Проформа фактура — какво е и кога се използва (пълно ръководство 2026)

2026-04-27

Проформа фактура: какво е, разлика от оригинална, кога се ползва, какво трябва да съдържа. Образци, FAQ, експертни съвети за 2026 от Fakturka.bg.

Проформа фактура — какво е и кога се използва (пълно ръководство 2026)

TL;DR:

• Проформа фактурата е предварителен документ, който описва бъдеща сделка преди реалното плащане или доставка.
• Тя НЕ е счетоводен документ и НЕ задължава за плащане на ДДС.
• Използва се за: оферти, авансови плащания, международни сделки и корпоративни одобрения.
• Различава се от оригиналната фактура по липса на счетоводна и данъчна стойност.

Съдържание

1. Какво е проформа фактура?
2. Разлика между проформа и оригинална фактура
3. Кога се използва проформа фактура?
4. Какво трябва да съдържа проформа фактура?
5. Образец на проформа фактура
6. Чести грешки при проформа фактуриране
7. Как Fakturka.bg улеснява проформа фактурирането
8. Често задавани въпроси (FAQ)
9. Свързани статии и източници

<a id="какво-е"></a>

Какво е проформа фактура?

Проформа фактурата е предварителен търговски документ, издаден преди реалното извършване на доставката или получаване на плащането. Терминът идва от латинското "pro forma" — "за форма", "като формалност". Тя описва условията на предстояща сделка, без да поражда счетоводни или данъчни задължения.

В ЗДДС проформа фактурата не е изрично дефинирана, но е призната в търговската практика и разясненията на НАП. Тя се различава принципно от оригиналната фактура по своята правна природа: не е данъчен документ, не се включва в ДДС дневника и не задължава нито доставчика, нито получателя правно.

Важно: Проформата е оферта или покана за плащане — не договор и не задължение. Докато не бъде издадена оригинална фактура, данъчно събитие не е настъпило.

Проформата се появява на много места в бизнес цикъла: преди клиентът да е потвърдил поръчката, при необходимост от авансово плащане, при износ, или когато корпоративният клиент трябва да получи вътрешно одобрение преди плащане.

<a id="разлика"></a>

Разлика между проформа и оригинална фактура

Разграничението е критично — объркването на двата документа е честа причина за счетоводни и данъчни грешки.

Ключовото правило

Щом е издадена оригинална фактура, данъчното събитие е настъпило. Тогава доставчикът е длъжен да начисли ДДС (ако е регистриран), а получателят може да упражни право на данъчен кредит. Проформата не предизвиква нито едно от тези последствия — независимо дали клиентът е платил по нея.

<a id="кога-се-използва"></a>

Кога се използва проформа фактура?

Проформата е гъвкав инструмент с пет основни приложения в практиката:

1. Оферта преди потвърждение

Когато клиентът все още не е приел сделката, проформата формализира условията — цена, количество, срокове — без да ги прави задължителни. Клиентът може да преговаря, да откаже или да поиска корекция, без правни последици.

2. Авансово плащане преди доставка

При сделки с авансово плащане проформата служи като основание за превода. Клиентът превежда средствата "по проформа фактура №...", а доставчикът издава оригинална фактура след реалната доставка. Това е законосъобразна практика — само не трябва да се забравя оригиналната фактура след доставката.

3. Митнически и износни нужди

При износ извън ЕС митническите органи изискват проформа фактура като основание за оценка на стоките. Тя описва вида, количеството и стойността на стоките, без да е реален данъчен документ. Особено важна е при изпращане на мостри и тестови партиди.

4. Договорни преговори и B2B комуникация

В корпоративния свят е обичайно да се изпрати проформа, за да може отделът по доставки или финансовият директор на клиента да сравни оферти. Проформата "замразява" условията за период (напр. 30 дни) и улеснява вземането на решение.

5. Бюджетно одобрение в организации

Голяма компания или публична институция обикновено изисква вътрешно одобрение на разход, преди да го извърши. Проформата се предоставя на одобряващите нива (мениджър, счетоводен отдел, борд), и едва след одобрение се извършва плащането и се издава оригинална фактура.

<a id="съдържание"></a>

Какво трябва да съдържа проформа фактура?

