Клиенти, каталог и подписване

Управлявай всички контрагенти, артикули и услуги от едно място. Тази статия обхваща: добавяне и редактиране на клиенти, авто-попълване от Търговския…

type: user-guide tags:

• clients
• catalog
• registry
• vies
• portal
• signing
• enterprise cluster: clients created: 2026-04-30 last_updated: 2026-07-10

Управлявай всички контрагенти, артикули и услуги от едно място. Тази статия обхваща: добавяне и редактиране на клиенти, авто-попълване от Търговския регистър, проверка на ДДС номер в VIES, каталог с артикули/услуги, вземания по давност, счетоводен портал за документи и двустранно подписване.

Достъп: Клиенти · Артикули · Каталог (Enterprise) · Вземания по давност · Портал за документи · Моят счетоводител

Добавяне и редактиране на клиент

Всеки документ в системата — фактура, разход, договор — се свързва с един клиентски запис. Един запис може да е едновременно клиент и доставчик.

Видове контрагенти

При създаване избираш типа на контрагента:

• Клиент — купувач; появява се в списъка при издаване на фактури.
• Доставчик — продавач; появява се при въвеждане на разходи.
• И двете — контрагентът фигурира и в двете посоки.

Можеш да филтрираш списъка по тип от Клиенти.

Стъпки за добавяне

1. Отвори Клиенти и натисни Нов клиент.
2. Въведи ЕИК/БУЛСТАТ (за юридически лица) или само името (за физически лица).
3. При юридическо лице — натисни Потърси в регистъра и изчакай авто-попълването.
4. Провери попълнените данни, коригирай при нужда.
5. Задай тип на контрагента (Клиент / Доставчик / И двете).
6. Натисни Запази клиент.

💡 Съвет: Всеки клиент може да има няколко лица за контакт с различни имейли — полезно при фирми с отделни отдели за покупки и счетоводство. Добавяш ги от раздела Контакти в профила на клиента.

⚠️ Внимание: Не можеш да изтриеш клиент, ако към него има издадени фактури. Системата ще те уведоми. Ако искаш да премахнеш записа, трябва първо да изтриеш или преместиш всички свързани документи.

Валидация на ЕИК

Системата проверява формата на ЕИК при запис — трябва да съдържа 9, 10 или 13 цифри. Алгоритъмът за контролна цифра се проверява, но не блокира записа при несъответствие — получаваш предупреждение, но можеш да продължиш. Физически лица (10-цифрен ЕГН формат) нямат контролна цифра и минават без проверка.

Авто-попълване от Търговския регистър

Въвеждането на ЕИК задейства справка в три слоя — мигновено и без допълнителни действия от твоя страна.

Как работи справката

Слой 1 — локален кеш: ако ЕИК-ът е бил търсен преди, данните се попълват мигновено от локалната база.

Слой 2 — CompanyBook.bg (Търговски регистър): при първа справка системата се свързва с официалния регистър и попълва: пълно наименование с правна форма, адрес (улица, номер, блок, вход, етаж, апартамент), град, пощенски код, материално отговорно лице, телефон, имейл. Резултатът се записва в локалния кеш за следващ път.

Слой 3 — допълване с изкуствен интелект: само ако кешираният запис е непълен (например липсва МОЛ), системата допълва празните полета. Изкуственият интелект не се използва за нови ЕИК справки.

VIES обогатяване: ако ДДС номерът не е намерен в Търговския регистър, системата опитва да провери дали фирмата е регистрирана по ДДС в ЕС чрез VIES и записва резултата.

⚠️ Внимание: Ако регистърът е временно недостъпен (например при претоварване), системата автоматично превключва в режим на ръчно въвеждане. Можеш да попълниш данните сам и да запазиш клиента — не е нужно да чакаш.

💡 Съвет: Авто-попълването е достъпно на всички планове, включително безплатния. Не е нужен абонамент за тази функция.

VIES проверка на ДДС номер

Цел: валидация на европейски ДДС номера при вътреобщностни B2B доставки — основание за освобождаване от ДДС по чл. 28 ЗДДС.

Стъпки

1. Отвори профила на клиента от Клиенти.
2. В полето за ДДС номер въведи пълния номер с държавен префикс (например BG206232420 или DE123456789).
3. Натисни Провери в VIES.
4. Системата показва: валиден / невалиден, наименование и адрес (ако са публично достъпни в регистъра).

Кеширане на резултата

• Валиден номер — резултатът се кешира за 24 часа.
• Невалиден номер — резултатът се кешира за 1 час.
• Грешка на VIES сървъра — резултатът не се кешира; системата не блокира записа.

⚠️ Внимание: Системата не поддържа 5-годишен архив на VIES проверките. За документална доказателственост при данъчна проверка се препоръчва да запазиш PDF разпечатка от резултата в момента на проверката.

