Към съдържанието

End-to-End Workflows

Реални сценарии — как функциите от различните модули работят заедно за да решат бизнес задача. Всеки workflow показва точните стъпки, кой план е…

Реални сценарии — как функциите от различните модули работят заедно за да решат бизнес задача. Всеки workflow показва точните стъпки, кой план е необходим и към кой екран да отидеш.

Достъп: Табло — изходна точка за всички workflow-и по-долу.

Старт на нова фирма

Цел: От регистрация до първа изпратена фактура.

💡 Съвет: Ако се регистрираш с реферален код от друг потребител, получаваш 60 дни Pro вместо стандартните 30. Намери и сподели своя код от Реферали.

Стъпки

  1. Регистрирай се

    • Отвори fakturka.bg и избери „Регистрация".
    • Влез с имейл + парола или с Google SSO.
    • Потвърди имейл адреса си — задължително за изпращане на фактури.
    • Автоматично получаваш 30 дни Pro план без кредитна карта. Счетоводителите получават 6 месеца Acc Pro.

  2. Настрой профила на фирмата — Настройки

    • Попълни ЕИК, наименование и адрес. ЕИК се проверява автоматично в търговския регистър.
    • Добави ДДС номер ако фирмата е регистрирана по ЗДДС.
    • Качи лого за фактурите.
    • Въведи банкова сметка (IBAN, BIC, банка) — появява се автоматично в PDF.
    • Избери валута по подразбиране (BGN или EUR).

  3. Активирай двуфакторна автентикация — Настройки

    • Отиди в „Настройки" → „Сигурност" → „2FA".
    • Сканирай QR код с Google Authenticator или Authy.
    • Запази backup кодовете на сигурно място.

    ⚠️ Внимание: Без потвърден имейл и 2FA акаунтът ти е уязвим. Настрой ги преди да въведеш финансови данни.

  4. Добави първия си клиент — Клиенти

    • „Клиенти" → „Нов клиент".
    • Въведи ЕИК — системата попълва автоматично наименование и адрес от търговския регистър.
    • Добави имейл и телефон за изпращане на документи.
    • За EU клиент: въведи VAT номер — системата проверява автоматично в VIES. При валиден номер фактурите към него ще прилагат обратно начисляване автоматично.

  5. Добави артикул или услуга — Артикули

    • „Артикули" → „Нов артикул".
    • Попълни наименование, цена, ДДС ставка и единица мярка.
    • Артикулът се запазва в каталога и е достъпен при всяка следваща фактура.

  6. Издай първата си фактура — Нова фактура

    • „Нова фактура" → избери клиент от списъка (с автодовършване).
    • Добави артикули от каталога. Системата изчислява ДДС и тотала автоматично.
    • Запази като чернова или натисни „Издай" → фактурата получава пореден номер и минава в статус ИЗДАДЕНА.
    • Натисни „Изпрати по имейл" → клиентът получава PDF.

    ⚠️ Внимание: На Free план можеш да издаваш до 15 фактури на месец и да изпращаш имейли до 5 пъти на месец. Квотите се нулират всяко първо число.

  7. Реферали и растеж — Реферали

    • Сподели реферален линк с колеги. При регистрация с твоя код те получават 60 дни Pro, а ти акумулираш бонус дни.

💡 Съвет: Цялата настройка — около 30 минути. Фирмата е готова за работа веднага след стъпка 6.

Месечно приключване

Цел: От рутинно фактуриране до подадена ДДС декларация в НАП.

⚠️ Внимание: Стъпките за затваряне на месец и авто-счетоводство изискват Pro план. ДДС декларацията и НАП експортът са достъпни за всички платени планове.

Стъпки

В рамките на месеца — рутина:

  1. Фактури, разходи, плащания — Фактури · Разходи · Банка
    • Издавай фактури при всяка продажба.
    • Въвеждай разходи ръчно или ги сканирай с AI (от мобилното приложение или уеб).
    • Регистрирай плащания веднага при получаване.

