Договори, проекти и гаранции

Управлявай договори с клиенти, проследявай рентабилността на проекти и издавай гаранционни карти — всичко на едно място. Всяка от тези функции изисква…

Управлявай договори с клиенти, проследявай рентабилността на проекти и издавай гаранционни карти — всичко на едно място. Всяка от тези функции изисква Pro план или по-висок.

Достъп: Договори · Проекти · Гаранции

⚠️ Внимание: Функциите Договори, Проекти и Гаранционни карти са достъпни само при Pro, Business, Enterprise план или при активен пробен период (30 дни). При Free план виждаш бутон за надграждане вместо съдържанието. Провери плана си в Абонамент.

Договори

Договорите ти позволяват да следиш споразуменията с клиентите — период, стойност, плащания и статус — директно в системата, без нужда от отделни таблици или файлове.

Четене на началния екран

Горният ред показва четири статистически карти:

Ако имаш активни договори с наближаваща крайна дата, системата показва жълт алерт с точния брой — „X договора изтичат в следващите 30 дни". Не го пренебрегвай: преминало договора без подновяване означава статус Изтекъл.

Търсене и филтриране

• Въведи в полето за търсене заглавие, номер на договор или клиент — резултатите се появяват автоматично.
• Избери статус от падащото меню вдясно от търсенето: Всички / Чернова / Активен / Изтекъл / Прекратен / Завършен.

Създаване на нов договор

1. Отвори Договори и натисни + Нов договор.
2. Въведи заглавие — задължително поле.
3. Попълни номера на договора (ако го пропуснеш, системата не го генерира автоматично).
4. Избери тип: Услуга, Доставка, Наем или Друг.
5. Избери клиент от списъка с твоите контрагенти.
6. Задай начална дата и, ако договорът е срочен, крайна дата. Договори без крайна дата са безсрочни и в таблицата показват символа ∞.
7. Въведи сума и валута (BGN, EUR, USD).
8. Избери честота на плащане: Еднократно, Месечно, Тримесечно или Годишно.
9. Ако искаш системата да те напомня преди изтичане: включи Автоматично подновяване и задай брой дни за напомняне.
10. Добави описание и бележки по желание.
11. Натисни Запази.

💡 Съвет: Безсрочните договори (без крайна дата) никога не получават статус „Изтекъл" и не се броят в алерта. Ползвай ги за рамкови споразумения без фиксиран край.

Статуси на договора

Системата поддържа пет статуса:

💡 Съвет: Активни договори с крайна дата до 30 дни напред показват жълт алерт в горната лента; статусът в базата остава Активен.

⚠️ Внимание: Статусът Изтекъл се задава автоматично от системата когато крайната дата на активен договор е минала. Не е нужно да го смяняш ръчно.

Детайлен изглед и действия

Кликни върху заглавието на договор в таблицата за да отвориш детайлния му изглед.

От детайлния изглед можеш да:

• Генерираш фактура — директно създава фактура в системата, свързана с договора. Отива в Фактури за финализиране.
• Качиш файл — прикачи PDF или друг документ към договора. Изтегляш или изтриваш прикачения файл по всяко време.
• Подновиш договора — бутонът е видим само за договори с крайна дата. Удължава срока.

💡 Съвет: Редактирането и изтриването на договор се правят от иконките молив и кош в таблицата с договори — тези действия не са достъпни от детайлния изглед.

💡 Съвет: Бутонът Поднови не се показва при безсрочни договори (без крайна дата) — те нямат срок за подновяване.

Управление на плащанията

В детайлния изглед виждаш в реално време:

• Платено (зелено) — сумата на всички записани плащания.
• Остатък — разликата до пълното погасяване. Показва се в жълто докато има неплатена сума; при пълно погасяване светва в зелено.

За да добавиш ново плащане:

1. В секцията „Ново плащане" вдясно въведи дата, сума и метод (Банков превод / В брой / Карта).
2. Натисни Запиши.

Плащането се появява незабавно в историята и картите Платено/Остатък се актуализират.

Проекти

Проектите служат за проследяване на рентабилността по поръчка или задача — какво си приходил, какво си изразходвал и дали оставаш в бюджета.

Достъп: Проекти

Статистически карти

В горната лента на екрана виждаш: Общо проекти · Активни · Общ бюджет · Печалба (сума за всички проекти).

Създаване на проект

1. Отвори Проекти и натисни + Нов проект.
2. Въведи наименование — единственото задължително поле.
3. Избери клиент (по желание).
4. Въведи бюджет (по желание).
5. Задай статус: Активен, Завършен или Архивиран.
6. Добави начална и крайна дата по желание.
7. Добави описание.
8. Натисни Запази.

💡 Съвет: Дори без бюджет можеш да виждаш P&L на проекта. Бюджетната лента просто няма да се покаже.

Детайлен P&L изглед

Кликни върху картата на проект за да отвориш пълния му P&L изглед.

Виждаш четири карти:

Бюджетна лента — цветова индикация

Лентата под P&L картите показва напредъка визуално:

• Зелена — изразходвано под 75% от бюджета. Добро положение.
• Оранжева — между 75% и 100%. Внимавай с новите разходи.
• Червена / „Over budget" — надвишен бюджет. Вземи мерки.

