Виртуална касова бележка 2026 — кога и как се ползва

2026-04-27

Виртуална каса 2026: онлайн търговия, e-commerce касови бонове, чл. 118 ЗДДС, регистрация. От Fakturka.bg.

TL;DR:

Виртуална каса е софтуерно решение, регистрирано в НАП като фискално устройство, което издава електронни фискални бонове (чл. 118, ал. 4 ЗДДС).

Приложима за: e-commerce, абонаментни услуги, такси при онлайн поръчки, цифрови продукти с касово плащане.

Цена: 25-50 EUR/мес. (49-98 BGN) за SaaS решение; 200-500 EUR (391-978 BGN) за on-premise.

Регистрация: в portal.nra.bg с КЕП, услуга "Регистрация на виртуално фискално устройство".

Бонът се изпраща на купувача: email, SMS или като QR код на страницата за плащане.

Архивиране: 10 г., в електронен формат с цифров подпис.

Какво е виртуална каса

Виртуална касова бележка (или виртуално фискално устройство) е софтуерно решение, регистрирано в НАП, което замества физическия касов апарат при онлайн продажби.

Принцип на работа:

Купувач прави поръчка онлайн и плаща (карта, наложен платеж в брой)
Виртуалната каса автоматично издава електронен фискален бон
Бонът се подписва цифрово и изпраща към НАП в реално време
Купувачът получава копие по email/SMS или като QR код

Разлика от ЕКАФП:

Аспект	ЕКАФП	Виртуална каса
Хардуер	да	не
Инсталация	в обект	в облака
Цена (старт)	150-770 EUR	200-500 EUR
Месечна такса	5-15 EUR	25-50 EUR
Бон формат	хартиен	електронен
Подходящо за	физически обекти	e-commerce

Кога е приложима

Задължителна за:

E-commerce магазини с наложен платеж в брой
Онлайн услуги с онлайн карта като форма на плащане
Абонаментни услуги (SaaS, стрийминг) с касово плащане
Цифрови продукти (e-books, курсове) при такси

НЕ е необходима за:

Изцяло банкови преводи без друга форма на плащане
B2B фактуриране с фактура и банков превод
Безплатни услуги или продукти

Регистрация в НАП

Стъпка 1: Избор на сертифицирано решение

Проверете в публичния регистър на НАП (nra.bg)
Популярни решения: Microinvest Cloud, Daisy Cloud, Eltrade Online, Fakturka.bg
Получавате уникален ID на виртуалното устройство от производителя

Стъпка 2: Подаване на заявка

Електронно в portal.nra.bg с КЕП
Услуга: "Регистрация на виртуално фискално устройство"
Прикачвате: декларация за СУПТО, договор с доставчика, ID номер

Стъпка 3: Получаване на регистрационен номер

НАП издава регистрационен номер в рамките на 7 дни
Номерът се вписва в настройките на софтуера
От този момент започва работата

Стъпка 4: Тестов период

Първи тестови бон — задължителен в деня на пускане
Проверка дали бонът пристига в НАП
При проблеми — обаждане до доставчика и към НАП

Изисквания към софтуера

Технически изисквания:

СУПТО съответствие (Приложение № 29 към Наредба № Н-18)
Дистанционна връзка с НАП в реално време
Цифров подпис на всеки бон
Уникален ID на всяко работно място / е-магазин
Защита от промяна на издадените бонове

Функционални изисквания:

Автоматично издаване на бон при всяка продажба
Изпращане към купувача (email, SMS, QR код)
Архивиране за 10 г.
Z-отчет — автоматично ежедневно
Интеграция с e-commerce платформа (WooCommerce, Magento, Shopify)

Препоръчителни функции:

Multi-обект поддръжка (за по няколко магазина)
API за интеграция със счетоводен софтуер
Автоматично сторно при отказана поръчка
Доклади за продажби по период

Дигитален фискален бон формат

Електронният фискален бон е PDF файл или HTML страница със следните задължителни реквизити:

Задължителни данни:

Наименование "Фискален бон"
Уникален номер на бона
Дата и час на издаване (с GMT+3)
Тип на устройството (виртуално)
Регистрационен номер на устройството в НАП
ЕИК и наименование на търговеца
Адрес на обекта (или URL за e-commerce)
Списък на продадени стоки/услуги — артикул, количество, цена, ДДС
Обща сума + общо ДДС
Цифров подпис (HMAC-SHA256 или RSA)
QR код с линк към проверка в НАП

Пример QR код:

QR кодът съдържа линк към nra.bg с уникален токен. Купувачът може да сканира и да провери автентичността.

