Касови апарати в България 2026: пълен наръчник

2026-04-27

Касови апарати 2026: задължения, СУПТО, дистанционна връзка с НАП, регистрация, цени. Експертен наръчник от Fakturka.bg.

TL;DR:

Задължени: всички ЮЛ и ЕТ, които приемат плащане в брой, с карта или дебитна карта в търговски обект (чл. 118 ЗДДС).

СУПТО (Система за управление на продажбите в търговските обекти): задължително от 2024 за софтуера, който работи с касовия апарат (Наредба № Н-18).

Дистанционна връзка с НАП (DT): задължителна за всички фискални устройства; данните се изпращат в реално време.

Видове: ЕКАФП (касови апарати), ИАСУТД (интегрирани автоматизирани системи), виртуална каса (за e-commerce).

Цени: нов касов апарат: 150-770 EUR (293-1 506 BGN); ИАСУТД: 770-1 535 EUR (1 506-3 002 BGN).

Санкции (чл. 185 ЗДДС): за неиздаден бон: 1000–4000 лв. (511,29 – 2 045,17 EUR) за юридически лица и ЕТ и 200–1000 лв. (102,26 – 511,29 EUR) за физически лица, които не са търговци; за други нарушения на чл. 118 / Наредба Н-18 — 6000–20 000 лв. / 600–2000 лв. + запечатване на обекта до 30 дни, за което законът не изисква повторност (чл. 186 ЗДДС); изключение по чл. 186а: първо неиздаване на бон от лице, което е избрало и използва само софтуер от списъка по чл. 118, ал. 16. Размерите в закона са в лева.

Съдържание

Какво е касов апарат vs ИАСУТД
СУПТО: задължения от 2024+
Кой подлежи на задължение
Дистанционна връзка с НАП (DT)
Видове касови апарати
Регистрация в НАП: стъпки
Цени и експлоатационни разходи
Изисквания към софтуера (СУПТО)
Чести грешки
Глоби и санкции
Изключения от задължението
Как Fakturka.bg помага (ИАСУТД интеграция)
Често задавани въпроси (FAQ)
Свързани статии и източници

Какво е касов апарат vs ИАСУТД

Касов апарат (ЕКАФП): електронен касов апарат с фискална памет. Регистрира всяка продажба, отпечатва фискален бон и изпраща данните към НАП по дистанционна връзка. Подходящ за магазини, ресторанти, услуги в обекта.

ИАСУТД (Интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност): софтуерно-хардуерно решение, което съчетава касов апарат със складова, ценова и счетоводна система. Подходящо за по-големи обекти, вериги, ресторанти с поръчка през таблет.

Виртуална касова бележка: електронен фискален бон, издаван от софтуер, регистриран в НАП като виртуално фискално устройство. Подходящ за e-commerce, такси при онлайн поръчки, абонаментни услуги.

Бизнес правило: ако приемате плащане на място в обекта: ЕКАФП или ИАСУТД. Ако продавате изцяло онлайн: виртуална каса.

СУПТО: задължения от 2024+

СУПТО (Система за управление на продажбите в търговските обекти) е задължителна функционалност в всеки софтуер, който работи с фискално устройство и/или генерира фискални бонове.

Изисквания към СУПТО:

Регистър на продажбите в реално време
Цифров подпис на всеки запис (не може да се променя със задна дата)
Аудит файл в XML формат при поискване от НАП
Връзка с фискалното устройство: синхронизация на всеки бон
Уникален идентификатор на всяко работно място
Защита от изтриване: записите остават 10 г. след създаване

Кой е длъжен да ползва СУПТО:

Всички лица (вкл. ЮЛ и ЕТ), които продават в или от търговски обект и приемат плащане извън затворения списък по чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18 (напр. брой, карта)
Ресторанти, кафенета, барове
Магазини (физически)
Услуги в обект (фризьорски салони, автосервизи, козметика)
Такситата (от 2025)

Кой подлежи на задължение

Съгласно чл. 118 ЗДДС, фискално устройство трябва да издава всяко лице, което приема плащане в брой, с дебитна или кредитна карта. Задължението не зависи от това дали купувачът е физическо лице или фирма — чл. 118, ал. 1 ЗДДС го поставя върху всяко регистрирано и нерегистрирано лице за продажбите му „в търговски обект“, независимо от това дали е поискан друг данъчен документ (фактурата не замества бона). Изключенията са по Наредба Н-18: затворен списък с начини на плащане (напр. кредитен превод, директен дебит, внасяне по платежна сметка, пощенски паричен превод, наличен паричен превод чрез платежен доставчик — чл. 3, ал. 1) и дейности по чл. 4.

