Склад, инвентаризация и ДМА

Управлявай физическите наличности на стоките си — проследявай количества, регистрирай движения, получавай сигнали при нисък запас и провеждай…

Управлявай физическите наличности на стоките си — проследявай количества, регистрирай движения, получавай сигнали при нисък запас и провеждай задължителна годишна инвентаризация. Дълготрайните материални активи (ДМА) се управляват на отделен екран с пълен цикъл на амортизация.

Достъп: Склад · Инвентаризация · ДМА — изискват план Pro+

Екранът Склад — три таба

Отвори Склад. Виждаш четири карти с обобщение горе:

• Артикули — общият брой в склада
• Нисък запас — артикули под минималното количество
• Обща стойност — сумарна стойност на цялата наличност (средна цена × количество)
• Движения днес — колко движения са регистрирани за деня

Под картите са три таба: Артикули, Движения, Справки.

Добавяне на артикул в склада

Само артикули, вече съществуващи в каталога, могат да се добавят в склада.

1. Натисни Добави артикул горе вдясно.
2. Избери артикул от каталога (менюто показва само нови — вече добавените са изключени).
3. Попълни:
   • Текущо количество — началната наличност
   • Минимално количество — при спадане под тази стойност артикулът получава badge „Нисък запас"
   • Количество за поръчка — препоръчителното количество при презареждане
   • Местоположение (незадължително) — физическото място в склада, напр. A1-01
   • Дата на изтичане (незадължително) — за стоки с краен срок
4. Натисни Запази.

💡 Съвет: При редакция на съществуващ артикул изборът на каталожен запис е скрит — можеш да редактираш само количествата и параметрите.

⚠️ Внимание: На план Pro при достигане на лимита от 200 артикула системата показва грешка „Достигнат лимит". Надгради до Business+ за неограничен брой.

Масов внос от каталога

Бутонът Масов внос (горе вляво) позволява да добавиш много артикули наведнъж:

1. Натисни Масов внос.
2. Виждаш списък с всички каталожни артикули, които все още не са в склада.
3. Постави отметки на желаните.
4. Натисни Внеси (N) — системата ги добавя с нулево количество, което после нагласяш.

💡 Съвет: Ако каталогът е празен или всички артикули вече са добавени, списъкът ще е празен. Добави артикули първо в Каталога.

Баркод скенер

В таб Артикули има бутон Сканирай (иконата с черти вляво от филтъра):

1. Натисни Сканирай — отваря се камерата/QR четецът.
2. Насочи камерата към баркода или QR кода на продукта.
3. При успешно разпознаване — артикулът се маркира в синьо в списъка за 3 секунди.
4. Ако баркодът не е намерен — появява се информационно съобщение.

💡 Съвет: Баркодът трябва да е въведен в каталожния запис на артикула предварително.

Складови движения

В склада съществуват точно 4 типа движения:

Как да регистрираш движение ръчно

1. Натисни Ново движение (зеленият бутон горе) — или натисни бутона + / − директно на реда на артикула.
2. Избери тип: Приемане, Изписване или Корекция.
3. Избери артикула от менюто (показва текущото количество).
4. Въведи количеството:
   • При Приемане и Изписване — въвеждаш добавяното/изписваното количество.
   • При Корекция — въвеждаш директно новото количество (системата показва текущото като подсказка).
5. Добави бележка (незадължително).
6. Натисни Запази.

⚠️ Внимание: При Изписване с количество, по-голямо от наличното, системата показва грешка „Недостатъчна наличност". Изписването не се блокира автоматично при фактуриране — грешката се показва само при ръчно изписване.

Автоматично изписване при фактура

Когато фактурираш артикул с включено проследяване, системата автоматично създава движение тип Фактурно изписване — не е нужно да го правиш ръчно. Виж Фактуриране.

Таб Движения — хронология

В таб Движения виждаш пълната хронология на всички складови операции:

• Филтриране по артикул и по тип движение — изборът е горе над списъка.
• Списъкът зарежда по 20 записа — натисни Зареди още за следващата страница.
• Всяко движение има бутон за изтегляне на PDF документ — полезно за счетоводна документация и одит.

💡 Съвет: PDF документите за движенията могат да служат като складови разписки при предаване на стока.

Таб Справки — alerts и обобщения

В таб Справки намираш:

• Нисък запас — списък с всички артикули под минималното количество, с препоръчителното количество за поръчка.
• Изтичащи артикули — артикули с дата на изтичане в следващите 30 дни, маркирани в оранжево.
• Обобщение на движенията — таблица по артикул с общото приети, изписани количества и нетната промяна за периода.

⚠️ Внимание: Предупреждението за изтичащи артикули се изчислява само за артикули, на които е зададена дата на изтичане. Артикули без дата не се показват в тази секция.

Нисък запас — как работи

Ако наличността на артикул спадне под минималното количество:

• Артикулът получава badge „Нисък запас" (кехлибарен) в таб Артикули.
• Количеството се показва в червено.
• Артикулът се появява в секция „Нисък запас" в таб Справки с препоръчителното количество за поръчка.

Включи филтъра „Нисък запас" в таб Артикули, за да виждаш само тях.

💡 Съвет: Задай реалистично минимално количество при добавяне на артикула — то е основата на сигналната система.

Инвентаризация

Инвентаризацията сравнява физическата наличност с тази в системата и фиксира разликите.