Изпращане към купувача

Опции:

1. Email

Най-често срещано
PDF приложен файл + линк за изтегляне
Работи дори при липса на мрежа за SMS

2. SMS

За малки бонове (до 100 EUR / 196 BGN)
Кратък линк към PDF (например bit.ly/...)
Работи в области с лошо интернет покритие

3. QR код на екрана

При плащане на сайта се показва QR код
Купувачът сканира с телефона и записва PDF
Подходящо за абонаментни услуги (eBooks, курсове)

4. WhatsApp / Viber / Telegram

Допълнителна опция (не е задължителна)
Полезна за повторни клиенти, които предпочитат месинджъри

Изисквания:

Изпращането е в рамките на 24 ч. след продажбата
При отказана поръчка — задължително сторно + ново изпращане

Архивиране (5 г. по Наредба Н-18)

Какво се архивира:

Всички бонове (PDF / XML формат)
Z-отчети (дневни)
Логове на връзката с НАП
Сторно операции

Изисквания към архива:

5-годишен срок за съхранение по чл. 42, ал. 7 от Наредба № Н-18: „Лицето по чл. 3 е длъжно да съхранява отчетните документи, книгите за дневните финансови отчети, специалния дневник за сервизно обслужване на средствата за измерване, включени в състава на ЕСФП, одобрените блок-схеми и КЛЕН, в 5-годишен срок." Това е нормата за Z-отчетите и фискалните бонове — чл. 121, ал. 3 ЗДДС урежда друг кръг документи (отчетите за извършените продажби по чл. 119 и 120, регистрите по чл. 123, ал. 2 и 3 и митническите документи за внос). Самите фактури се пазят по чл. 121, ал. 1 ЗДДС — около 11 години от издаването
Цифров подпис на архивните файлове
Бекъп на различно физическо местоположение
Достъп за НАП в рамките на 24 ч. при поискване

Препоръка:

Използвайте облачно решение с автоматичен бекъп
Запазете локални копия на критични периоди (Z-отчети)
Тествайте възстановяване поне веднъж годишно

Често задавани въпроси (FAQ)

Длъжен ли съм да издавам виртуален бон при банков превод?

Не — ако купувачът плаща по банков път (без карта на ПОС), издавате фактура (по чл. 113 ЗДДС), не фискален бон. Виртуалната каса е необходима само при касово плащане в широк смисъл (карта, наложен платеж в брой, дигитални портфейли).

Колко струва виртуална каса?

25-50 EUR/мес. (49-98 BGN) за SaaS решение (Microinvest Cloud, Daisy Cloud). За голям обем поръчки — 100-200 EUR/мес. (196-391 BGN). On-premise решение — 200-500 EUR (391-978 BGN) еднократна цена.

Може ли един бизнес да има няколко виртуални каси?

Да — например за различни e-commerce платформи или multi-обект. Всяка получава собствен регистрационен номер в НАП.

Какво се случва при отказана поръчка?

Издавате сторно бон за отказаната поръчка. Сторното се изпраща към НАП и към купувача. Сумата автоматично се изважда от Z-отчета.

Може ли купувачът да поиска хартиен бон?

Не — виртуалните бонове са изцяло електронни. Ако купувачът държи на хартия — той може да ги разпечата сам от PDF файла.

Колко бързо се изпраща бонът към НАП?

В реално време — в рамките на 5-10 секунди след завършване на поръчката. При прекъсване на връзката — буфериране и изпращане при възстановяване.

Има ли минимум за виртуална каса?

Не — виртуалната каса работи и за 1 продажба на месец. Цените на SaaS решенията не зависят от обема (обикновено).

Свързани статии

Източници

Издавате документи към клиентите си? Вижте възможностите на Fakturka.bg или опитайте безплатния генератор на фактури.

Последна актуализация: 2026-04-27 Автор: Екипът на Fakturka.bg