Задължени:

ЮЛ (ООД, ЕООД, АД): за продажбите в или от търговски обект, независимо дали купувачът е физическо лице или фирма
ЕТ: за продажбите в или от търговски обект, независимо дали купувачът е физическо лице или фирма
Свободни професии: проверете дали дейността ви е изключена по чл. 4 от Наредба Н-18 (т. 8 — свободна професия); ако не е, важи общото правило
Земеделски производители: при директна продажба

Не са задължени:

Чисто B2B дейност с фактуриране и банкови преводи
Приходи изцяло по банков път (без брой, без карта на ПОС)
Някои освободени категории по чл. 4 от Наредба № Н-18 (вижте раздел Изключения)

Дистанционна връзка с НАП (DT)

От 2019 г. всички касови апарати трябва да имат дистанционна връзка с НАП: изпращат всеки фискален бон в реално време чрез GPRS/3G/Ethernet.

Какво се изпраща:

Всяка продажба: данни за стоката, цената, ДДС, време, обект
Z-отчет: дневно приключване
Сторно операции: корекции, отмени
Грешки и аларми: технически проблеми

Изисквания:

SIM карта или Ethernet връзка
Активен абонамент за GPRS/мобилен интернет
Сертификат за връзка с НАП (издаден от производителя)
Логове за всеки опит за връзка (включително неуспешни)

Важно: при прекъсване на връзката над 24 часа: задължително уведомявате НАП. При продължителна повреда (над 7 дни) се пишат глоби до 3 068 EUR (6 000 лв.).

Видове касови апарати

1. ЕКАФП (Електронен касов апарат с фискална памет)

Използване: магазини, ресторанти, услуги в обекта
Цена: 150-770 EUR (293-1 506 BGN)
Производители: Daisy, Datecs, Tremol, Eltrade, Incotex
Срок на ползване: до 6 г. (след това: преоценка)

2. ИАСУТД (Интегрирана система)

Използване: ресторанти с POS терминали, вериги магазини, складови операции
Цена: 770-1 535 EUR (1 506-3 002 BGN) за хардуер + софтуер
Производители: Microinvest, Edit, Tonic, Daisy IAS

3. Виртуално фискално устройство

Използване: e-commerce, абонаментни услуги, такси
Цена: 25-50 EUR/мес. (49-98 BGN) за софтуера
Производители: Microinvest Cloud, Daisy Cloud, Eltrade Online
Връзка: API към софтуера на бизнеса

Регистрация в НАП: стъпки

Стъпка 1: Закупуване на устройство

Купувате касов апарат от сертифициран производител
Получавате сертификат за съответствие + декларация за СУПТО
Производителят ви издава уникален номер на устройството

Стъпка 2: Връзка с обслужващ сервиз

Договор със сертифициран сервиз за поддръжка
Сервизът инсталира дистанционна връзка и я тества

Стъпка 3: Регистрация в НАП

Електронно подаване в portal.nra.bg с КЕП
Услуга: "Регистрация на фискално устройство"
Попълване на: ЕИК, обект, адрес, тип устройство, серийни номера
Прикачване на: сертификат за съответствие, декларация за СУПТО

Стъпка 4: Получаване на регистрационен талон

НАП издава регистрационен талон в рамките на 7 дни
Талонът се поставя видимо на касовия апарат
Съдържа: тип устройство, сериен номер, ЕИК на собственика, дата на регистрация

Стъпка 5: Първи Z-отчет

В деня на пускане в експлоатация: задължителен първи Z-отчет
Архивира се за 10 г.

