VIES проверка на ДДС номер 2026 — как, кога е задължителна и последици при грешка

2026-06-04

VIES проверка на ДДС номер: кога е задължителна, стъпки за проверка на ec.europa.eu, последици при невалиден номер и 0% ДДС по ЗДДС чл. 7.

VIES проверка на ДДС номер 2026 — как, кога е задължителна и последици при грешка

Издавате стоки или услуги на фирма от друга страна в ЕС и искате да приложите нулева ставка? Преди да напишете „0% ВОД" на фактурата, трябва да сте проверили ДДС номера на клиента чрез VIES. Без валидна проверка рискувате НАП да ви начисли 20% ДДС ретроактивно — заедно с лихви.

TL;DR:

• VIES е системата на ЕК за проверка на ДДС номера на контрагенти от ЕС.
• Нулева ставка по чл. 7 ЗДДС е недопустима без валиден VIES резултат — ДДС номерът на получателя е съществено условие, не формалност (Директива 2018/1910).
• Проверявайте на ec.europa.eu/taxation_customs/vies и съхранявайте разпечатката.
• При невалиден номер: фактурирате с 20% ДДС или отлагате доставката.
• VIES декларацията се подава до 14-то число на следващия месец.

Какво е VIES и защо съществува

VIES (VAT Information Exchange System — Система за обмен на ДДС информация) е електронна платформа на Европейската комисия, която позволява на доставчиците в ЕС да проверяват дали даден ДДС номер е действителен към момента на доставката.

Всяка държава-членка поддържа собствен регистър на ДДС-регистрираните лица. VIES обединява тези бази данни в единен интерфейс — реалновременна справка дали фирма Х от Германия, Франция или Румъния е активно регистрирана по ДДС.

Правната основа

Задължението за проверка произтича от:

• Директива (ЕС) 2018/1910 — ДДС номерът на получателя в VIES е съществено условие (substantive condition) за нулева ставка, не само формален реквизит.
• ЗДДС чл. 7, ал. 1 — вътреобщностна доставка (ВОД) на стоки е облагаема с 0%, когато получателят е регистриран по ДДС в друга държава-членка.
• ЗДДС чл. 53 — нулева ставка се прилага при доказана ВОД, включително с валиден ДДС номер на получателя.
• Регламент (ЕС) 2018/1912 — доказателствата за транспортиране на стоките и ДДС номерът на получателя са кумулативни изисквания.

Кога е задължителна VIES проверката

Проверката е задължителна при всяка вътреобщностна сделка, при която искате да приложите 0% ДДС:

Правило: Ако получателят твърди, че е регистриран по ДДС в ЕС и иска нулева ставка — ВIES проверката е ваше задължение, не негово.

Как да проверите ДДС номер — стъпка по стъпка

Стъпка 1: Отидете на официалния адрес

Адресът на системата е: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/

Не използвайте трети сайтове за проверка — само официалният сайт на ЕК е юридически валидно доказателство.

Стъпка 2: Изберете държава и въведете номера

1. От падащото меню изберете държавата на клиента (напр. DE за Германия).
2. Въведете ДДС номера без двубуквения префикс на страната (само цифрите/буквите).
3. Натиснете „Проверка".

Стъпка 3: Интерпретирайте резултата

Стъпка 4: Разпечатайте и архивирайте

Разпечатката от VIES (или PDF на екрана) е основното доказателство при данъчна ревизия. Архивирайте я заедно с фактурата и транспортните документи (CMR, товарителница). НАП очаква тази документация при проверка на 0% фактури.

Какво се случва при невалиден ДДС номер

Сценарий А: Клиентът е дерегистриран или номерът е грешен

Ако VIES покаже „невалиден":

1. Не издавайте фактура с 0%.
2. Уведомете клиента — вероятно има нов ДДС номер или е дерегистриран.
3. Изчакайте валиден номер или фактурирайте с 20% ДДС.

Сценарий Б: Издали сте 0% фактура, а номерът е бил невалиден

Това е сериозен проблем:

• НАП може да откаже нулевата ставка и да начисли 20% ДДС върху данъчната основа.
• Начисляват се и лихви от датата на данъчното събитие.
• При системни нарушения — административна санкция по чл. 180а ЗДДС.

Сценарий В: Системата временно не работи

При техническа недостъпност на VIES за конкретна държава:

1. Документирайте неуспешния опит (скрийншот с дата/час).
2. Поискайте от клиента писмено потвърждение за ДДС регистрацията му.
3. Повторете проверката при първа възможност и архивирайте положителния резултат.

Добра практика: Проверявайте VIES при всяка нова фактура, не само при началото на бизнес отношенията — регистрацията може да е отпаднала.