Последна седмица на месеца:

  1. Импортирай банкови извлечения — Банка

    • „Банка" → „Импорт".
    • Качи файл в CSV, PDF или MT940 формат.
    • Системата разпознава транзакциите автоматично.

  2. Преглед и потвърждение на реконсилиация — Банка

    • Отиди в „Реконсилиация" → прегледай предложенията на системата.
    • Потвърди масово записите с висока сигурност (над 85%).
    • Ръчно съпостави останалите транзакции.

  3. Провери разходите за липсващи документи — Разходи

    • Филтрирай по „Без документ".
    • Осигури касови бележки или фактури от доставчиците преди края на месеца.

  4. Затвори месеца — Счетоводство (изисква Pro+)

    • „Счетоводство" → „Затвори месец".
    • Условие: всички счетоводни предложения за месеца трябва да са разрешени — без чакащи записи.
    • След затваряне счетоводните записи за месеца стават само за четене.

    ⚠️ Внимание: Не затваряй месец, докато не си сигурен, че всички документи са въведени. Отключването изисква ръчна намеса.

До 14-то на следващия месец включително:

  1. Прегледай ДДС декларацията — НАП Експорт

    • „Данъци" → „ДДС" → провери общите суми на дневниците.
    • Убеди се, че дневник продажби и дневник покупки съдържат всички документи за периода.

    По ЗДДС чл. 125: ДДС декларацията се подава до 14-то число включително на месеца, следващ данъчния период.

  2. Експортирай и подай в НАП — НАП Експорт

    • „Данъци" → „НАП Експорт" → избери месеца → „Генерирай ZIP".
    • Качи ZIP файла в портала на НАП.
    • Ако дължиш ДДС, плати го по банков път с референцията от декларацията.

  3. Запиши плащането на ДДС — Банка

    • При следващия банков импорт системата разпознава и свързва плащането автоматично.

💡 Съвет: Средно 4–6 часа за месец при обем до 100 документа. Автоматичното счетоводство (Pro+) намалява времето наполовина.

Годишно приключване

Цел: От 31 декември до подадени ГФО и ЗКПО декларация.

⚠️ Внимание: Годишното приключване изисква всички 12 месеца да са затворени с месечно затваряне (виж раздела по-горе). ГФО генерирането е достъпно само за Счетоводителски планове (Acc Free и нагоре) — Business планът не включва ГФО.

Стъпки

  1. Провери дълготрайните активи — Дълготрайни активи

    • Прегледай списъка на всички дълготрайни активи.
    • Амортизациите за годината се изчисляват автоматично.
    • Добави ръчно корекции за активи с частично използване.

  2. Инвентаризация — Склад

    • Преброй физическата наличност.
    • Въведи разликите (излишък/липси) като инвентаризационни записи.

  3. Въведи последните документи за декември

    • Заплати за декември — Заплати.
    • Последни разходи и бонуси — Разходи.
    • Всички получени фактури от доставчици.

  4. Затвори месец декември — Счетоводство (изисква Pro+)

    • Последният месец се затваря по същия начин като останалите (виж стъпка 5 в „Месечно приключване").
    • Системата генерира автоматично приключващи записи при годишното затваряне.

    ⚠️ Внимание: Годишното приключване е необратимо — системата отказва повторно затваряне на вече затворена година. Убеди се, че всичко е коректно.

  5. Прегледай финансовите отчети — Счетоводство

    • Отчет за приходи и разходи (P&L): нетна печалба или загуба.
    • Баланс: активи = пасиви + собствен капитал (проверява се автоматично).
    • Отчет за паричните потоци — Паричен поток.

  6. Генерирай ГФО — Годишни отчети (само Счетоводителски планове)

    • „Годишни отчети" → „Генерирай".
    • Избери вид: пълен, съкратен или микро — в зависимост от размера на предприятието.
    • Отчетът включва бележки към финансовия отчет.

    ⚠️ Внимание: Ако ползваш Business план, ГФО генерирането не е включено. Необходим е Счетоводителски план или счетоводител с достъп до фирмата ти.