Цени и експлоатационни разходи

Първоначални разходи

Елемент	Цена
ЕКАФП — нов	150-770 EUR (293-1 506 BGN)
ИАСУТД — хардуер + софтуер	770-1 535 EUR (1 506-3 002 BGN)
Виртуална каса — еднократна	50-200 EUR (98-391 BGN)
Регистрация в НАП	безплатна
Сертификат за СУПТО	включен в цената

Месечни разходи

Елемент	Цена/мес.
Сервизен договор	5-15 EUR (10-29 BGN)
GPRS/SIM абонамент	3-8 EUR (6-16 BGN)
Виртуална каса (SaaS)	25-50 EUR (49-98 BGN)
Хартиена ролка (за ЕКАФП)	2-5 EUR (4-10 BGN)

Скрити разходи

Преоценка на устройството след 6 г.: 50-100 EUR (98-196 BGN)
Подмяна на фискална памет: 100-150 EUR (196-293 BGN)
Обучение на персонала: 50-200 EUR (98-391 BGN)

Изисквания към софтуера (СУПТО)

Софтуерът, който работи с касовия апарат, трябва да отговаря на СУПТО изискванията (Приложение № 29 към Наредба № Н-18).

Технически изисквания:

Регистър на продажбите в реално време
Цифров подпис на записите (HMAC-SHA256 или RSA)
Уникален идентификатор на всеки запис
Защита от промяна: write-once, read-many
Аудит файл в XML формат: генериран при поискване от НАП

Функционални изисквания:

Връзка с фискалното устройство: синхронизация при всяка продажба
Регистър на потребителите: кой е продал, на кое работно място
Регистър на стоките: артикули, цени, ДДС групи
Регистър на отстъпките: кога, от кого, защо

Сертификация:

Софтуерът трябва да е регистриран в публичния списък на НАП
Списъкът се актуализира всяка година
Линк: nra.bg → СУПТО регистър

Чести грешки

1. Неиздаване на фискален бон

Проблем: при бързане касиерът пропуска да издаде бон
Санкция: 1000–4000 лв. (511,29 – 2 045,17 EUR) за юридически лица и ЕТ; 200–1000 лв. (102,26 – 511,29 EUR) за физически лица, които не са търговци (чл. 185, ал. 1 ЗДДС)
Решение: автоматичен бон при всяка продажба, без ръчно потвърждение

2. Прекъсната връзка с НАП

Проблем: SIM картата изтекла, GPRS не работи
Санкция: по чл. 185, ал. 2 ЗДДС — 6000–20 000 лв. за юридически лица и ЕТ (600–2000 лв. за физически лица, които не са търговци); когато нарушението не води до неотразяване на приходи: 1000–4000 лв. (съответно 200–1000 лв.)
Решение: автоматични известия при прекъсване

3. Несинхронизирано СУПТО

Проблем: софтуерът показва различни суми от касовия апарат
Глоба: до 5 000 лв. (2 556 EUR)
Решение: ежедневен Z-отчет + сравнение

4. Неактуализиран сертификат

Проблем: сертификатът за СУПТО е изтекъл
Глоба: до 3 000 лв. (1 534 EUR)
Решение: годишна проверка на сертификата

5. Грешен ДДС код

Проблем: артикул със ставка 9% маркиран като 20%
Глоба: възможна корекция на ДДС + лихви
Решение: настройка на ДДС групи в каталога

Глоби и санкции

Чл. 185 ЗДДС: основни глоби

Неиздаден фискален бон (ал. 1): 1000–4000 лв. (511,29 – 2 045,17 EUR) за юридически лица и ЕТ; 200–1000 лв. (102,26 – 511,29 EUR) за физически лица, които не са търговци
Друго нарушение на чл. 118 или Наредба Н-18: напр. несъответствие на сумата, грешно отчитане (ал. 2): 6000–20 000 лв. (3 067,75 – 10 225,84 EUR) за юридически лица и ЕТ; 600–2000 лв. (306,78 – 1 022,58 EUR) за физически лица, които не са търговци; когато нарушението не води до неотразяване на приходи: размерите по ал. 1
Повторно нарушение (ал. 4 и 5): двойни размери: 2000–8000 лв. / 400–2000 лв. по ал. 1 и 12 000–40 000 лв. / 1200–4000 лв. по ал. 2; когато повторното нарушение по ал. 2 не води до неотразяване на приходи: размерите по ал. 4
Софтуер извън списъка по чл. 118, ал. 16, при избран софтуер от списъка (чл. 185б): 1000–3000 лв. (511,29 – 1 533,88 EUR) за физически лица, които не са търговци; 5000–10 000 лв. (2 556,46 – 5 112,92 EUR) за юридически лица и ЕТ; при повторно нарушение: 2000–6000 лв. / 10 000–20 000 лв.
Лицето, приело плащане без да издаде бон: глоба 200–1000 лв. (ал. 3). Размерите в закона са в лева.

