Към съдържанието

Номерация на фактури: пропуснат или дублиран номер, няколко кочана, нова година

Какво казва законът за номера на фактурата: десетразряден номер, без пропуски и дублиране, няколко серии, анулиране на грешна фактура по чл. 116 ЗДДС.

Накратко:

  • Номерът на фактурата е десетразряден, съдържа само арабски цифри и трябва да я идентифицира уникално (чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС).
  • Номерацията расте без пропуски и без дублиране и не се нулира с настъпването на нова календарна година (чл. 78, ал. 2 и ал. 3 ППЗДДС).
  • Можете да работите с повече от един кочан: номерът може да е базиран на „една или повече серии“, а обект или поделение може да определи собствен диапазон от номера.
  • Фактура с грешка не се поправя. Тя се анулира и се издава нова (чл. 116, ал. 1 ЗДДС).
  • Ако грешната фактура вече е отразена в отчетните регистри на доставчика или получателя, се съставя и протокол по чл. 116, ал. 4 ЗДДС.

Какво е „номер на фактурата“ по закон

Чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС изисква фактурата да съдържа:

„пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на данъчно задълженото лице, който идентифицира фактурата уникално“.

От текста излизат три изисквания. Номерът е пореден. Съдържа само арабски цифри в десет разряда, тоест „0000000057“, а не „57“ и не комбинация с букви. И идентифицира фактурата уникално: два различни документа не може да носят един и същ номер.

Чл. 78, ал. 2 ППЗДДС урежда същото за номерата на фактурите и известията:

„Номерата на документите по ал. 1 са десетразрядни, нарастващи без дублиране и пропуски и не зависят от вида на бланката или документа. Дублиране на номерата на документите се допуска само в случаите, когато документи се издават от фискално устройство. Всички екземпляри на един и същ документ носят един и същ номер.“

Оттук идват трите най-чести въпроса в практиката: какво става на нова година, може ли да има повече от един кочан и какво се прави при пропуск или дублиране.

Номерацията не се нулира на 1 януари

Чл. 78, ал. 3 ППЗДДС гласи:

„Номерацията на документите не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година. При изчерпване на възможните номера лицето/клонът, след като писмено уведоми териториалната дирекция на Националната агенция за приходите, започва номерирането отново от „0000000001“.“

Ако последната фактура за 2025 г. е с номер 0000003241, първата фактура за 2026 г. е 0000003242, а не 0000000001. Номерирането започва отново от „0000000001“ само при изчерпване на възможните номера и след писмено уведомяване на териториалната дирекция на НАП.

Няколко кочана (серии) фактури

Законът не изисква една-единствена поредица от номера за цялата фирма. Чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС допуска номерът да е „базиран на една или повече серии“ според отчетните нужди на лицето. Чл. 78, ал. 4 ППЗДДС дава механизма за поделения и обекти:

„Ако лицето/клонът на лицето има поделения или обекти, същите могат да определят диапазон от номера, които да се използват от поделението (обекта) при издаваните от него документи. Този диапазон следва да се изчерпва постепенно през следващите периоди. При запълването му се определя нов диапазон.“

На практика: ако имате два обекта, например офис и онлайн магазин, те могат да получат отделни диапазони. Всеки диапазон се изчерпва постепенно, а когато се запълни, се определя нов. Така два обекта не стигат до един и същ номер.

Пропуснат номер

Чл. 78, ал. 2 ППЗДДС изисква номерата да нарастват „без дублиране и пропуски“. Ако в поредицата липсва номер, първо проверете дали документ с този номер не е бил анулиран. Анулираните документи не се унищожават, а всички екземпляри от тях се съхраняват при издателя (чл. 78, ал. 5 ППЗДДС). Номер, който стои на анулиран и запазен документ, не е пропуснат.

Законът не дава отделна процедура за действително пропуснат номер. Поправки на вече издадени фактури не се разрешават (чл. 116, ал. 1 ЗДДС). Затова не променяйте номера на издадени документи, за да „затворите“ дупката. Обсъдете конкретния случай със счетоводителя си.

Дублиран номер

Чл. 78, ал. 2 ППЗДДС допуска дублиране само когато документите се издават от фискално устройство. Извън този случай два документа с един и същ номер не отговарят на изискването номерът да идентифицира фактурата уникално (чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС).

Типична ситуация е нов софтуер или нов обект, настроен да започне от номер, който вече е използван. Поправка на място не е позволена. Начинът, който законът дава за погрешно съставен документ, е анулиране и издаване на нов (чл. 116, ал. 1 ЗДДС). Новата фактура получава свободен номер.

