Склад, инвентаризация и ДМА

Управлявай физическите наличности на стоките си: проследявай количества, регистрирай движения, получавай сигнали при нисък запас и провеждай…

Управлявай физическите наличности на стоките си: проследявай количества, регистрирай движения, получавай сигнали при нисък запас и провеждай задължителна годишна инвентаризация. Дълготрайните материални активи (ДМА) се управляват на отделен екран с пълен цикъл на амортизация.

Достъп: Склад · Инвентаризация · ДМА: изискват план Pro+

Функция	План	Лимит
Склад (артикули, движения, справки)	Pro+	200 артикула на Pro; неограничен на Business+
Инвентаризация	Pro+	Неограничен брой
ДМА	Pro+	50 актива на Pro; неограничен на Business+

Екранът Склад: три таба

Отвори Склад. Виждаш четири карти с обобщение горе:

Артикули: общият брой в склада
Нисък запас: артикули под минималното количество
Обща стойност: сумарна стойност на цялата наличност (средна цена × количество)
Движения днес: колко движения са регистрирани за деня

Под картите са три таба: Артикули, Движения, Справки.

Добавяне на артикул в склада

Само артикули, вече съществуващи в каталога, могат да се добавят в склада.

Натисни Добави артикул горе вдясно.
Избери артикул от каталога (менюто показва само нови: вече добавените са изключени).
Попълни:
- Текущо количество: началната наличност
- Минимално количество: при спадане под тази стойност артикулът получава badge „Нисък запас“
- Количество за поръчка: препоръчителното количество при презареждане
- Местоположение (незадължително): физическото място в склада, напр. A1-01
- Дата на изтичане (незадължително): за стоки с краен срок
Натисни Запази.

Съвет: При редакция на съществуващ артикул изборът на каталожен запис е скрит: можеш да редактираш само количествата и параметрите.

Внимание: На план Pro при достигане на лимита от 200 артикула системата показва грешка „Достигнат лимит“. Надгради до Business+ за неограничен брой.

Масов внос от каталога

Бутонът Масов внос (горе вляво) позволява да добавиш много артикули наведнъж:

Натисни Масов внос.
Виждаш списък с всички каталожни артикули, които все още не са в склада.
Постави отметки на желаните.
Натисни Внеси (N): системата ги добавя с нулево количество, което после нагласяш.

Съвет: Ако каталогът е празен или всички артикули вече са добавени, списъкът ще е празен. Добави артикули първо в Каталога.

Баркод скенер

В таб Артикули има бутон Сканирай (иконата с черти вляво от филтъра):

Натисни Сканирай: отваря се камерата/QR четецът.
Насочи камерата към баркода или QR кода на продукта.
При успешно разпознаване: артикулът се маркира в синьо в списъка за 3 секунди.
Ако баркодът не е намерен: появява се информационно съобщение.

Съвет: Баркодът трябва да е въведен в каталожния запис на артикула предварително.

Складови движения

В склада съществуват точно 4 типа движения:

Тип	Ефект	Как се създава
Приемане	+количество	Ръчно от „Ново движение“
Изписване	−количество	Ръчно от „Ново движение“
Корекция	задава ново количество директно	Ръчно от „Ново движение“
Фактурно изписване	−количество при фактура	Автоматично при фактуриране

Как да регистрираш движение ръчно

Натисни Ново движение (зеленият бутон горе): или натисни бутона + / − директно на реда на артикула.
Избери тип: Приемане, Изписване или Корекция.
Избери артикула от менюто (показва текущото количество).
Въведи количеството:
- При Приемане и Изписване: въвеждаш добавяното/изписваното количество.
- При Корекция: въвеждаш директно новото количество (системата показва текущото като подсказка).
Добави бележка (незадължително).
Натисни Запази.

Внимание: При Изписване с количество, по-голямо от наличното, системата показва грешка „Недостатъчна наличност“. Изписването не се блокира автоматично при фактуриране: грешката се показва само при ръчно изписване.

Автоматично изписване при фактура

Когато фактурираш артикул с включено проследяване, системата автоматично създава движение тип Фактурно изписване: не е нужно да го правиш ръчно. Виж Фактуриране.

Таб Движения: хронология

В таб Движения виждаш пълната хронология на всички складови операции:

Филтриране по артикул и по тип движение: изборът е горе над списъка.
Списъкът зарежда по 20 записа: натисни Зареди още за следващата страница.
Всяко движение има бутон за изтегляне на PDF документ: полезно за счетоводна документация и одит.

Съвет: PDF документите за движенията могат да служат като складови разписки при предаване на стока.

Таб Справки: alerts и обобщения

В таб Справки намираш:

Нисък запас: списък с всички артикули под минималното количество, с препоръчителното количество за поръчка.
Изтичащи артикули: артикули с дата на изтичане в следващите 30 дни, маркирани в оранжево.
Обобщение на движенията: таблица по артикул с общото приети, изписани количества и нетната промяна за периода.

Внимание: Предупреждението за изтичащи артикули се изчислява само за артикули, на които е зададена дата на изтичане. Артикули без дата не се показват в тази секция.

Нисък запас: как работи

Ако наличността на артикул спадне под минималното количество:

Артикулът получава badge „Нисък запас“ (кехлибарен) в таб Артикули.
Количеството се показва в червено.
Артикулът се появява в секция „Нисък запас“ в таб Справки с препоръчителното количество за поръчка.

Включи филтъра „Нисък запас“ в таб Артикули, за да виждаш само тях.

Съвет: Задай реалистично минимално количество при добавяне на артикула: то е основата на сигналната система.

Инвентаризация

Инвентаризацията сравнява физическата наличност с тази в системата и фиксира разликите.