Чл. 186 ЗДДС: запечатване на обекта

Принудителна административна мярка запечатване на обекта за срок до 30 дни, независимо от предвидените глоби или имуществени санкции: чл. 186, ал. 1 не изисква повторност
Основания: неиздаден документ по чл. 118, нерегистрирано фискално устройство, неподаване на данни към НАП, устройство, което не е от одобрен тип и не е одобрено от БИМ, нередовна ЕСФП, софтуер извън списъка по чл. 118, ал. 16 при избран софтуер от списъка
Изключение: чл. 186а ЗДДС: мярката не се прилага, когато лице, което е избрало и използва само софтуер от списъка по чл. 118, ал. 16, за първи път не издаде документ за продажба по чл. 118.
Мярката се прекратява от органа, който я е приложил: по заявление на наказаното лице и след като то докаже, че глобата или имуществената санкция е платена изцяло; при повторно нарушение отпечатване не се разрешава преди изтичането на един месец от запечатването (чл. 187, ал. 4 ЗДДС).

Наказателна отговорност (Наказателен кодекс)

Наказателната отговорност при укриване на данъци е по чл. 255 НК: който избегне установяване или плащане на данъчни задължения в големи размери, като (наред с другото) „не издаде фактура или друг счетоводен документ“ или „състави или използва документ с невярно съдържание, неистински или преправен документ“, „се наказва с лишаване от свобода от една до шест години и с глоба до две хиляди лева“ (чл. 255, ал. 1 НК); при особено големи размери: от три до осем години и конфискация (ал. 3)
„Данъци в големи размери“ са тези, които надхвърлят три хиляди лева, а „в особено големи размери“: дванадесет хиляди лева (чл. 93, т. 14 НК)
Плащането преди края на първоинстанционното съдебно следствие смекчава наказанието: „Ако до приключване на съдебното следствие в първоинстанционния съд необявеното или неплатеното данъчно задължение бъде внесено в бюджета заедно с лихвите, наказанието по ал. 1 и 2 е лишаване от свобода до две години и глоба до петстотин лева, а по ал. 3 - лишаване от свобода до три години и глоба до хиляда лева“ (чл. 255, ал. 4 НК)

Лихви

Върху неплатения ДДС се дължи законна лихва (чл. 1 ЗЛВДТДПДВ; чл. 175, ал. 1 ДОПК). От 01.01.2026 г. годишният ѝ размер е „лихвеният процент по основните операции по рефинансиране на Европейската централна банка, в сила на 1 януари, съответно на 1 юли, на текущата година и обнародван в „Официален вестник“ на Европейския съюз, плюс 8 процентни пункта" (ПМС № 426/2014, чл. единствен, ал. 1, изм. ДВ бр. 115 от 2025 г.). Старата формула „ОЛП на БНБ + 10 пункта“ вече не се прилага

Изключения от задължението

Не са задължени да ползват касов апарат:

Адвокати, нотариуси: само при касови приходи под фиксиран праг (изисква проверка за конкретен случай)
Земеделски производители: при продажби директно на тържища (ако са регистрирани като самонаети)
Електронна търговия с изключително банкови плащания (без наложен платеж в брой)
Дейност без обект (мобилни услуги по чл. 4, ал. 4 от Наредба № Н-18): но при касово плащане се изисква опростен бон
Доставка на услуги по електронен път (SaaS, цифрови продукти) с автоматична фактура
Възстановяване на разходи: не е продажба

Важно: изключенията се променят. Преди да решите, че не сте задължени: консултирайте се със счетоводител или НАП.

