HR и заплати (ТРЗ)

Модулът управлява служителите на фирмата, изчислява месечните заплати и осигуровки, генерира фишове и подготвя всички файлове за НОИ — Декларация 1,…

Модулът управлява служителите на фирмата, изчислява месечните заплати и осигуровки, генерира фишове и подготвя всички файлове за НОИ — Декларация 1, Декларация 6 и Справка по чл. 73 ЗДДФЛ.

Достъп: Заплати · НОИ Декларации

⚠️ Внимание: Модулите Заплати и НОИ Декларации изискват Business план. Добавянето на нови служители също изисква Business план. Разглеждането на списъка с вече добавени служители е достъпно на всеки план.

Служители

Преди да изчислиш ведомост, добави данните на всеки служител. Тези данни се използват автоматично при всяко месечно изчисление.

Добавяне на служител

1. Отвори Заплати и избери раздел Служители.
2. Натисни + Нов служител.
3. Попълни задължителните полета:
   • Три имена — в официалния правопис от документа за самоличност.
   • ЕГН — задължително за генериране на НОИ декларации; съхранява се криптирано.
   • Тип договор — избери измежду: трудов договор, граждански договор или договор за управление (ДУК). Определя кода на осигурения в Декларация 1.
   • Дата на раждане — системата я използва, за да определи автоматично дали служителят има ДЗПО (УПФ) — виж раздела за ставките по-долу.
   • Дата на наемане.
   • Брутна заплата и валута (EUR или BGN). При EUR системата конвертира по фиксирания курс 1.95583 преди изчисляване на осигуровките.
4. По желание добави: длъжност, отдел, имейл, телефон, IBAN за банков превод, бележки.
5. Натисни Запази.

💡 Съвет: Ако заплатата е в EUR, въведи я такава. Системата ще конвертира автоматично при всяко изчисление по фиксирания курс лев/евро 1.95583.

⚠️ Внимание: Номерът на личната карта и ЕГН се съхраняват криптирани. Не ги споделяй в полето „Бележки" — то не е криптирано.

По КТ и КСО: Кодът на осигурен в Декларация 1 се определя от типа договор: трудов договор → код 01, договор за управление (ДУК) → код 14, граждански договор → код 10.

Редактиране и деактивиране

• За да промениш данни на служител, натисни реда му → Редактирай.
• За да спреш изчисляването му в нови периоди, изключи превключвателя Активен. Неактивните служители не се включват автоматично при изчисляване на нов период.

⚠️ Внимание: Промяна на брутната заплата влиза в сила само за бъдещи периоди. Вече изчислени периоди не се преизчисляват автоматично.

Важни полета — какво съществува в системата

Системата съхранява: три имена, имейл, телефон, длъжност, отдел, ЕГН (криптирано), номер на лична карта (криптиран), брутна заплата и валута, IBAN, дата на наемане, дата на раждане, тип договор, работни часове, бележки, статус активен/неактивен.

Системата не съхранява: образование, трудов стаж, прикачени документи (договори, копия на лична карта), категория труд (системата работи само с 3-та категория и автоматично разпознава служители без ДЗПО по дата на раждане).

Ведомост — месечен цикъл

Всеки месец минаваш през три стъпки. Редактирането е възможно само в статус Draft — след одобрение периодът се заключва.

Стъпка 1 — Създай нов период

1. Отвори Заплати.
2. Натисни + Нов период.
3. Въведи периода във формат ГГГГ-ММ (напр. 2026-07).
4. Натисни Създай. Периодът се записва в статус draft.

💡 Съвет: Можеш да имаш само един период на месец. Ако вече съществува период за избрания месец, системата ще покаже грешка.

Стъпка 2 — Изчисли автоматично

1. В реда на draft периода натисни Изчисли.
2. Системата автоматично:
   • Взима всички активни служители.
   • Изчислява осигуровки и данък по текущите ставки.
   • Генерира по един запис за всеки служител.
3. Прегледай резултатите в таблицата с записи.

⚠️ Внимание: Служители без ЕГН се включват в ведомостта, но не се включват в НОИ декларации. Попълни ЕГН преди генериране на декларациите.

Стъпка 3 — Коригирай записи

За всеки запис (ред в ведомостта) можеш да промениш:

• Бонус — еднократна добавка към брутната заплата за периода.
• Извънреден труд — часове и сума (въведи сумата ръчно).
• IBAN — за този конкретен превод (не променя основния IBAN на служителя).
• Бележки — вътрешна бележка за периода.

След всяка промяна системата автоматично преизчислява всички суми за реда.

💡 Съвет: Ваучерите за храна и разходите за работно облекло не се включват в осигурителния доход. Добавяй ги в разходите на фирмата, не в брутната заплата.