По ЗДДС чл. 45а: При вътреобщностна доставка на стоки ДДС номерът на получателя трябва да е валиден в VIES към датата на доставката, за да ползваш нулева ставка.

Кредитен лимит на клиент

Изисква Pro или Business план.

Можеш да зададеш кредитен лимит за всеки клиент — максималната сума неплатени задължения, при която системата те предупреждава.

Стъпки

1. Отвори профила на клиента от Клиенти.
2. Намери секцията Кредитен лимит и въведи сумата.
3. По желание промени прага за предупреждение (по подразбиране: 80% от лимита).
4. Запази.

Статуси

Балансът се изчислява в евро — суми в лева се конвертират по официалния курс 1.95583.

Извлечение и вземания по давност

Извлечение по клиент

От профила на всеки клиент можеш да отвориш Извлечение — история на издадените фактури, получените плащания и текущия баланс за избран период.

1. Отвори профила от Клиенти.
2. Натисни Извлечение.
3. Задай начална и крайна дата.
4. Виждаш: обща сума по фактури, платено, остатък и разбивка по давност.

Вземания по давност

Вземания по давност групира всички неплатени фактури по времето на просрочие:

Отчетът включва само фактури (не проформи), само неанулирани и неизплатени.

💡 Съвет: Използвай отчета за вземания по давност преди края на финансовата година, за да прецениш кои вземания са несъбираеми и да вземеш счетоводно решение за тях.

Каталог с артикули и услуги

Достъп: Артикули

Централизиран списък на стоките и услугите, които предлагаш. При издаване на фактура започваш да пишеш в реда и системата предлага съвпадения от каталога — без да въвеждаш едно и също отново.

Добавяне на артикул

1. Отвори Артикули и натисни Нов артикул.
2. Въведи наименование, мерна единица (бр., ч., м², кг, дни…) и цена.
3. Избери ДДС ставка (20%, 9% или 0%).
4. По желание добави SKU код, описание, категория и снимка.
5. Запази.

Артикули на различни валути

Един артикул може да има цени в различни валути — например BGN за местни клиенти и EUR за европейски. При избор в документ системата предлага подходящата цена спрямо валутата на документа.

Складови артикули

Проследяване на наличности изисква Pro или Business план. Free планът не поддържа складови артикули.

Ако артикулът е физическа стока с наличност, можеш да включиш складово проследяване. При всяка издадена фактура с този артикул наличността се намалява автоматично. Системата предупреждава при достигане на минималното ниво.

При изтриване на складов артикул: ако е свързан с движения в склада, записът се архивира (скрива) вместо да се изтрие — историята се запазва. Артикули без складови движения се изтриват окончателно.

⚠️ Внимание: Изтритият (архивираният) артикул не се показва в каталога при нова фактура, но остава видим в историческите документи.

Разширен Каталог (Enterprise)

Достъп: Каталог — изисква план Enterprise.

Ако имаш план Enterprise, освен обикновения екран Артикули/Услуги виждаш и Каталог — разширена версия за фирми с по-голям и по-сложен продуктов асортимент: дървовидни категории, тагове, варианти с опаковки и баркодове, и импорт с AI съпоставяне на колони. И двата екрана работят върху едни и същи артикули (catalog_items) — промяна на артикул в единия се вижда веднага в другия.

Категории (дърво)

Организирай артикулите в йерархия от категории и подкатегории — например „Електроника → Компютри → Лаптопи". Всяка категория може да има родителска категория, което позволява произволна дълбочина на дървото.

1. Отвори Каталог → страничния панел с категории.
2. Създай нова категория и по желание избери родителска.
3. Филтрирай списъка с артикули по категория — с опция да включиш и подкатегориите ѝ („Включи подкатегориите").

Тагове

Свободни етикети (например „промоция", „сезонно", „B2B") за бързо филтриране на артикули, независимо от категорията им. Един артикул може да носи няколко тага едновременно.

Варианти и опаковки

Артикул може да има няколко варианта — например различни цветове или размери на един и същ продукт. Всеки вариант има собствен SKU, може да има собствена цена (различна от базовата) и собствена доставна цена за изчисление на себестойност.

Всеки вариант може да има няколко опаковки — различни разфасовки на едно и също количество (например „единично" vs „кашон × 12"), всяка с коефициент спрямо базовата мярка и по желание собствена цена.

💡 Съвет: Точно един вариант на артикул е маркиран като „основен" (is_default) — той се предлага по подразбиране при фактуриране, ако не избереш конкретен вариант.

Баркодове

Баркод (EAN/UPC или друг код) може да се регистрира към вариант или към конкретна опаковка. Веднъж регистриран, баркодът става търсим — въвеждането му в полето за търсене на Каталога намира точния продукт, вариант или опаковка. Баркод скенерът в Склада разчита на тази регистрация, за да разпознае продукта при сканиране.

