PEPPOL и B2G електронно фактуриране

Fakturka.bg е свързан с европейската PEPPOL мрежа — изпращай и получавай електронни фактури директно към правителствени институции и фирми,…

Fakturka.bg е свързан с европейската PEPPOL мрежа — изпращай и получавай електронни фактури директно към правителствени институции и фирми, регистрирани в мрежата. Генерирането, валидацията и доставката са напълно автоматизирани.

Достъп: PEPPOL · НАП Експорт

⚠️ Внимание: Изпращането на фактури по PEPPOL и управлението на настройките изискват Business план. Проверката на статус и справката кой клиент е регистриран в мрежата са достъпни за всички планове.

Какво е PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) е европейски стандарт за електронна размяна на документи между бизнес и правителство (B2G) и между фирми (B2B). Фактурата пътува като стандартизиран UBL 2.1 XML файл между два лицензирани Access Point-а и пристига директно в счетоводната система на получателя — без имейл, без PDF, без ръчно въвеждане.

Твоят PEPPOL Participant ID

Всяка фирма в мрежата се идентифицира с уникален Participant ID. Системата го генерира автоматично от ЕИК, вписан в профила ти.

Форматът е 9926:BG<ЕИК> — например 9926:BG206232420. Числото 9926 е ISO 6523 ICD кодът, определен за България (EIK/БУЛСТАТ схема). Ако нямаш попълнен ЕИК в профила, изпращането ще откаже с грешка — провери в Настройки.

💡 Съвет: Participant ID-то за получателя се изгражда по същата логика от неговия ЕИК. За клиенти от друга държава трябва да въведеш техния Participant ID ръчно в профила на клиента — системата не извлича автоматично чуждестранни ICD кодове.

Настройване на PEPPOL профила

Изисква Business план.

1. Отвори PEPPOL.
2. Провери секцията Статус на профила — ако показва „не е конфигуриран", свържи се с поддръжката за активиране на Access Point.
3. Включи Авто-изпращане при издаване (превключвателят в горната карта), ако искаш фактурите да се изпращат автоматично без допълнително действие.
4. Провери дали клиентите, към които изпращаш, са регистрирани в мрежата (виж раздела „Проверка на клиент" по-долу).

⚠️ Внимание: Авто-изпращането се задейства само ако са изпълнени всички условия: (1) акаунтът е на Business план, (2) клиентът има PEPPOL Participant ID записан в профила си, (3) фактурата е финализирана (не проформа или оферта), (4) Access Point е конфигуриран от поддръжката, (5) Авто-изпращането трябва да е включено от превключвателя в горната карта на PEPPOL таба. Грешка при авто-изпращане не блокира издаването на фактурата.

Изпращане на фактура по PEPPOL

Изисква Business план. Само финализирани фактури, дебитни и кредитни известия.

1. Отвори Фактури и избери фактурата, която искаш да изпратиш.
2. Натисни бутона Изпрати по PEPPOL (появява се само за финализирани документи).
3. Системата автоматично:
   • проверява дали типът документ е разрешен (фактура / дебитно / кредитно известие);
   • генерира UBL 2.1 XML;
   • валидира по BIS Billing 3.0 — ако валидацията не мине, изпращането спира и виждаш кои полета липсват;
   • прави EN 16931 pre-flight проверка — ако намери несъответствия, те се записват като предупреждения, но не спират доставката;
   • изпраща към Access Point и записва резултата.
4. Провери статуса в таблицата Изпратени в PEPPOL.

⚠️ Внимание: Проформи, оферти, протоколи, складови разписки и документи в статус „Чернова" или „Анулирана" не могат да се изпращат по PEPPOL. Бутонът не се показва за тези типове.

Двустепенна валидация преди изпращане

Статуси на изпращане

В таблицата Изпратени всеки запис има един от три статуса:

• pending — документът е изпратен към Access Point и чака потвърждение.
• sent — Access Point е потвърдил успешна доставка до получателя.
• failed — доставката е неуспешна. Използвай бутона Повтори (виж по-долу).

Повторно изпращане при грешка (Retry)

Изисква Business план. Само за записи със статус „failed".

1. Отвори PEPPOL → таблица Изпратени.
2. Намери записа със статус failed.
3. Натисни Повтори.

Системата изпраща съхранения оригинален XML без промяна. Така повторното изпращане е идентично с одитирания оригинал, дори ако фактурата е редактирана след това.

💡 Съвет: Ако Retry също се провали, причината обикновено е, че клиентът не е регистриран в PEPPOL мрежата или Access Point-ът му временно не отговаря. Провери с инструмента за SMP Lookup.

Проверка дали клиент е в PEPPOL мрежата (SMP Lookup)

Достъпно за всички планове.

1. Отвори PEPPOL.
2. В полето Провери клиент в PEPPOL мрежата въведи ЕИК на клиента.
3. Натисни Провери — системата прави справка в SMP директорията на ЕС.
4. Резултатът показва „регистриран" или „не е регистриран".

⚠️ Внимание: Проверката е ограничена до 10 заявки в минута. Ако получиш грешка за превишен лимит, изчакай минута и опитай отново.

Входящи фактури (PEPPOL Inbox)

Когато доставчик те изпрати фактура по PEPPOL, тя пристига автоматично в PEPPOL → таблица Входящи.

За всяка входяща фактура виждаш: номер, дата, доставчик, валута и обща сума. Статусът на входящите записи е received. Пълният XML е записан и може да се предостави при одит.