Стъпка 4 — Одобри периода

1. Провери всички записи.
2. Натисни Одобри. Периодът преминава в статус approved и се заключва.
3. От одобрен период препоръчително е да: свалиш PDF фишове, CSV с всички данни, рекапитулация на осигуровките, и да генерираш НОИ декларации. PDF, CSV и рекапитулация са технически достъпни и за draft периоди с поне един запис.

⚠️ Внимание: След одобрение не можеш да редактираш записите. Ако са нужни корекции — само за бъдещи периоди или се свържи с счетоводителя си.

Стъпка 5 — Маркирай като платено

1. След като преведеш заплатите по банков път, натисни Плати.
2. Периодът преминава в статус paid — финален, архивен статус.
3. Всички записи получават отметка „платено" с дата и час.

💡 Съвет: Само одобрени периоди могат да бъдат маркирани като платени. Draft периоди не могат да прескочат одобрението.

Изчисляване на осигуровките — ставки 2026

По КСО и ЗЗО — ставки 2025/2026: ЗБДОО-2026 не е приет; действат ставките от 2025 г. Преди реално подаване в НОИ/НАП провери Приложение 1 на ЗБДОО-2025 (ДВ бр. 25/25.03.2025).

Ставки за служители от 3-та категория труд, родени след 31.12.1959

Удръжки на работника:

Вноски на работодателя:

Подоходен данък: 10% върху облагаемия доход (брутна − удръжки на работника).

Нетна заплата = Брутна − Удръжки на работника − Подоходен данък

Обща цена на труда = Брутна + Вноски на работодателя

Служители, родени преди 01.01.1960

Тези служители нямат ДЗПО (УПФ). Системата разпознава това автоматично по датата на раждане и прилага по-висока ДОО ставка:

• ДОО работник: 10.58% (вместо 8.38%)
• ДОО работодател: 13.72% (вместо 10.92%)
• ДЗПО: 0% и за двете страни

Осигурителен доход — минимум и максимум

Осигурителният доход се капира между минималния и максималния осигурителен праг, определени ежегодно. Брутната заплата, бонусът и извънредният труд се сумират, след което резултатът се капира преди изчисляване на вноските.

💡 Съвет: Ако служител работи на непълно работно време, осигурителният му доход не може да е под минималния праг за съответното работно време. Провери настройката на работните часове в профила на служителя.

Код КИД (икономическа дейност)

Декларация 1 включва кода на икономическата дейност на фирмата. Попълни го в Настройки → Фирмени данни → поле КИД. Без него декларацията може да бъде отхвърлена от НОИ порталa.

Фиш за заплата (PDF)

1. Отвори периода в Заплати.
2. В реда на служителя натисни PDF фиш.
3. Системата генерира A4 PDF с:
   • Раздел Начисления: основна заплата, бонус, извънреден труд.
   • Раздел Удръжки на служителя: ДОО, ДЗПО, ЗОВ, подоходен данък.
   • Раздел Осигуровки на работодателя: ДОО, ДЗПО, ЗОВ, ТЗПБ.
   • Нетна заплата и обща цена на труда.
   • Места за подпис (служител и работодател).
4. Свали или отпечатай фиша.

⚠️ Внимание: Фишовете се генерират при поискване — няма автоматично изпращане по имейл. Свали и изпрати ръчно на всеки служител.

CSV експорт на ведомостта

За счетоводна обработка или банков файл:

1. Отвори периода в Заплати.
2. Натисни Свали CSV.
3. Файлът съдържа всички полета: основна заплата, бонус, извънреден труд, ДОО/ДЗПО/ЗОВ работник и работодател, подоходен данък, нетна заплата, IBAN.

Рекапитулация на осигуровките

Рекапитулацията е обобщена таблица на всички вноски за периода — удобна за счетоводна справка и платежни нареждания към НАП.

1. Отвори периода в Заплати.
2. Натисни Рекапитулация.
3. Изтегли като PDF или Excel.

Таблицата показва за всеки фонд (ДОО, ДЗПО, ЗОВ): сума от работника, сума от работодателя, общо.

💡 Съвет: Рекапитулацията е достъпна за всеки период с поне един изчислен запис — включително draft периоди.

НОИ декларации

Достъп: НОИ Декларации — изисква Business план.

Декларация Образец 1 — месечна

Подава се до 25-то число на месеца, следващ отчетния. Съдържа данни за всеки осигурен поотделно.

1. Отвори НОИ Декларации.
2. Избери периода (ГГГГ-ММ).
3. Натисни Генерирай Декларация 1.
4. Свали като CSV (DEKL1_MMYYYY.csv, Windows-1251) или XML за електронно подаване.
5. Подай файла през НОИ портала или чрез счетоводителя си.

⚠️ Внимание: Служители без попълнено ЕГН се пропускат при генерирането. Системата показва предупреждение. Попълни ЕГН в профила на служителя и регенерирай.