VIES декларация — срокове и съдържание

Освен проверка на ДДС номера на контрагента, регистрираните по ЗДДС лица, извършили ВОД, подават VIES декларация (справка-декларация за вътреобщностни доставки):

• Срок: до 14-то число на месеца, следващ данъчния период.
• Съдържание: ДДС номер на получателя, държава, обща данъчна основа за периода.
• Подаване: Заедно с месечната справка-декларация по ЗДДС чрез портала на НАП.

Грешен или липсващ ДДС номер в VIES декларацията е самостоятелно нарушение и може да доведе до глоба, дори ако самата фактура е правилна.

Съхранение на документи и добри практики

Минимален архив за ВОД (изисква се при ревизия)

1. Фактура с ДДС номера на получателя от друга държава-членка.
2. Разпечатка / PDF от VIES с дата и час на проверката.
3. Транспортен документ: CMR, Bill of Lading, или потвърждение за получаване.
4. Плащане (банково извлечение или потвърждение).

Препоръчителен работен процес

• Настройте проверка на VIES като стъпка в процеса преди издаване на всяка ВОД фактура.
• Съхранявайте разпечатките в дигитален архив организиран по фактури.
• При редовни клиенти — проверявайте поне веднъж месечно и при всяка промяна на техните данни.

Fakturka.bg и VIES проверките

Fakturka.bg е проектиран за Bulgarian exporters и IC suppliers:

• Автоматично 0% за ВОД — изберете „Вътреобщностна доставка" и системата прилага нулева ставка с правилния текст „ВОД, чл. 7 ЗДДС".
• VIES линк директно от фактурата — бутон за проверка на ДДС номера на клиента преди финализиране.
• ДДС дневник и VIES декларация — автоматично попълване на месечните справки за НАП.
• 15 безплатни фактури на месец — без ограничения по тип доставка.

Опитай безплатно →

FAQ

Трябва ли да проверявам VIES за услуги, не само за стоки?

Да. При доставка на услуги към данъчно задължено лице от ЕС (B2B услуги) се прилага механизмът на обратно начисляване (reverse charge). За да е валиден, получателят трябва да е регистриран по ДДС в своята страна — проверявате именно това чрез VIES.

Достатъчно ли е да проверя веднъж при началото на договора?

Не. Регистрацията по ДДС може да отпадне по всяко време. Добрата практика е проверка при всяка ВОД фактура, тъй като данъчните органи проверяват валидността към датата на данъчното събитие, не към датата на сключване на договора.

Ако VIES покаже „невалиден", мога ли да фактурирам с 20% ДДС?

Да — фактурирате с 20% ДДС като при стандартна вътрешна доставка. Алтернативно, изчакайте клиентът да предостави валиден ДДС номер и тогава издайте фактурата с 0%.

Как се записва ДДС номерът на фактурата?

По чл. 114 ЗДДС фактурата трябва да съдържа ДДС идентификационния номер на получателя, когато той е регистриран в друга държава-членка. Форматът е: двубуквен код на страната + цифри (напр. DE123456789, FR12345678901).

Какъв е срокът за архивиране на VIES разпечатките?

Общото правило за данъчни документи в България е 10 години от края на годината, в която данъкът е бил дължим (чл. 38 ДОПК). Пазете VIES разпечатките заедно с фактурите.

Мога ли да използвам НАП сайта вместо ec.europa.eu/VIES?

НАП предоставя препратка към VIES, но официалната проверка е само на сайта на ЕК. Разпечатката от ec.europa.eu е най-сигурното доказателство при ревизия.

Какво е разликата между VIES проверка и VIES декларация?

VIES проверката е справка дали даден ДДС номер е валиден (прави се преди издаване на фактурата). VIES декларацията е месечен отчет, който вие подавате до НАП за всички извършени ВОД — подобна на Интрастат, но за ДДС цели.

Свързани теми

• Фактура с нулева ставка — кога и как
• ДДС регистрация — праг, срокове и процедура
• Фактура към физическо лице — задължителна ли е
• Календар на данъци и декларации 2026

Заключение

VIES проверката не е бюрократична формалност — тя е правното основание за 0% ставка при вътреобщностна доставка. Без валиден резултат от ec.europa.eu/VIES и без архивирана разпечатка, нулевата ставка може да бъде отречена при ревизия и вие ще дължите 20% ДДС плюс лихви.

Работният процес е прост: проверявайте преди всяка фактура, пазете разпечатката, подавайте VIES декларацията до 14-то число. Fakturka.bg автоматизира стъпките след проверката — ДДС дневникът и декларацията се попълват сами.

Започни безплатно с Fakturka.bg →

Последна актуализация: юни 2026 Автор: Екипът на Fakturka.bg