Макар и без законово задължение, добре изготвената проформа съдържа следните елементи:

• Заглавие "Проформа фактура" — задължително и видимо. Без него документът може да се сбърка с оригинална фактура, което носи правен и счетоводен риск.
• Уникален пореден номер — от отделна серия спрямо оригиналните фактури (напр. PF-2026-0001). Смесването на номерациите е честа и сериозна грешка.
• Дата на издаване — когато е изготвен документът.
• Срок на валидност — препоръчително (напр. "валидна до 30.05.2026"). Изяснява кога офертата изтича.
• Данни на доставчика — пълно наименование, ЕИК, адрес, ДДС № (ако е регистриран).
• Данни на получателя — пълно наименование, ЕИК, адрес, ДДС № (ако е регистриран).
• Описание на стоките или услугите — конкретно, с мерна единица и количество.
• Единична цена без ДДС.
• ДДС ставка и размер — посочени информационно; проформата не начислява ДДС в правен смисъл.
• Обща сума с ДДС — ясно и четливо.
• Условия за плащане — краен срок, банкови реквизити (при авансово плащане), начин на плащане.
• Банкова сметка на доставчика — IBAN, BIC/SWIFT, банка. Позволява директно плащане по проформата.
• Подпис и печат — незадължителни, но повишават доверието.

Съвет: Добавете текст "Този документ не е данъчен документ по смисъла на ЗДДС" в долната част. Той изяснява статуса на проформата и предотвратява недоразумения с получателя.

<a id="образец"></a>

Образец на проформа фактура

Проформата следва същата визуална структура като оригиналната фактура, но с ясно обозначено заглавие "ПРОФОРМА ФАКТУРА" и отделна номерация. Типичните полета са наредени по следната логика:

Горна лява секция: Данни на доставчика (фирма, ЕИК, адрес, ДДС №, МОЛ). Горна дясна секция: Данни на получателя (фирма, ЕИК, адрес, ДДС №). Средна секция: Таблица с позиции — наименование, мярка, количество, единична цена, обща сума. Долна секция: Данъчна основа, ДДС сума, обща сума, банкови реквизити, срок на валидност, условия за плащане.

Fakturka.bg генерира проформа фактури в PDF формат с всички горепосочени полета, с отделна автоматична номерация и с опция за конвертиране в оригинална фактура с едно кликване.

<a id="чести-грешки"></a>

Чести грешки при проформа фактуриране

Базирано на практиката, ето най-честите пропуски, които водят до проблеми:

Грешка 1: Липсващо заглавие "Проформа фактура"

Ако документът не е ясно обозначен, получателят може да го третира като оригинална фактура и да иска данъчен кредит по него. Доставчикът рискува да бъде принуден да начисли ДДС retroactively.

Грешка 2: Обща номерация с оригиналните фактури

Проформите трябва да имат отделна серия (напр. PF-..., PRO-...). Смесена номерация в поредицата на оригиналните фактури нарушава изискването за непрекъснатост по чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС.

Грешка 3: Забравена оригинална фактура след плащане

Ако клиентът е платил по проформа и доставчикът не издаде оригинална фактура, той нарушава чл. 113 ЗДДС. Данъчното събитие е настъпило (плащане или доставка), а фактурата липсва.

Грешка 4: Третиране на проформата като договор

Проформата не обвързва страните правно. Ако клиентът не плати, тя не може да се използва директно в съдебно производство. Необходим е отделен договор или потвърждение на поръчката.

Грешка 5: Неясно разграничаване на ДДС

Включването на ДДС в проформата е допустимо за информация, но трябва да е ясно, че той е "информационен" и не се начислява в правен смисъл. Без тази яснота получателят може да очаква данъчен кредит по документа.

<a id="fakturka"></a>

Как Fakturka.bg улеснява проформа фактурирането

Fakturka.bg е проектиран с цялостна поддръжка на жизнения цикъл на проформата — от издаване до конвертиране:

• 1 клик от проформа към оригинална фактура — след потвърждение за плащане или доставка, конвертирате проформата в оригинал без повторно въвеждане на данни.
• Отделна автоматична номерация — платформата поддържа независима поредица за проформите по подразбиране, без риск от смесване с оригинали.
• Auto-conversion при маркиране на плащане — при отбелязване на плащане по проформа системата предлага автоматично издаване на оригиналната фактура.
• PDF с QR код за SEPA плащане — клиентът сканира QR кода и плаща директно по банков път без ръчно въвеждане на данни.
• Multi-валутно фактуриране — проформи в EUR, USD, GBP и 15+ валути с автоматичен курс от БНБ.
• Клиентски портал — изпращате проформата директно на клиента с линк за преглед и онлайн плащане.