Свързване на документи с проект

При създаване или редакция на фактура избери проекта от полето „Проект" — тя се брои в Приходите. По същия начин при разход или командировка — избери проекта за да се включи в Разходите. В детайлния изглед виждаш броя на свързаните фактури, разходи и командировки.

⚠️ Внимание: Свързването с проект е възможно само при създаване или редакция на документа. Не можеш да добавиш проект към вече финализирана фактура с анулиран статус.

Статуси на проекта

Търсене

Полето за търсене е с отложена реакция — резултатите се зареждат след кратка пауза докато пишеш. Търси по наименование на проекта.

Гаранционни карти

Гаранционните карти ти позволяват да следиш гаранционните задължения към клиентите — срокове, серийни номера, ремонти и замени.

Достъп: Гаранции

Статистически карти

В горната лента виждаш: Активни гаранции · Изтичащи до 30 дни · Събития този месец.

Създаване на гаранционна карта

1. Отвори Гаранции и натисни + Нова гаранция.
2. Въведи наименование на продукта и сериен номер.
3. Избери клиент.
4. По желание свържи с фактура — избери от списъка на издадените фактури.
5. Въведи начална дата на гаранцията.
6. Задай срок в месеци — крайната дата се изчислява автоматично (начална дата + брой месеца). Можеш да я промениш ръчно.
7. Редактирай гаранционните условия — предзаредени са стандартни условия, но ги приспособи ако е необходимо.
8. Натисни Запази.

💡 Съвет: Свързването с фактура (стъпка 4) не е задължително, но помага да намериш лесно гаранцията по конкретна продажба.

Статуси на гаранцията

Добавяне на гаранционно събитие

При рекламация или сервиз:

1. Кликни върху гаранционната карта за да отвориш детайлния изглед.
2. Натисни + Добави събитие.
3. Избери тип: Ремонт, Замяна, Сервиз или Удължаване.
4. Въведи дата, стойност на интервенцията и описание.
5. Натисни Запази.

Събитието се появява в историята на картата. Можеш да изтриваш события по всяко време.

💡 Съвет: При избор на тип Удължаване — ако задаваш нова крайна дата, редактирай ръчно полето за крайна дата на гаранцията след записване на събитието.

Изтегляне на PDF гаранционна карта

В списъка с гаранции всеки ред има бутон Download — изтегля официален PDF документ за гаранцията, готов за предаване на клиента.

Търсене и филтриране

• Търси по продукт или сериен номер.
• Филтрирай по статус: Всички / Активни / Изтекли / Анулирани.

🛠️ Често срещани проблеми

Не виждам меню „Договори" / „Проекти" / „Гаранции" Тези функции изискват Pro план или по-висок. При Free план вместо съдържанието виждаш overlay с опция за надграждане. Провери плана си в Абонамент или разгледай опциите на страницата с цени.

Бутонът „Поднови" не се показва Бутонът е видим само за договори с въведена крайна дата. Ако договорът е безсрочен (без крайна дата), няма какво да се подновява — виждаш символа ∞ вместо дата.

Статусът се е сменил на „Изтекъл" без да съм го сменял Правилно поведение — системата автоматично задава статус „Изтекъл" когато крайната дата на активен договор е минала. Ако искаш да продължиш договора, натисни „Поднови" в детайлния изглед.

Плащанието е записано, но остатъкът не се е сменил Опресни страницата. При бавна мрежа актуализацията може да се забави с няколко секунди.

Търсенето в проекти не връща резултати веднага Търсенето има кратка пауза (около 0.3 секунди) преди да изпрати заявката — нормално поведение. Изчакай секунда след спиране на писането.

Не мога да свържа фактура с проект след издаването й Свързването с проект е достъпно само при създаване или редакция на фактурата. Ако фактурата е вече финализирана и в статус „Анулирана", промяна не е възможна. Ако е в статус „Чернова" или „Издадена" — отвори редакция на фактурата от Фактури.

Бюджетната лента е червена — какво да правя? Червената лента означава, че разходите по проекта надхвърлят зададения бюджет. Отвори детайлния изглед на проекта, провери кои разходи са включени и коригирай или актуализирай бюджета от „Редактирай".

Гаранционната карта показва „Изтекла", но срокът не е минал Провери крайната дата в детайлния изглед — ако е въведена ръчно с грешна дата, редактирай картата и коригирай. Системата използва тази дата директно за определяне на статуса.

Не намирам гаранция по сериен номер Увери се, че търсиш в правилното поле (серийният номер е различен от наименованието на продукта). Провери дали в таблото не е избран филтър за статус, който изключва търсената карта — смени на „Всички".

Генерираната фактура от договор е празна или без данни Фактурата се създава с данните на клиента и стойността от договора, но позициите (редовете) трябва да добавиш ръчно след генерирането. Отиди в Фактури, намери новата чернова и попълни редовете.

Свързани теми

• Фактури — създаване, изпращане и подписване на фактури
• Клиенти и каталог — управление на контрагенти
• Разходи и покупки — свързване на разходи с проекти
• Командировки и аванси — включване на командировки в P&L на проект
• Абонамент — провери или смени плана си