По ЗСч чл. 28: Предприятията са задължени да извършват годишна инвентаризация на активите и пасивите си. Fakturka.bg предоставя пълен дигитален workflow за изпълнение на това задължение.

Достъп: Инвентаризация: изисква план Pro+.

Workflow стъпка по стъпка

Натисни Нова инвентаризация.
Попълни:
- Дата на инвентаризацията
- Тип: Стоки / ДМА / Каса / Пълна
- Членове на комисията (напр. „Иван Иванов, Мария Петрова“)
- Бележки (незадължително)
Натисни Създай: инвентаризацията се създава в статус Чернова.
Натисни Автоматично попълване: системата зарежда всички артикули с текущите си количества и стойности като стартова точка.
Въведи фактическите количества и стойности за всеки ред (inline редактиране).
Когато сте готови, натисни Завърши инвентаризацията.

Внимание: Завършването е необратимо: системата показва confirmation dialog преди финализиране. След завършване статусът става Завършена и редактирането е невъзможно.

Резултат: обобщение

След завършване системата генерира автоматично обобщение:

Съответствие: редове, при които физическото = системното количество
Излишъци: физическото > системното (стойност в лв.)
Липси: физическото < системното (стойност в лв.)

Съвет: Само инвентаризации в статус Чернова могат да се изтриват. Инвентаризации „В процес“ могат само да се редактират.

Дълготрайни материални активи (ДМА)

Достъп: ДМА: изисква план Pro+. На Pro: максимум 50 актива. На Business+: неограничен брой.

Екранът има четири таба: Активи, Амортизация, Отчети, Лизинг.

Добавяне на актив

Натисни Нов актив в таб Активи.
Попълни:
- Наименование, дата на придобиване, стойност на придобиване
- ЗКПО категория (виж таблицата по-долу): системата автоматично предлага максималната данъчна ставка и полезния живот в месеци
- Метод на амортизация: Линеен / Намаляващ остатък / Суми от години
- Счетоводна ставка и данъчна ставка (може да са различни)
Натисни Запази: активът получава статус Активен.

ЗКПО категории:

Категория	Описание
Кат. I	Масивни сгради, включително инвестиционни имоти, съоръжения, предавателни устройства
Кат. II	Машини, производствено оборудване, апаратура
Кат. III	Транспортни средства без автомобили; покритие на пътища и на самолетни писти
Кат. IV	Компютри, периферни устройства, мобилни телефони, софтуер
Кат. V	Автомобили (леки, товарни, автобуси)
Кат. VI	Активи с ограничен срок на ползване по договор или закон
Кат. VII	Всички останали амортизируеми активи

Начисляване и осчетоводяване на амортизация

Отвори таб Амортизация.
Избери период (от последните 24 месеца).
Натисни Начисли амортизация: системата изчислява pending записи за периода.
Прегледай записите.
Натисни Осчетоводи: появява се confirmation dialog.

Внимание: Осчетоводяването е необратимо и обхваща целия избран период наведнъж. Прегледай внимателно преди потвърждение.

Спиране и възобновяване на амортизацията

Можеш да спреш амортизацията на активен актив без да го бракуваш: статусът става Спрян. По-късно можеш да я възобновиш. Тази операция е независима от бракуването.

Бракуване / Продажба

Избери актива и натисни Бракувай.
Избери тип:
- Продажба: въведи сума и дата
- Бракуване: физическо унищожение
- Дарение
- Липса / Кражба
Натисни Потвърди: активът преминава в статус Бракуван (необратимо).

Съвет: Бракуваните активи остават видими в системата за исторически справки и одит.

Често срещани проблеми

Бутонът „Склад“ не се вижда в менюто Складът е достъпен само от план Pro+. На безплатен план (Start) виждаш overlay с покана за надграждане. Провери плана си в Абонамент.

Артикулът не се добавя: появява се грешка за лимит На план Pro лимитът е 200 артикула в склада. Изтрий неизползвани артикули или надгради до Business+ за неограничен брой.

„Ново движение“ показва грешка „Недостатъчна наличност“ Наличността на избрания артикул е 0 или по-малко от исканото количество. Регистрирай първо Приемане, за да увеличиш наличността.

Автоматичното попълване при инвентаризация не добавя редове Функцията попълва само артикули, вече добавени в Склада. Ако складът е празен: добави артикулите първо там.

Бутонът „Завърши“ е неактивен Инвентаризацията трябва да е в статус В процес, за да може да се завърши. Ако е в Чернова: натисни Автоматично попълване, за да премине в статус В процес.

Фактурирах артикул, но движение не се появи в Склада Фактурното изписване се генерира автоматично само ако артикулът е добавен в Склада с активно проследяване. Провери дали артикулът е в таб Артикули на Склада.

Баркодът не е намерен при сканиране Баркодът трябва да е записан в каталожния запис на артикула. Отвори Каталога, намери артикула и добави баркода в полето за баркод/EAN.

ДМА: не мога да добавя нов актив: появява се грешка за лимит На план Pro лимитът е 50 актива. Надгради до Business+ за неограничен брой. Виж Абонамент.

Осчетоводяването на амортизация е неактивно Трябва първо да натиснеш Начисли амортизация за избрания период. Осчетоводяването се активира след като pending записите са изчислени.

Свързани теми

Каталог на артикули и услуги: добавяне на артикули, баркодове, цени
Фактуриране: как фактурирането задейства автоматично изписване от склада
Разходи и покупки: регистриране на доставки
Счетоводство и отчети: ДМА в годишни отчети, амортизационен план
Производство: как партидите консумират суровини от склада и заприхождават готова продукция