⚠️ Внимание: Един баркод може да е регистриран само към едно нещо наведнъж (вариант или опаковка) в рамките на профила ти — системата не позволява дублиране.

Импорт с AI съпоставяне на колони

Каталог → Импорт отваря същия импорт wizard, който виждаш и в Артикули, но записва директно в разширения каталог (създава категории и регистрира баркодове при нужда).

1. Качи файл Excel (.xlsx) или CSV.
2. Системата показва преглед: колко реда ще се създадат, колко ще се обновят и колко имат грешки.
3. Провери съпоставянето на колони от файла към полетата на каталога (име, цена, ДДС ставка, SKU, категория и др.). При нужда коригирай ръчно съпоставянето за отделни колони.
4. Включи „AI съпоставяне", ако заглавията на колоните в твоя файл не съвпадат очевидно с очакваните полета (например файл на английски или с нестандартни имена) — AI разпознава по съдържание, не само по заглавие на колоната.
5. Прегледай реда по ред статусите (Нов / Обновяване / Грешка) и потвърди импорта.

💡 Съвет: Импортът е ограничен на 20 прегледа и 6 потвърждения в минута — при бърза поредица от опити изчакай няколко секунди между тях.

Каталог срещу Артикули/Услуги срещу Склад

Трите екрана боравят с частично припокриващи се данни, но имат различно предназначение:

Артикул винаги съществува в „Артикули/Услуги" (базовият запис); Каталогът добавя структура върху него (категория, варианти); Складът добавя проследяване на количества върху него. Изтриване или редакция на артикула от кой да е от трите екрана се отразява във всички.

Счетоводен портал за документи

Счетоводният портал е канал за комуникация и обмен на документи между счетоводител и неговите клиенти. Не е свързан с издаването на фактури — това е отделна функция.

За счетоводители

Достъп: Портал за документи — изисква Счетоводител план и разрешение за управление на клиенти.

Искане за документи

1. Отвори Портал за документи.
2. Избери клиент и натисни Ново искане.
3. Въведи заглавие на документа и краен срок.
4. Клиентът получава известие и вижда задачата.

Пакети от искания (bundle)

Ако искаш да изпратиш едни и същи документи до много клиенти наведнъж (например месечни счетоводни документи), използвай Пакети:

1. Създай пакет с набор от заглавия и относителни срокове (например „до 5 дни").
2. Избери клиентите, до които да изпратиш пакета.
3. Потвърди — системата създава отделни искания за всеки клиент.

Преглед и решение по качен документ

1. Когато клиент качи файл, получаваш известие.
2. Отвори искането, прегледай файла.
3. Натисни Одобри или Отхвърли (при отхвърляне — въведи причина).
4. Клиентът вижда решението и при нужда качва отново.

Напомняния

Ако искане стои без качен документ 3 или повече дни, можеш ръчно да изпратиш напомняне от профила на искането. Системата ограничава напомнянията до 3 за едно искане.

💡 Съвет: Прегледай историята на всички искания с филтър по статус — полезно при подготовка за данъчен период.

За клиенти на счетоводители

Достъп: Моят счетоводител — достъпно без plan gate, но изисква свързан счетоводител.

От тази страница виждаш:

• Задачи — активни искания за документи от твоя счетоводител с крайни срокове.
• Документи — история на всички качени от теб файлове.
• Срокове — данъчни и счетоводни крайни срокове, зададени от счетоводителя.
• Съобщения — директен чат с счетоводителя.

Качване на документ по искане

1. Отвори Моят счетоводител и намери задачата.
2. Натисни Качи файл.
3. Избери файл (PDF, JPG, PNG, XLSX, DOCX — до 10 МБ).
4. Потвърди — счетоводителят получава известие.

Проактивно качване (без предварително искане)

Можеш да качиш документ и без счетоводителят да е поискал — например ако получиш фактура от доставчик и искаш да я предадеш веднага. Файловете се приемат до 50 МБ при проактивно качване.

Подписване на документи

Всеки документ (фактура, договор, проформа) може да се подпише двустранно — от теб и от клиента. Подписът е правно валиден електронен запис с IP адрес и времево клеймо.

Методи за подписване

⚠️ Внимание: Генерирането на линк за подписване (стъпка „Изпрати за подпис") изисква Pro или Business план. При Free план бутонът не е достъпен — клиентът не може да получи линк независимо от избрания метод.

Как да подпишеш и изпратиш за подпис

1. Отвори документа и натисни Подписи (иконата с писалка).
2. Подпиши от своя страна (ти си издателят).
3. Натисни Изпрати за подпис — системата генерира личен линк за клиента.
4. Изпрати линка на клиента по имейл, SMS или съобщение.
5. Клиентът отваря линка без да има нужда от регистрация и подписва.
6. И двата подписа са видими в документа.