  7. Декларация по ЗКПО чл. 92 — Данъчна декларация (изисква Business+)

    • „Данъчна декларация" → „ЗКПО".
    • Прегледай данъчните корекции (непризнати разходи, ускорена амортизация).
    • Данъкът върху печалбата (10%) се изчислява автоматично.

    По ЗКПО чл. 92: ЗКПО декларацията се подава до 30 юни на следващата година. Корпоративният данък се заплаща в същия срок.

  8. Подаване и плащане

💡 Съвет: Планирай годишното приключване от началото на януари. Изчакването за последния момент пред 30 юни увеличава риска от грешки.

Проект от начало до край

Цел: От оферта до приет проект и платена финална фактура.

⚠️ Внимание: Проекти, капаро и late fees изискват Pro план. Quote одобрения с варианти и ревизии изискват Business план.

Стъпки

  1. Създай оферта — Оферти

    • „Оферти" → „Нова оферта".
    • Добави артикули, цени, срок на валидност и условия.
    • Запази и изпрати по имейл на клиента.

  2. Клиентско одобрение

    • Клиентът получава линк и отваря офертата в браузъра без нужда от акаунт.
    • Натиска „Приемам" → офертата минава в статус одобрена.

    💡 Съвет: За вътрешно одобрение преди изпращане (Business+) използвай функцията за одобрение на оферти от Тръбопровод на оферти.

  3. Генерирай проформа за капаро — Оферти (изисква Pro+)

    • От одобрената оферта избери „Генерирай депозит".
    • Задай процент (напр. 30–50% от стойността).
    • Системата генерира проформа фактура и я изпраща на клиента.

    ⚠️ Внимание: Капаро може да се генерира само от оферта, не от обикновена фактура.

  4. Получи капарото — Банка

    • При постъпване на сумата я импортирай с банков импорт.
    • Реконсилиацията свързва плащането с проформата автоматично.

  5. Изпълни проекта — Проекти (изисква Pro+)

    • Проследявай изработените часове по задачи.
    • Свързвай разходи (материали, гориво, командировки) директно към проекта.
    • Виж P&L изгледа на проекта в реално време.

  6. Издай финалната фактура — Фактури

    • Конвертирай проформата в данъчна фактура за пълната сума.
    • Системата прилага кредит за вече платеното капаро автоматично.
    • Издай и изпрати по имейл.

  7. Получи финалното плащане — Банка

    • Банков импорт → реконсилиация → статус ПЛАТЕНА.

  8. Затвори проекта — Проекти

    • „Проекти" → „Маркирай като завършен".
    • Виж финалния P&L: приходи − разходи = реализирана печалба/загуба.

💡 Съвет: За напреднали оферти с варианти и ценови матрици виж Анализ на оферти.

Европейска доставка

Цел: B2B продажба в ЕС с обратно начисляване (без ДДС).

Стъпки

  1. Провери VAT номера на клиента — Клиенти

    • При въвеждане на EU VAT номер системата прави автоматична проверка в VIES.
    • При валиден номер клиентът се маркира за режим „обратно начисляване".

  2. Издай фактурата — Нова фактура

    • При избор на EU клиент с валиден VIES номер, полето „Не начислявай ДДС" се отмята автоматично.
    • ДДС основание (чл. 21, ал. 2 ЗДДС) се попълва автоматично в PDF.
    • Фактурата показва „Reverse charge — VAT to be accounted by recipient".

    По ЗДДС чл. 21, ал. 2: При B2B доставка на услуги с получател в ЕС, регистриран за ДДС, данъкът се начислява от получателя в неговата държава (чл. 21, ал. 2 ЗДДС).

  3. VIES декларация — НАП Експорт

    • Месечно или тримесечно (в зависимост от обема).
    • Системата събира всички EU фактури за периода автоматично.
    • Генерирай XML и го качи в НАП портала.

  4. Intrastat — Intrastat (изисква Business+)

    • Задължително само при стокови потоци над праговете за деклариране.
    • Важи за стоки, не за услуги.
    • Системата събира данните автоматично — провери и генерирай XML.

    ⚠️ Внимание: Intrastat се прилага само при физическо движение на стоки между страни членки на ЕС. Доставките на услуги не подлежат на Intrastat деклариране.