B2G — фактуриране към публични институции

PEPPOL е задължителният канал за електронно фактуриране към министерства, общини, държавни предприятия и проекти с европейско финансиране.

Процесът е идентичен с обичайното PEPPOL изпращане — издай фактура с клиент „публична институция", попълни Референтен номер на поръчката (BuyerReference / BT-10) ако е изискван от възложителя, и натисни Изпрати по PEPPOL.

⚖️ По ЗДДС чл. 113: Данъчният документ трябва да съдържа всички задължителни реквизити независимо от начина на доставка. PEPPOL не замества изискванията на ЗДДС — фактурата трябва да е коректна преди изпращане.

💡 Съвет: Повечето публични възложители изискват полето „Референтен номер на поръчката" — попитай контактното лице на институцията за конкретния формат, преди да издадеш фактурата.

EU Mandates — кога е задължително

От юли 2026 г. електронното фактуриране по PEPPOL е задължително за B2G транзакции в ЕС. Конкретните национални срокове варират:

⚖️ По Директива 2014/55/ЕС: Публичните възложители в ЕС са задължени да приемат електронни фактури в стандартизиран формат (EN 16931). Fakturka.bg генерира EN 16931-съвместими UBL 2.1 документи.

SAF-T — стандартен одитен файл за НАП

Достъп: НАП Експорт · Изисква Pro план или по-висок

SAF-T (Standard Audit File for Tax) е стандартизиран XML файл по OECD SAF-T v2.0 / НАП България XSD v1.0.2, който съдържа счетоводните данни на фирмата за даден период. Подава се в НАП при инспекция или по задължение.

Кога трябва да подаваш SAF-T

⚖️ Санкции: Първо нарушение — 5 000 до 10 000 лв. Повторно нарушение — 10 000 до 30 000 лв. Предвиден е гратисен период от 6 месеца при първо подаване.

Срокове за подаване

• Месечен SAF-T — до 14-о число на следващия месец.
• Годишен SAF-T — до 30 юни на следващата година.

Какво съдържа SAF-T файлът

Месечен файл (SAFT_<ЕИК>_<YYYYMM>.xml) включва:

• Заглавна информация и сметкоплан
• Клиенти, доставчици, артикули
• Хронологичен счетоводен дневник за периода
• Издадени фактури, получени разходи, платежни операции

Годишен файл (SAFT_<ЕИК>_<YYYY>_annual.xml) включва всичко от месечния плюс:

• Дълготрайни активи с амортизации

Как да генерираш SAF-T файл

1. Отвори НАП Експорт.
2. Избери раздела SAF-T.
3. Избери Месечен или Годишен тип.
4. Въведи годината (и месеца за месечен).
5. Натисни Генерирай — системата изтегля готов XML файл.
6. Подай файла в НАП чрез НАП е-услуги.

💡 Съвет: Генерирай SAF-T файл за предния месец веднага след 1-во число и го пази локално — при инспекция ще имаш всичко готово без бързане.

🛠️ Често срещани проблеми

Бутонът „Изпрати по PEPPOL" не се вижда при фактурата Проверки по ред: (1) Фактурата трябва да е финализирана — не в статус „Чернова". (2) Типът на документа трябва да е фактура, дебитно или кредитно известие — проформи и оферти не се изпращат по PEPPOL. (3) Акаунтът трябва да е на Business план — при по-нисък план бутонът не се показва. Провери плана в Абонамент.

Получавам грешка 403 при натискане на „Изпрати по PEPPOL" Акаунтът е на план, различен от Business. Надгради от Абонамент или се свържи с администратора на акаунта.

Изпращането завършва с грешка „422 — BIS Billing 3.0 validation failed" Фактурата не съдържа всички задължителни полета по BIS Billing 3.0. Провери: клиентът да има ЕИК или ДДС номер; фактурата да има поне един ред; да е посочена валута и крайна сума. Провери Фактури и редактирай фактурата преди повторен опит.

Клиентът „не е регистриран" при SMP Lookup Клиентът няма активен PEPPOL Participant ID. Не можеш да изпратиш по PEPPOL към него — изпрати фактурата по имейл или по друг договорен начин. Можеш да проверяш периодично дали клиентът се е регистрирал.

Статусът е „failed" след изпращане Натисни Повтори в таблицата Изпратени. Ако и Retry не успее: (1) провери с SMP Lookup дали клиентът е все още активен в мрежата; (2) свържи се с поддръжката с номера на записа (id) от таблицата.

SAF-T бутонът е неактивен или получавам грешка 403 SAF-T изисква Pro план или по-висок. При Free или Start план функцията не е достъпна. Провери и надгради от Абонамент.

Не виждам входящи фактури в Inbox, въпреки че доставчикът твърди, че е изпратил Провери в PEPPOL → Входящи. Ако таблицата е празна: (1) Participant ID-то ти в PEPPOL мрежата трябва да съвпада с адреса, на който е изпратила доставчикът — провери Статус на профила; (2) свържи се с доставчика и поискай потвърждение на Participant ID-то, което са ползвали.

Нямам ЕИК в профила и изпращането отказва Добави ЕИК в Настройки → Фирма. Системата генерира PEPPOL Participant ID автоматично от него.

Свързани теми

• Фактуриране — как да издадеш и финализираш фактура преди изпращане по PEPPOL
• Данъци и НАП — ДДС дневник, ГДД, НАП декларации
• Счетоводство и отчети — счетоводен дневник и финансови отчети
• Абонамент и план — сравнение на планове и надграждане