8 от Excel (Файл → Запази като → „CSV UTF-8“) или го остави в Windows-1251: Fakturka разпознава и двете кодировки автоматично.

Импортът създава дублирани клиенти. Системата дедупликира клиентите по ЕИК. Ако ЕИК колоната е празна, дедупликацията е по точно съвпадение на наименованието. Различни изписвания на едно и също наименование водят до отделни клиенти: попълни ЕИК колоната за сигурна дедупликация.

Периодичната фактура не се е генерирала. Периодичните фактури се генерират в статус Чернова и се намират в Фактури с филтър „Чернова“. Не се издават автоматично: трябва да ги прегледаш и издадеш ръчно.

Не виждам опцията за ПКО/РКО. Касовите ордери изискват Pro+ план. На Free/Start план тази функция не е достъпна. Надгради от Абонамент.

Изгубих частично попълнена форма. Ако затвориш прозореца при попълване на нов документ, системата запазва чернова в браузъра за 48 часа. При следващото отваряне на Нова фактура ще видиш банера „Намерена чернова: Възстанови“.

Свързани теми

Клиенти и каталог: управление на клиенти и артикули
Каса и банка: плащания, банкова реконсилиация, касова книга
Данъци: ДДС дневници, декларации, анулирания
PEPPOL и електронно фактуриране: изпращане към публични възложители
Склад: складови движения и разписки
AI функции: AI извличане от документи, Smart Mapping
Договори и проекти: фактуриране към проекти