По ЗСч чл. 28: Предприятията са задължени да извършват годишна инвентаризация на активите и пасивите си. Fakturka.bg предоставя пълен дигитален workflow за изпълнение на това задължение.

Достъп: Инвентаризация — изисква план Pro+.

Workflow стъпка по стъпка

1. Натисни Нова инвентаризация.
2. Попълни:
   • Дата на инвентаризацията
   • Тип: Стоки / ДМА / Каса / Пълна
   • Членове на комисията (напр. „Иван Иванов, Мария Петрова")
   • Бележки (незадължително)
3. Натисни Създай — инвентаризацията се създава в статус Чернова.
4. Натисни Автоматично попълване — системата зарежда всички артикули с текущите си количества и стойности като стартова точка.
5. Въведи фактическите количества и стойности за всеки ред (inline редактиране).
6. Когато сте готови, натисни Завърши инвентаризацията.

⚠️ Внимание: Завършването е необратимо — системата показва confirmation dialog преди финализиране. След завършване статусът става Завършена и редактирането е невъзможно.

Резултат — обобщение

След завършване системата генерира автоматично обобщение:

• Съответствие — редове, при които физическото = системното количество
• Излишъци — физическото > системното (стойност в лв.)
• Липси — физическото < системното (стойност в лв.)

💡 Съвет: Само инвентаризации в статус Чернова могат да се изтриват. Инвентаризации „В процес" могат само да се редактират.

Дълготрайни материални активи (ДМА)

Достъп: ДМА — изисква план Pro+. На Pro: максимум 50 актива. На Business+: неограничен брой.

Екранът има четири таба: Активи, Амортизация, Отчети, Лизинг.

Добавяне на актив

1. Натисни Нов актив в таб Активи.
2. Попълни:
   • Наименование, дата на придобиване, стойност на придобиване
   • ЗКПО категория (виж таблицата по-долу) — системата автоматично предлага максималната данъчна ставка и полезния живот в месеци
   • Метод на амортизация: Линеен / Намаляващ остатък / Суми от години
   • Счетоводна ставка и данъчна ставка (може да са различни)
3. Натисни Запази — активът получава статус Активен.

ЗКПО категории:

Начисляване и осчетоводяване на амортизация

1. Отвори таб Амортизация.
2. Избери период (от последните 24 месеца).
3. Натисни Начисли амортизация — системата изчислява pending записи за периода.
4. Прегледай записите.
5. Натисни Осчетоводи — появява се confirmation dialog.

⚠️ Внимание: Осчетоводяването е необратимо и обхваща целия избран период наведнъж. Прегледай внимателно преди потвърждение.

Спиране и възобновяване на амортизацията

Можеш да спреш амортизацията на активен актив без да го бракуваш — статусът става Спрян. По-късно можеш да я възобновиш. Тази операция е независима от бракуването.

Бракуване / Продажба

1. Избери актива и натисни Бракувай.
2. Избери тип:
   • Продажба — въведи сума и дата
   • Бракуване — физическо унищожение
   • Дарение
   • Липса / Кражба
3. Натисни Потвърди — активът преминава в статус Бракуван (необратимо).

💡 Съвет: Бракуваните активи остават видими в системата за исторически справки и одит.

🛠️ Често срещани проблеми

Бутонът „Склад" не се вижда в менюто Складът е достъпен само от план Pro+. На безплатен план (Start) виждаш overlay с покана за надграждане. Провери плана си в Абонамент.

Артикулът не се добавя — появява се грешка за лимит На план Pro лимитът е 200 артикула в склада. Изтрий неизползвани артикули или надгради до Business+ за неограничен брой.

„Ново движение" показва грешка „Недостатъчна наличност" Наличността на избрания артикул е 0 или по-малко от исканото количество. Регистрирай първо Приемане, за да увеличиш наличността.

Автоматичното попълване при инвентаризация не добавя редове Функцията попълва само артикули, вече добавени в Склада. Ако складът е празен — добави артикулите първо там.

Бутонът „Завърши" е неактивен Инвентаризацията трябва да е в статус В процес, за да може да се завърши. Ако е в Чернова — натисни Автоматично попълване, за да премине в статус В процес.

Фактурирах артикул, но движение не се появи в Склада Фактурното изписване се генерира автоматично само ако артикулът е добавен в Склада с активно проследяване. Провери дали артикулът е в таб Артикули на Склада.

Баркодът не е намерен при сканиране Баркодът трябва да е записан в каталожния запис на артикула. Отвори Каталога, намери артикула и добави баркода в полето за баркод/EAN.

ДМА: не мога да добавя нов актив — появява се грешка за лимит На план Pro лимитът е 50 актива. Надгради до Business+ за неограничен брой. Виж Абонамент.

Осчетоводяването на амортизация е неактивно Трябва първо да натиснеш Начисли амортизация за избрания период. Осчетоводяването се активира след като pending записите са изчислени.

Свързани теми

• Каталог на артикули и услуги — добавяне на артикули, баркодове, цени
• Фактуриране — как фактурирането задейства автоматично изписване от склада
• Разходи и покупки — регистриране на доставки
• Счетоводство и отчети — ДМА в годишни отчети, амортизационен план
• Производство — как партидите консумират суровини от склада и заприхождават готова продукция