По КСО чл. 5, ал. 4: Декларация Образец 1 се подава за всеки осигурен поотделно, с всички данни за осигурителния доход и вноските за периода.

Декларация Образец 6 — месечна

Декларация 6 е месечна (не годишна). Генерира се за същия период като Декларация 1 и агрегира данните по вид договор.

1. Избери периода.
2. Натисни Генерирай Декларация 6.
3. Свали като CSV (DEKL6_MMYYYY.csv) или XML.
4. Датата на изплащане е автоматично 25-то число на следващия месец.

Агрегацията е по вид плащане:

• Трудови договори (код 01)
• Договори за управление / ДУК (код 14)
• Граждански договори (код 10)

Справка по чл. 73 ЗДДФЛ — годишна

Годишен отчет на изплатените доходи и удържания данък по физически лица. Подава се веднъж годишно.

1. Избери годината.
2. Натисни Генерирай Справка чл. 73.
3. Свали CSV файла (ART73_YYYY.csv, Windows-1251).

Кодове вид доход: 101 — трудови договори, 102 — управление (ДУК), 307 — граждански договори.

ZIP архив — всички файлове наведнъж

За удобство можеш да свалиш един .zip файл с Декларация 1 + Декларация 6 + Справка чл. 73 едновременно:

1. Избери периода.
2. Натисни Свали архив (ZIP).

Пакетен НОИ за счетоводители

Ако работиш като счетоводител с достъп до множество клиенти:

1. Отвори НОИ Декларации.
2. Натисни Пакетен XML — получаваш ZIP с декларации за всички клиенти.
3. Или Пакетна рекапитулация — ZIP с PDF рекапитулации за всички клиенти.

⚠️ Внимание: Пакетните функции изискват Счетоводителски план и активен достъп до клиента с разрешение за експорт на данни. Ако не виждаш бутоните — провери разрешенията в Моят счетоводител.

Екран Заплати — обзор

Таблицата в Заплати показва всички периоди с: статус (draft / одобрен / платен), обща брутна сума, обща нетна сума и бутони за действия спрямо текущия статус.

🛠️ Често срещани проблеми

Не виждам бутона „+ Нов период" или „Изчисли". Функцията изисква Business план. Отвори Абонамент и провери текущия си план. Ако планът е правилен — провери дали имаш активни служители; без нито един активен служител изчислението ще върне празна ведомост.

Служителят не се появява в изчислената ведомост. Провери дали превключвателят Активен е включен в профила на служителя. Само активни служители се включват при изчисляване.

Декларация 1 се генерира без един служител. Служителят няма попълнено ЕГН. Отвори профила му, попълни ЕГН и регенерирай декларацията.

Не мога да редактирам запис в ведомостта. Периодът е вече одобрен или платен и е заключен. Редактирането е възможно само в статус draft. Ако трябва корекция — отрази я в следващия период като бонус или корекция.

Нетната заплата изглежда твърде ниска. Провери дали заплатата е въведена в правилна валута (EUR или BGN). При EUR системата конвертира по 1.95583 преди изчисляване — заплата от 1 000 EUR = 1 955.83 BGN брутна. Ако числото е грешно, коригирай валутата в профила на служителя и преизчисли периода (ако е все още draft).

Осигуровките на стар служител са различни от очакваното. Ако служителят е роден преди 1960 г., системата автоматично прилага по-висока ДОО ставка и нулево ДЗПО. Провери датата на раждане в профила му.

Не виждам „Пакетен XML" или „Пакетна рекапитулация". Тези функции са достъпни само за Счетоводителски план. Ако имаш счетоводителски достъп до клиент, но не виждаш бутоните — свържи се с клиента да провери разрешенията за „Експорт на данни" в Моят счетоводител.

Рекапитулацията е недостъпна (бутонът е сив). Рекапитулацията изисква поне един изчислен запис в периода. Провери дали е натиснат бутонът Изчисли и дали има активни служители.

Получавам грешка при подаване на XML в НОИ портала. Провери дали кодът КИД е попълнен в Настройки → Фирмени данни. Без КИД декларацията се отхвърля. Провери също дали всички ЕГН-та са валидни.

ZIP архивът съдържа само Декларация 1 и 6, без Справка чл. 73. Справката чл. 73 е годишна — генерира се само когато има данни за цялата данъчна година. За текуща (незавършена) година свали трите файла поотделно.

Свързани теми

• Разходи и покупки — заплатите като разход на фирмата
• Данъци и деклариране — НАП декларации, осигурителен доход
• Счетоводителски функции — пакетен НОИ за счетоводители
• Абонамент и планове — Business план, plan-gating
• Калкулатор на заплата — изчисли нетна заплата преди добавяне на служителя
• Калкулатор на осигуровки — подробна разбивка на вноските