  5. Включване в ДДС декларация — НАП Експорт

    • EU доставките се появяват в дневник продажби — секция „Освободени".
    • Не се включват в дължимото ДДС.

💡 Съвет: Ако фирмата ти е в режим на ДДС освобождаване за малки предприятия (SME режим по чл. 156а ЗДДС), правилата за обратно начисляване се различават. Консултирай се с счетоводител преди издаване на EU фактури.

Счетоводител onboarding

Цел: Нов клиент стартира работа с счетоводна кантора в платформата.

⚠️ Внимание: Всички функции за счетоводители изискват Счетоводителски план (Acc Free и нагоре). Счетоводителите получават 6 месеца Acc Pro при регистрация.

Стъпки — от страна на счетоводителя

  1. Регистрирай се като счетоводител

  2. Намери или покани клиент

Стъпки — от страна на клиента

  1. Намери счетоводител — Счетоводителски маркетплейс

    • Разгледай регистрирани счетоводители и кантори.
    • Изпрати заявка за свързване.

  2. Приеми поканата — Моят счетоводител

    • При получена покана от счетоводител, отиди в „Моят счетоводител".
    • Натисни „Приеми поканата" → достъпът минава в статус активен.
    • Управлявай всички свързани счетоводители от същия таб.

    💡 Съвет: Можеш да ограничиш достъпа на счетоводителя до конкретни модули. Преглеждай и отменяй достъпи по всяко време от Моят счетоводител.

Стъпки — обща работа

  1. Счетоводителят работи в контекста на клиента

    • Счетоводителят превключва към клиентската фирма от „Мулти-клиент превключвател" в горната лента.
    • Всички plan-gate проверки използват плана на клиента, не на счетоводителя.

  2. Задачи и документи — Счетоводителски задачи

    • Счетоводителят създава задачи, задава ги на членове от екипа и следи изпълнението.
    • Клиентът качва документи → счетоводителят прегледа и одобрява/отхвърля.

  3. Повтарящи се месечни задачи — Счетоводителски календар

    • Автоматични напомняния за ДДС декларация, осигуровки, заплати, VIES.
    • Дедлайните се визуализират в calendar изглед.

  4. Stripe Connect за таксуване на абонамент — Настройки (изисква Accountant Basic+)

    • Счетоводителят свързва Stripe Express акаунт от „Настройки" → „Stripe Connect".
    • Клиентите плащат месечната такса за счетоводни услуги директно през платформата.

    ⚠️ Внимание: Stripe Connect е само за счетоводители (Accountant Basic+). Тази функция позволява на счетоводителите да таксуват клиентите си — не е платежен линк за крайни клиенти на бизнес.

Просрочено плащане

Цел: От изтекъл падеж до разрешаване — автоматично ескалиране и ръчни инструменти.

⚠️ Внимание: Автоматичните напомняния (dunning) изискват Pro план. Voice Agent изисква Business план и предварителна настройка на Twilio + ElevenLabs от администратор.

Стъпки

  1. Провери кои вземания са просрочени — Aging Report

    • Отиди в „Aging Report" → виж всички просрочени фактури по интервали (0–30 дни, 31–60 дни и т.н.).
    • Aging Report е правилното начало — дава цялостна картина преди да предприемеш действия.

  2. Конфигурирай нивата на напомняне — Настройки (изисква Pro+)

    • „Настройки" → „Автоматично напомняне".
    • Създай 1–5 нива с произволен брой дни след падежа.
    • Всяко ниво има собствен имейл шаблон и тон.

    💡 Съвет: Конфигурирай нивата преди падежа на първата фактура. Системата не изпраща напомняния ако нямаш зададени нива.

  3. Автоматични имейл напомняния (изисква Pro+)

    • Системата изпраща имейли според конфигурираните нива автоматично.
    • Dunning системата изпраща само имейли — без автоматични обаждания или правни документи.

  4. Изчисли и приложи лихва за забава — Фактури (изисква Pro+)

    • Отвори просрочената фактура → меню „..." → „Изчисли лихва за забава".
    • Прегледай изчислената сума (ставката се конфигурира в профила ти).
    • Натисни „Приложи лихва" → генерира се отделен запис към фактурата.