Как Fakturka.bg помага (ИАСУТД интеграция)

Fakturka.bg предоставя ИАСУТД-съвместима интеграция с водещи касови апарати:

Поддържани устройства:

Daisy (всички модели след 2020)
Datecs (DP-25, DP-50, DP-150)
Tremol (М-серия, S-серия)
Eltrade (A300, A700)

Функционалности:

Автоматичен фискален бон при всяка продажба от Fakturka
Синхронизация на каталога: артикули, цени, ДДС групи
Z-отчет: автоматичен при приключване на деня
Регистър на продажбите (СУПТО): съхраняван 10 г.
Аудит файл (XML): готов за НАП при поискване

Цена:

Базова интеграция: включена в Pro план (7.50 EUR/мес. → 12,90 € от 01.12.2026)
Multi-обект поддръжка: Business план (15 EUR/мес. → 29,90 € от 01.12.2026)

Често задавани въпроси (FAQ)

Длъжен ли съм да имам касов апарат, ако приемам само карти?

Да: приемането на карти (включително безконтактно с телефон) е равностойно на касово плащане (чл. 118 ЗДДС). Изключение има само при изключително банкови преводи без ПОС.

Колко струва да започна работа с касов апарат?

Около 250-700 EUR (489-1 369 BGN) общо първоначално: 150-500 EUR за устройство + 50-100 EUR такси за инсталация + 50-100 EUR за сервизен договор за първа година.

Какво е разликата между ЕКАФП и ИАСУТД?

ЕКАФП е самостоятелен касов апарат: работи независимо. ИАСУТД е интегрирана система с POS терминал, склад, ценова политика: за по-сложни обекти (ресторанти, вериги).

Мога ли да продавам онлайн без касов апарат?

Само ако приемате изключително банкови преводи и наложен платеж не е касов (т.е. куриерът просто получава пакета без плащане в брой). При наложен платеж в брой: задължителна виртуална каса.

Какво е СУПТО и защо ми трябва?

СУПТО е софтуерният регистър на продажбите, изискван от 2024 г. (Наредба № Н-18). Без него: глоба до 5 000 лв. (2 556 EUR) + риск от спиране на обекта.

Какво се случва при прекъсване на връзката с НАП?

Касовият апарат продължава да работи офлайн до 24 ч. След възстановяване на връзката: данните се изпращат автоматично. При прекъсване над 7 дни: задължително уведомявате НАП.

Колко често се прави Z-отчет?

Веднъж дневно: задължително в края на работния ден. Ако обектът работи 24/7: Z-отчетът се прави в 00:00 ч. автоматично.

Може ли един касов апарат да обслужва няколко обекта?

Не: всеки обект трябва да има свой касов апарат с регистрация в НАП за конкретния адрес. Изключение: мобилни обекти (такси, куриери), които използват виртуална каса или преносим ЕКАФП с GPS.

Колко време пазя фискалните бонове?

5 години: за отчетните документи и книгите за дневните финансови отчети (хартиените Z-отчети), по чл. 42, ал. 7 от Наредба № Н-18. Чл. 38 от Закона за счетоводството урежда ПУБЛИКУВАНЕТО на ГФО, а не съхранението; сроковете за съхранение на счетоводна информация са в чл. 12, ал. 1 ЗСч (50 г. ведомости, 10 г. счетоводни регистри и финансови отчети, три г. всички останали носители).

Какъв касов апарат е подходящ за моя бизнес?

Малък магазин (1 каса): ЕКАФП: 200-400 EUR (391-783 BGN)
Ресторант, бар: ИАСУТД с POS: 800-1 500 EUR (1 564-2 933 BGN)
E-commerce: виртуална каса: 25-50 EUR/мес.
Услуги в обект (фризьор, козметик): ЕКАФП с прост каталог: 150-300 EUR (293-587 BGN)

Свързани статии

Източници

Издавате документи към клиентите си? Вижте възможностите на Fakturka.bg или опитайте безплатния генератор на фактури.

Последна актуализация: 2026-04-27 Автор: Екипът на Fakturka.bg