⚠️ Внимание: Линкът за подписване е валиден 72 часа (3 дни) от генерирането му. След изтичане трябва да генерираш нов. След успешен подпис от клиента линкът се анулира веднага — не може да се използва повторно.

💡 Съвет: Правото да използва нарисуван подпис се определя от твоя план (издателя), не от плана на клиента. Клиентът може да рисува подпис, само ако ти имаш Pro или Business абонамент.

Проверка и отмяна на подпис

• Проверка на целостта: при всяко подписване системата записва SHA-256 отпечатък на PDF документа. Можеш да провериш дали документът не е изменен след подписването от профила на документа → Провери подпис.
• Отмяна: подписът може да се отмени от профила на документа → Подписи → Отмени. Отменянето е меко — записът остава в историята с дата и причина.

⚠️ Внимание: Клиентът може да подпише само веднъж. При успешен подпис линкът се инвалидира и не може да се използва отново.

По ЗДДС чл. 114, ал. 1, т. 12: Електронната фактура трябва да гарантира автентичността на произхода и целостта на съдържанието — изискване, което подписването с IP клеймо и PDF hash изпълнява.

🛠️ Често срещани проблеми

Авто-попълването не работи — показва грешка при търсене в регистъра. Регистърът може да е временно недостъпен. Системата автоматично преминава в режим на ръчно въвеждане — попълни данните ръчно и запази клиента. Опитай авто-попълването отново след около час.

Данните от регистъра са непълни или стари. CompanyBook.bg синхронизира с Търговския регистър периодично. Ако наскоро е имало промяна (нов адрес, нов МОЛ), данните може да не са актуални. Коригирай ги ръчно — системата не презаписва ръчните корекции при следваща справка.

Не мога да изтрия клиент — получавам грешка. Клиент с издадени фактури не може да се изтрие. Трябва първо да изтриеш или анулираш всички свързани документи, след което изтриването ще стане възможно.

VIES казва „невалиден", но фирмата е регистрирана по ДДС. Регистрацията в VIES може да има забавяне след регистрацията в НАП (до няколко дни). Провери директно на ec.europa.eu/taxation_customs/vies и ако там е валидно, запази ръчно ДДС номера на клиента.

Кредитният лимит не се вижда в профила на клиента. Кредитният лимит е функция на Pro и Business план. При Free план секцията не се показва. Виж Абонаменти за надграждане.

Линкът за подписване е изтекъл. Линковете са валидни 72 часа. Отвори документа → Подписи → Генерирай нов линк и изпрати новия линк на клиента.

Клиентът казва, че не вижда опцията за нарисуван подпис — само „Кликни за приемане". Нарисуваният подпис изисква Pro или Business план от твоя страна (издателя). При Pro план клиентът вижда и двата метода; при Free план изпращането на линк за подписване не е достъпно изобщо. Надградете абонамента от Абонаменти.

Не виждам бутон „Изпрати за подпис" или получавам грешка при генериране на линк. Изпращането на линк за подписване изисква Pro или Business план. При Free план тази функция не е активна. Надградете от Абонаменти.

Не виждам Портал за документи в менюто. Порталът за документи е достъпен само при Счетоводител план. Ако имаш стандартен абонамент, виж Абонаменти или се свържи с нас от Контакти.

Клиентът не вижда задачи в „Моят счетоводител". За да работи порталът, трябва счетоводителят да е свързан с клиентския акаунт. Свързването се прави от страната на счетоводителя — помоли го да изпрати покана от Портал за документи.

Складовите артикули не се показват в каталога при нова фактура. Ако артикулът е архивиран (меко изтрит), не се вижда в новите документи. Отвори Артикули, включи филтъра Архивирани и възстанови артикула ако е нужно.

Не виждам Каталог в менюто, само „Артикули/Услуги". Разширеният Каталог (категории, варианти, баркодове, AI импорт) е достъпен само на план Enterprise. При Pro/Business план виждаш само базовия екран Артикули/Услуги — той работи върху същите данни, но без разширената структура. Виж Абонаменти за надграждане.

Баркодът не може да се регистрира — грешка при запис. Баркодът вероятно вече е регистриран към друг вариант или опаковка в профила ти. Провери в Каталога кой продукт го използва в момента и премахни го оттам, преди да го регистрираш другаде.

Свързани теми

• Издаване на фактури — как да свържеш клиент и артикул в нова фактура
• Разходи и покупки — доставчици и входящи документи
• Склад — наличности, движения и инвентаризация на складови артикули
• Счетоводни функции — пълно ръководство за счетоводители
• Договори и проекти — подписване на договори
• Данъци — VIES декларация и вътреобщностни доставки