    По ЗЗД чл. 86: При забава на парично задължение длъжникът дължи законна лихва върху сумата.

  5. Ръчно гласово обаждане — Настройки (изисква Business+)

    • „Настройки" → „Изходящи обаждания".
    • Избери клиент и фактура → „Насрочи обаждане".
    • Обаждането се извършва от AI voice agent (изисква Twilio + ElevenLabs, настроени от администратор).

    ⚠️ Внимание: Voice Agent не е автоматично свързан с dunning системата. Всяко обаждане се инициира ръчно.

  6. Разрешаване

    Три възможни изхода:

    • Платено → Регистрирай плащането в Банка или Каса. Dunning ескалацията спира автоматично.
    • Спогодба → Договори разсрочване и отбележи статуса. Можеш да създадеш нова фактура за остатъка с нов падеж.
    • Отпис → Осчетовяване като загуба от несъбрани вземания — Счетоводство. Консултирай се с счетоводител.

💡 Съвет: Проверявай Aging Report всяка седмица — ранната намеса дава много по-добри резултати от чакането да мине deadline след deadline.

🛠️ Често срещани проблеми

„Не виждам бутон Затвори месец" Функцията изисква Pro план. Ако си на Free или Business план без автоматично счетоводство, бутонът не се показва. Провери плана си от Абонаменти.

„Месечното затваряне ми дава грешка" Условие: всички счетоводни предложения за месеца трябва да са разрешени. Отиди в Счетоводство, провери дали има чакащи предложения и ги реши преди да опиташ отново.

„Годишното приключване не работи / бутонът е сив" Годишното приключване изисква всичките 12 месеца да са затворени с месечното затваряне. Провери кои месеци са незатворени от Счетоводство и ги затвори един по един.

„ГФО генерирането не е налично за моя план" ГФО е достъпно само за Счетоводителски планове (Acc Free и нагоре). Business планът не включва ГФО. Или надгради до Счетоводителски план, или свържи счетоводител с достъп до фирмата ти — Моят счетоводител.

„Клиентът не вижда офертата / линкът не работи" Провери дали офертата е в статус „Изпратена" (не „Чернова"). Само изпратени оферти генерират публичен линк за одобрение.

„Капаро не мога да генерирам" Депозитните проформи се генерират само от оферта, не от обикновена фактура. Изисква Pro план. Ако офертата е в статус ЧЕРНОВА, първо я издай, после генерирай депозита.

„Автоматичните напомняния не се изпращат" Провери дали имаш конфигурирани нива в „Настройки" → „Автоматично напомняне". Без зададени нива системата не изпраща нищо. Изисква Pro план.

„Dunning изпраща имейл, но клиентът не получава" Провери дали имейл адресът на клиента е правилен в Клиенти. На Free план имейл изпращането е ограничено до 5 на месец — dunning напомнянията се броят към тази квота само при ръчно изпращане, не при автоматично.

„Voice Agent не работи" Voice Agent изисква Business план и предварителна настройка на Twilio и ElevenLabs акаунти от администратора. Ако настройката не е направена, функцията в „Изходящи обаждания" ще показва грешка. Свържи се с поддръжката.

„Stripe Connect — не виждам опцията" Stripe Connect е функция само за счетоводители (Accountant Basic+). Не е достъпна за Business или Pro план. Ако си счетоводител и не виждаш опцията, провери плана си от Абонаменти.

„Покана до клиент е изпратена, но той не вижда нищо" Клиентът трябва да провери Моят счетоводител или входящата си поща. Ако имейлът не е пристигнал, провери дали адресът е правилен и изпрати поканата отново.

„VIES проверката дава грешка / неуспешна" VIES API понякога е временно недостъпен. Изчакай и опитай отново. При продължаващ проблем провери VAT номера ръчно на официалния VIES сайт.

„Intrastat таб не се вижда" Intrastat изисква Business план. Ако си на Pro или по-нисък план, табът не се показва.

Свързани теми