<a id="faq"></a>

Често задавани въпроси (FAQ)

Задължава ли проформа фактурата за плащане?

Не. Проформата е оферта, не договор и не задължение. Клиентът може да я откаже или да поиска промени без никакви правни последици. Задължение за плащане възниква едва при подписан договор, потвърдена поръчка или реално получена доставка.

Може ли да се плати по проформа фактура?

Да. Много фирми извършват авансови плащания именно въз основа на проформа фактура. Банковата сметка на доставчика се включва в документа и преводът се нарежда с референция към номера на проформата. След получаване на плащането доставчикът е длъжен да издаде оригинална фактура.

Кога проформа фактурата се превръща в оригинална фактура?

Проформата сама по себе си не се превръща — тя е отделен документ. След настъпване на данъчно събитие (доставка или авансово плащане) доставчикът издава нова оригинална фактура. Препоръчително е тя да съдържа препратка към номера на проформата за яснота в документооборота.

Трябва ли да се пази проформа фактура?

Законът за счетоводството не задължава изрично съхранението на проформи (те не са счетоводни документи). Въпреки това силно препоръчваме да ги пазите поне 5 години — те служат като доказателство при спорове, одити и при необходимост от доказване на преговорния процес.

Може ли проформа фактурата да включва ДДС?

Да — за информационни цели. Препоръчително е да посочите приложимата ставка и сумата на ДДС, за да знае клиентът каква ще е крайната сума. Важното уточнение: самата проформа не поражда задължение за ДДС — то възниква едва при издаване на оригинална фактура след настъпване на данъчното събитие.

Може ли проформа фактурата да се анулира?

Да, без каквито и да е правни или данъчни последици. Просто не я конвертирайте в оригинална фактура и уведомете клиента. Няма задължение за кредитно известие или друг коригиращ документ — проформата не е породила задължения.

Каква е разликата между проформа и авансова фактура?

Авансова фактура е оригинална фактура, издадена при получаване на авансово плащане преди доставката (чл. 113, ал. 1 ЗДДС). Тя е пълноценен данъчен документ — начислява ДДС и се включва в дневника на продажбите. Проформата, от своя страна, не начислява ДДС и не е данъчен документ. Ако клиентът е платил аванс, правилният документ е авансова фактура, не проформа.

Колко дни е валидна проформа фактура?

Законът не поставя ограничение. Препоръчително е доставчикът изрично да посочи срок на валидност в самия документ (напр. "Валидна 30 дни от датата на издаване"). Без посочен срок проформата може да се счита за невалидна при промяна на цените или условията.

Как да номерирам проформа фактурите?

Използвайте отделна серия от оригиналните фактури. Примерни формати: PF-2026-0001, PRO-0001/2026, П-000001. Никога не смесвайте проформи и оригинали в една и съща поредица — това нарушава изискването за непрекъснатост на номерацията по ЗДДС. Fakturka.bg поддържа автоматична отделна номерация за проформи.

При международна търговия нужна ли е проформа?

Да — при износ извън ЕС (extra-EU) митническите власти стандартно изискват проформа фактура за оценка на стоките, особено при: мостри, подаръци, гаранционна подмяна или стоки с неопределена окончателна цена. Проформата описва стойността на пратката за митнически цели, без да представлява реална продажба.

<a id="източници"></a>

Свързани статии

• Пълен наръчник за фактуриране в България 2026 — общ контекст, видове фактури, ЗДДС задължения
• Фактура по чл. 114 ЗДДС — задължителни реквизити — детайлен преглед на реквизитите на оригиналната фактура
• Безплатно фактуриране за фрийлансъри — как да издавате фактури без ДДС регистрация

Източници

• ЗДДС чл. 113-114 — задължение за издаване и реквизити на фактура — lex.bg
• Закон за счетоводството чл. 12 — срокове за съхранение на счетоводни документи — lex.bg
• НАП — разяснения за документооборот — официални становища и указания на Националната агенция за приходите

Последна актуализация: 2026-04-27 Автор: Екипът на Fakturka.bg