Как се анулира грешно издадена фактура

Чл. 116, ал. 1 ЗДДС гласи:

„Поправки и добавки във фактурите и известията към тях не се разрешават. Погрешно съставени или поправени документи се анулират и се издават нови.“

Ако документът вече е отразен в отчетните регистри на доставчика или получателя, се съставя и протокол. Чл. 116, ал. 4 ЗДДС:

„Когато погрешно съставени документи или поправени документи са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, за анулирането се съставя и протокол - за всяка от страните, който съдържа: 1. основанието за анулирането; 2. номера и датата на документа, който се анулира; 3. номера и датата на издадения нов документ; 4. подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.“

Анулираните фактури не се изхвърлят. По чл. 116, ал. 5 ЗДДС „всички екземпляри на анулираните документи се съхраняват при издателя“. Чл. 78, ал. 5 ППЗДДС казва същото и за дефектните бланки: „Дефектните или повредените бланки (формуляри) и анулираните документи не се унищожават, а всички екземпляри от тях се съхраняват при издателя.“

Пример

Дружество има два обекта: офис и онлайн магазин. До март 2026 г. двата обекта издават фактури от една обща поредица.

  1. Дублиране. На 10 март офисът издава фактура № 0000000057. На 14 март онлайн магазинът минава на нов софтуер. Началният номер в него е настроен грешно и магазинът издава на друг клиент фактура също с № 0000000057. Документите не са от фискално устройство, така че дублирането нарушава чл. 78, ал. 2 ППЗДДС.
  2. Анулиране. Дружеството анулира фактурата на магазина по чл. 116, ал. 1 ЗДДС и издава нова със следващия свободен номер от поредицата. Грешната фактура вече е отразена в отчетните регистри на дружеството и на клиента. Затова се съставя и протокол по чл. 116, ал. 4 ЗДДС за всяка от страните: основанието, номерът и датата на анулираната и на новата фактура и подписите. Всички екземпляри на анулираната фактура остават при дружеството.
  3. Диапазони занапред. На основание чл. 78, ал. 4 ППЗДДС дружеството определя два диапазона. Офисът продължава поредицата от последния си номер до 0004999999, а онлайн магазинът започва от 0005000001. Когато диапазонът се запълни, се определя нов.
  4. Нова година. Последната фактура на офиса за 2026 г. е № 0000004120. Първата му фактура за 2027 г. е № 0000004121, защото по чл. 78, ал. 3 ППЗДДС номерацията не се нарушава с изтичането на календарната година.

Чести грешки

  1. Нулиране на номерацията на 1 януари. Чл. 78, ал. 3 ППЗДДС изрично го изключва. Номерата продължават от последния използван.
  2. Нов обект или нов софтуер, стартиран без проверка на заетите номера. Без отделен диапазон по чл. 78, ал. 4 ППЗДДС рискът от дублиране е реален.
  3. Поправка на фактура на ръка. Чл. 116, ал. 1 ЗДДС не позволява поправки и добавки. Документът се анулира и се издава нов.
  4. Липсващ протокол. Ако грешната фактура вече е отразена в отчетните регистри на доставчика или получателя, чл. 116, ал. 4 ЗДДС изисква и протокол за анулирането.
  5. Унищожаване на анулирани фактури или повредени бланки. По чл. 116, ал. 5 ЗДДС и чл. 78, ал. 5 ППЗДДС всички екземпляри се пазят при издателя.

Често задавани въпроси

Нулира ли се номерацията на фактурите в началото на годината?

Не. Чл. 78, ал. 3 ППЗДДС казва, че номерацията не зависи и не се нарушава при изтичането на календарната година.

Може ли фирмата да има повече от един кочан фактури?

Да. Чл. 114, ал. 1, т. 2 ЗДДС допуска номерът да е базиран на една или повече серии според отчетните нужди на лицето. Чл. 78, ал. 4 ППЗДДС позволява на поделения и обекти да определят собствен диапазон от номера.

Открихме два документа с един и същ номер. Какво правим?

Извън документите от фискално устройство дублирането нарушава чл. 78, ал. 2 ППЗДДС. Грешният документ се анулира по чл. 116, ал. 1 ЗДДС и се издава нов със свободен номер. Ако е отразен в отчетните регистри, се съставя и протокол по чл. 116, ал. 4 ЗДДС.

В поредицата липсва номер. Това нарушение ли е?

Проверете дали на този номер няма анулиран документ, който се пази при издателя (чл. 78, ал. 5 ППЗДДС). Ако номерът наистина е пропуснат, това противоречи на изискването номерата да нарастват без пропуски по чл. 78, ал. 2 ППЗДДС. Законът не урежда отделна процедура за този случай, затова го обсъдете със счетоводител.

Трябва ли да пазим анулирани фактури и повредени бланки?

Да. Чл. 116, ал. 5 ЗДДС и чл. 78, ал. 5 ППЗДДС изискват всички екземпляри да се съхраняват при издателя.

Свързани статии

Източници

Статията е с информационна цел и не замества консултация със счетоводител.

Автор: Екипът на Fakturka.bg